企业合同管理与审批流程手册（标准版）

企业合同管理与审批流程手册（标准版）第一章总则第一节合同管理的定义与目的第二节合同管理的适用范围第三节合同管理的基本原则第四节合同管理的组织架构第五节合同管理的法律依据第二章合同的签订与审批流程第一节合同签订的条件与程序第二节合同签订的审批权限第三节合同签订的签署与备案第四节合同签订的保密与合规要求第三章合同的履行与变更管理第一节合同履行的管理要求第二节合同变更的审批流程第三节合同履行中的争议处理第四节合同履行的监督与反馈机制第四章合同的归档与销毁管理第一节合同资料的归档要求第二节合同资料的保存期限第三节合同资料的销毁程序第四节合同资料的调阅与查阅第五章合同风险防控与合规管理第一节合同风险识别与评估第二节合同风险防控措施第三节合同合规性审查第四节合同违规处理与责任追究第六章合同管理的信息化与系统支持第一节合同管理系统的功能要求第二节合同管理系统的使用规范第三节合同管理系统的数据安全第四节合同管理系统的更新与维护第七章附则第一节本手册的适用范围第二节本手册的解释权归属第三节本手册的修订与生效第八章附件第一节合同模板与格式要求第二节合同审批流程图第三节合同履行监督记录表第1章总则一、合同管理的定义与目的1.1合同管理的定义合同管理是指企业为规范合同的签订、履行、变更、解除及归档等全过程，确保合同内容合法合规、执行有效、风险可控，从而保障企业合法权益、提升管理效率和风险防控能力的系统性工作。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同管理是企业经营活动的重要组成部分，是企业实现战略目标、维护市场秩序、保障业务连续性的关键手段。1.2合同管理的目的合同管理的核心目的是通过系统化、规范化的管理流程，确保合同在签订、履行、变更、解除等环节中实现以下目标：-合法性：确保合同内容符合国家法律法规及企业内部制度，避免法律风险；-有效性：确保合同条款清晰明确，权责分明，有利于合同的顺利履行；-风险可控：通过合同管理，识别、评估、控制合同履行过程中的潜在风险；-成本控制：通过合同管理优化资源配置，降低运营成本；-合规管理：确保合同管理符合企业内部合规体系及外部监管要求。根据《企业合同管理规范》（GB/T36830-2018），企业合同管理应建立覆盖合同全生命周期的管理体系，实现合同管理的标准化、流程化和信息化。二、合同管理的适用范围2.1适用范围本手册适用于企业内部所有合同的管理，包括但不限于以下类型：-采购合同：涉及采购物资、服务、设备等的合同；-销售合同：涉及销售产品、服务的合同；-服务合同：涉及提供专业服务、技术支持等的合同；-租赁合同：涉及资产租赁、场地租赁等的合同；-合作协议：涉及战略合作、合资、合作开发等的合同；-其他合同：如技术转让、知识产权许可、担保、委托代理等。根据《企业合同管理实务指南》（2022版），合同管理应覆盖企业所有业务活动中的合同关系，确保合同管理的全面性。三、合同管理的基本原则3.1合同管理的基本原则合同管理应遵循以下基本原则：-合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规及企业内部制度，避免违法经营；-公平公正原则：合同签订应遵循公平、公正、公开的原则，确保双方权利义务对等；-风险可控原则：合同管理应注重风险识别与控制，防范合同履行过程中的法律、财务、操作等风险；-高效执行原则：合同管理应注重效率，确保合同在签订后能够及时、准确、高效地履行；-持续改进原则：合同管理应不断优化流程、完善制度，提升管理水平。根据《企业合同管理体系建设指南》（2021版），合同管理应建立“事前预防、事中控制、事后监督”的全过程管理体系，确保合同管理的科学性与有效性。四、合同管理的组织架构4.1组织架构设置企业应设立专门的合同管理机构或岗位，负责合同的全过程管理，确保合同管理工作的高效开展。组织架构通常包括以下职能角色：-合同管理部门：负责合同的制定、审核、归档、监督及培训工作；-法务部门：负责合同法律风险评估、法律条款审核及合规性审查；-业务部门：负责合同的签订、履行及执行；-财务部门：负责合同履行过程中的财务核算、成本控制及资金管理；-审计部门：负责合同管理的审计监督，确保合同管理的合规性与有效性。根据《企业合同管理组织架构设计指南》（2023版），企业应建立“统一领导、分级管理、职责明确、协同配合”的合同管理组织架构，确保合同管理工作的系统性与高效性。五、合同管理的法律依据5.1法律依据合同管理的法律依据主要包括以下法律法规及标准：-《中华人民共和国合同法》（2017年修正）：规范合同的订立、履行、变更、解除及终止等基本规则；-《中华人民共和国民法典》（2021年生效）：进一步细化合同法律关系，明确合同效力、违约责任等；-《企业合同管理规范》（GB/T36830-2018）：为企业合同管理提供技术标准和操作指引；-《企业内部合同管理制度》：根据企业实际情况制定，确保合同管理与企业战略目标一致；-《企业合规管理指引》（2022版）：明确企业合规管理要求，包括合同管理的合规性要求。5.2法律依据的实施根据《企业合同管理实务指南》（2022版），企业应结合法律依据，建立合同管理制度，明确合同管理的流程、责任分工、审批权限及风险控制措施，确保合同管理的合法合规性。合同管理是企业经营管理的重要组成部分，其规范性和有效性直接影响企业的运营效率、风险防控能力和市场竞争力。企业应高度重视合同管理，建立健全的合同管理体系，确保合同管理的科学性、合规性与有效性。第2章合同的签订与审批流程一、合同签订的条件与程序1.1合同签订的基本条件合同的签订需满足一定的法定或约定条件，以确保合同的合法有效性和可执行性。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同签订应符合以下基本条件：-主体资格：合同双方必须具备合法的民事主体资格，即具有民事行为能力，能够独立承担民事责任。例如，企业应具备合法的营业执照，个人需具备合法的身份证件等。-意思表示真实：合同双方应具有真实、自愿的合意，不得存在欺诈、胁迫、乘人之危等情形。根据《民法典》第148条，一方以胁迫手段使对方违背真实意思的，应认定为无效。-内容合法：合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害社会公共利益。例如，不得涉及非法集资、走私、侵犯他人知识产权等违法行为。-形式要件：合同应采用书面形式，且应具备必要条款，如合同双方名称、签订日期、合同金额、履行方式、违约责任等。根据《民法典》第474条，合同应采用书面形式，但法律、行政法规规定采用口头形式的除外。-签署程序合规：合同签署需符合相关法律法规要求，如需经审批的合同，需履行审批程序，确保合同内容的合法性和合规性。根据国家市场监管总局发布的《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同管理制度，明确合同签订的条件和程序，确保合同管理的规范性与合规性。1.2合同签订的程序合同的签订程序一般包括以下几个步骤：-合同需求确认：由业务部门根据实际业务需求提出合同签订申请，明确合同标的、金额、履行期限、履行方式等关键内容。-合同草案拟定：由法务部门或合同管理岗根据业务需求拟定合同草案，确保内容合法、合规，并符合企业内部管理制度。-合同审核与审批：合同草案需经相关部门审核，包括但不限于：-业务部门：审核合同标的、金额、履行方式等是否符合业务需求；-法务部门：审核合同条款是否合法、合规，是否存在法律风险；-财务部门：审核合同金额、支付方式、付款条件等是否符合财务预算和资金管理要求；-分管领导：根据合同金额及重要性，由分管领导进行最终审批。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），合同审批权限应根据合同金额、合同类型、业务重要性等因素进行分级管理，确保合同签订的合法性和合规性。-合同签署：经审批的合同由合同签署人签署，签署方式包括手签、电子签章等，确保签署过程的可追溯性与合法性。-合同备案：合同签署后，需按规定进行备案，确保合同信息的完整性和可查性。备案内容应包括合同编号、签订双方、合同内容、签署日期、审批流程等。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同电子档案管理系统，实现合同的电子化、信息化管理，提高合同管理效率与透明度。二、合同签订的审批权限2.1审批权限的分级管理根据合同金额、合同类型、业务重要性等因素，合同审批权限应分为不同级别，确保合同的合法、合规与风险可控。具体权限划分如下：-小额合同：金额在一定标准以下（如50万元以下）的合同，可由业务部门负责人或合同管理岗直接审批，无需报上级审批。-中等金额合同：金额在50万元至100万元之间的合同，需由业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人共同审批，必要时报分管领导审批。-大额合同：金额在100万元以上的合同，需由业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人、分管领导共同审批，必要时报公司总经理或董事会审批。-特殊合同：涉及重大利益、重大风险、重大资产或涉及国家法律法规限制的合同，需报公司董事会或股东大会审批。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同审批权限清单，明确不同级别合同的审批流程和责任人，确保合同审批的规范性和透明度。2.2审批流程的标准化合同审批流程应遵循“谁审批、谁负责”的原则，确保审批过程的可追溯性与责任明确性。审批流程通常包括以下步骤：-申请提交：业务部门根据实际需求提交合同签订申请，附上合同草案、相关证明材料等；-初审：由业务部门或合同管理岗进行初步审核，确认合同内容是否符合业务需求；-复审：由法务部门或合同管理岗进行法律合规性审核；-审批：根据审批权限，由相应层级的负责人进行审批；-备案：合同审批通过后，由合同管理岗进行备案，并归档保存。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同审批流程图，明确各环节的审批责任人和审批时限，确保合同审批流程的高效与合规。三、合同签订的签署与备案3.1合同签署的规范要求合同签署是合同生效的前提条件，签署过程应遵循以下规范要求：-签署人权限：合同签署人应具备合法的签署权限，签署行为应符合企业内部管理制度及法律法规要求。-签署方式：合同签署方式应包括手签、电子签章等，确保签署过程的可追溯性与合法性。根据《电子签名法》（2019年实施），电子签章应具备与手签同等的法律效力。-签署时间：合同签署应符合合同签订时间要求，避免因时间过晚导致合同无效或产生纠纷。-签署文件：合同签署应使用统一的合同模板，确保合同内容的一致性与规范性。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同签署管理制度，明确合同签署的流程、权限、方式及责任，确保合同签署的合法性和合规性。3.2合同备案的管理要求合同备案是合同管理的重要环节，企业应建立完善的合同备案制度，确保合同信息的完整性和可查性。备案内容应包括但不限于：-合同编号：合同应有唯一的编号，便于管理和查询；-签订双方：合同双方的名称、身份信息、联系方式等；-合同内容：合同条款、金额、履行期限、违约责任等；-签署日期：合同签署的具体日期；-审批流程：合同审批的审批人、审批时间、审批意见等；-归档保存：合同应在签订后一定期限内归档保存，便于后续查阅和审计。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同电子档案管理系统，实现合同的电子化、信息化管理，提高合同管理效率与透明度。四、合同签订的保密与合规要求4.1合同保密要求合同在签订过程中及签署后，应严格遵守保密义务，防止商业秘密、客户信息、财务数据等被泄露。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，合同保密要求主要包括：-保密义务：合同双方应签署保密协议，明确保密内容、保密期限、保密责任等；-信息保密：合同涉及的商业信息、客户信息、技术资料等应严格保密，不得用于其他用途；-保密期限：保密义务应根据合同内容和保密要求设定合理期限，一般不少于合同履行完毕后一定年限；-泄密责任：因泄密造成损失的，应依法追究法律责任。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同保密管理制度，明确保密责任和保密义务，确保合同信息的安全与保密。4.2合规要求合同签订过程中，应严格遵守国家法律法规及行业规范，确保合同内容合法合规。合规要求主要包括：-法律合规性：合同内容不得违反国家法律、行政法规，不得损害国家利益、社会公共利益；-行业合规性：合同内容应符合行业规范，如金融、房地产、能源等行业的特殊要求；-内部合规性：合同签订应符合企业内部管理制度，确保合同管理的规范性和合规性；-风险防控：合同签订过程中应识别和评估潜在风险，制定相应的风险防控措施。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），企业应建立合同合规管理制度，明确合同签订的合规要求，确保合同内容的合法性和合规性。合同的签订与审批流程是企业合同管理的重要环节，涉及法律、财务、业务、合规等多个方面。企业应建立完善的合同管理制度，明确合同签订的条件、程序、审批权限、签署与备案要求、保密与合规要求，确保合同管理的规范性、合规性和高效性。第3章合同的履行与变更管理一、合同履行的管理要求3.1合同履行的管理原则合同履行是企业经营活动的重要组成部分，其管理要求应遵循科学、规范、高效的原则。根据《企业合同管理规范》（GB/T36830-2018），合同履行管理应以“风险控制”为核心，以“流程规范”为基础，以“信息共享”为支撑，确保合同在履行过程中符合法律法规、企业制度及业务需求。在实际操作中，合同履行管理应涵盖合同签订、执行、变更、终止等全过程，确保合同内容清晰、执行到位、风险可控。根据《企业合同管理实务指南》（2021版），合同履行管理应建立标准化流程，明确各方责任，强化过程监控，提升合同执行效率。3.2合同履行的流程规范合同履行的流程通常包括以下几个关键环节：合同签订、合同执行、合同变更、合同履行监控、合同终止等。根据《企业合同管理流程手册》（标准版），合同履行应遵循以下步骤：1.合同签订：合同应由双方或多方签署，确保合同内容合法、合规，符合企业内部审批流程。根据《合同法》第79条，合同签订应确保合同条款明确、内容完整，避免歧义。2.合同执行：合同签订后，应按照合同约定履行各项义务，确保履行过程符合合同条款。根据《企业合同执行管理规范》，合同执行应建立台账，定期跟踪履行进度，确保合同目标实现。3.合同变更：在合同履行过程中，若出现合同内容需要调整的情况，应按照《合同变更管理办法》进行审批。根据《企业合同变更管理规范》，合同变更应遵循“变更申请—审批—执行—归档”流程，确保变更过程合法、合规。4.合同履行监控：合同履行过程中，应建立监控机制，定期检查合同执行情况，及时发现并解决执行中的问题。根据《合同履约监控管理办法》，监控应涵盖合同履行进度、履约质量、履约成本等关键指标。5.合同终止：合同履行完毕或因法定事由终止时，应按照《合同终止管理办法》进行终止处理，确保合同终止过程合法、合规，避免遗留问题。3.3合同履行的风险管理合同履行过程中，企业需关注合同履行的风险，包括履约风险、违约风险、法律风险等。根据《企业合同风险防控指南》，合同履行风险管理应从以下几个方面入手：-风险识别：合同履行过程中可能存在的风险包括履约能力不足、条款不明确、第三方违约等，应建立风险识别机制，定期评估合同履行风险。-风险评估：根据合同内容、履行环境、企业能力等因素，对合同履行风险进行评估，确定风险等级。-风险应对：针对不同风险等级，制定相应的应对措施，如加强履约监督、完善合同条款、建立应急预案等。根据《企业合同风险管理指引》，合同履行风险应纳入企业整体风险管理体系，通过制度建设、流程优化、人员培训等方式，提升合同履行的可控性与安全性。二、合同变更的审批流程3.4合同变更的审批流程合同变更是合同履行过程中常见的需求，但变更必须经过严格的审批流程，以确保变更内容合法、合规，避免合同履行中的纠纷。根据《企业合同变更管理规范》，合同变更的审批流程应遵循以下步骤：1.变更申请：合同方或相关责任人提出变更申请，说明变更原因、变更内容、预期效果及影响范围。2.变更评估：由合同管理部门或法律部门对变更内容进行评估，分析变更的合法性、合规性及对合同履行的影响。3.审批流程：根据合同变更的级别，确定审批层级。一般情况下，合同变更需经过以下审批：-一般变更：由合同经办人或部门负责人审批。-重大变更：需经合同管理负责人、法务部门、业务部门及高层领导审批。4.变更执行：审批通过后，合同管理部门根据变更内容更新合同文本，并通知相关方执行变更。5.变更归档：变更执行完毕后，将变更记录归档，作为合同管理的参考资料。根据《企业合同变更管理流程》（标准版），合同变更应建立变更台账，记录变更时间、变更内容、审批人员及变更原因，确保变更过程可追溯、可审计。三、合同履行中的争议处理3.5合同履行中的争议处理在合同履行过程中，可能出现争议，包括合同履行质量、履行进度、履行费用、合同条款理解分歧等。根据《企业合同争议处理管理办法》，争议处理应遵循“协商、调解、仲裁、诉讼”等多层次、多渠道的解决机制，确保争议处理的公正性、及时性与可操作性。1.协商解决：合同双方应首先通过协商解决争议，达成一致意见。根据《合同法》第122条，协商是争议解决的首选方式。2.调解解决：若协商未果，可由第三方调解机构进行调解，如行业协会、仲裁委员会等，调解结果具有法律效力。3.仲裁解决：若调解未果，可提交仲裁机构仲裁，仲裁裁决具有强制执行力。4.诉讼解决：若仲裁未果，可向法院提起诉讼，诉讼结果具有法律效力。根据《企业合同争议处理流程》，争议处理应建立争议处理机制，明确争议处理的责任部门、处理时限、处理流程，确保争议处理的高效与公正。四、合同履行的监督与反馈机制3.6合同履行的监督与反馈机制合同履行的监督与反馈机制是确保合同履行质量、提升合同管理效率的重要保障。根据《企业合同履行监督与反馈管理办法》，合同履行的监督与反馈应涵盖以下几个方面：1.监督机制：合同履行过程中，应建立监督机制，包括合同履行进度监督、履约质量监督、履约成本监督等。根据《企业合同履行监督制度》，合同履行应由专人负责，定期进行检查与评估。2.反馈机制：合同履行过程中，应建立反馈机制，收集合同执行中的问题与建议，及时调整合同管理策略。根据《企业合同反馈机制》，反馈应包括问题描述、处理建议、责任归属等。3.绩效评估：合同履行后，应进行绩效评估，评估合同履行的成效、存在的问题及改进建议。根据《企业合同绩效评估办法》，绩效评估应由合同管理部门牵头，结合业务部门进行。4.持续改进：根据合同履行的反馈与评估结果，持续优化合同管理流程，提升合同管理的科学性与有效性。根据《企业合同管理绩效评估指南》，合同履行的监督与反馈机制应纳入企业整体管理考核体系，确保合同管理的持续改进与高效运行。合同的履行与变更管理是企业合同管理的重要组成部分，涉及制度建设、流程规范、风险控制、争议处理及监督反馈等多个方面。通过科学的管理流程、严格的审批机制、有效的争议处理及持续的监督反馈，企业可以实现合同管理的规范化、高效化与风险可控化，为企业的可持续发展提供有力保障。第四章合同的归档与销毁管理一、合同资料的归档要求1.1合同资料的归档原则根据《企业合同管理与审批流程手册（标准版）》的相关规定，合同资料的归档应遵循“分类管理、科学归档、便于查阅、确保完整”的原则。合同资料的归档应结合合同类型、签订部门、合同金额、合同履行状态等因素进行分类，确保资料的可追溯性和可查性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13856-2017）的要求，合同资料应按照合同编号、签订时间、合同类型、合同主体、合同金额、合同状态等要素进行分类归档。合同资料的归档应确保资料的完整性、准确性和时效性，避免因资料缺失或错误导致合同纠纷或管理风险。1.2合同资料的归档标准合同资料的归档应符合以下标准：-合同资料应按照合同编号进行编号管理，确保每份合同资料有唯一的编号。-合同资料应按照合同签订时间、合同类型、合同主体、合同金额、合同状态等要素进行分类归档，便于后续查阅。-合同资料应按照“一合同一档”的原则进行归档，确保每份合同资料有完整的档案记录。-合同资料应按照“归档前审核、归档后归档”的流程进行管理，确保归档资料的准确性和完整性。根据《企业合同管理与审批流程手册（标准版）》的规定，合同资料的归档应由合同管理部门负责，确保合同资料的归档工作符合企业内部管理要求。二、合同资料的保存期限2.1合同资料的保存期限根据《企业档案管理规范》（GB/T13856-2017）的规定，合同资料的保存期限应根据合同的性质、金额、履行情况等因素确定。合同资料的保存期限一般分为以下几种情况：-一般合同：合同签订后，应在合同履行完毕后保存一定期限，通常为3年。-大额合同：合同金额较大或涉及重大事项的合同，应保存更长的期限，通常为5年或更久。-争议或诉讼合同：涉及争议或诉讼的合同，应保存至争议或诉讼解决完毕后，通常为5年或更久。根据《企业合同管理与审批流程手册（标准版）》的规定，合同资料的保存期限应结合企业实际情况和合同类型进行确定，确保合同资料的完整性和可追溯性。2.2合同资料的保存方式合同资料的保存应采用电子档案与纸质档案相结合的方式，确保合同资料的完整性和可追溯性。电子档案应按照合同编号、合同类型、合同金额、合同状态等要素进行分类管理，确保电子档案的完整性、准确性和安全性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13856-2017）的规定，合同资料的保存应采用“一档一策”的方式，确保合同资料的保存方式符合企业内部管理要求。三、合同资料的销毁程序3.1合同资料的销毁原则根据《企业档案管理规范》（GB/T13856-2017）的规定，合同资料的销毁应遵循“依法依规、分类管理、确保安全”的原则。合同资料的销毁应根据合同的履行情况、合同的保存期限、合同的法律效力等因素进行判断。根据《企业合同管理与审批流程手册（标准版）》的规定，合同资料的销毁应由合同管理部门负责，确保合同资料的销毁符合企业内部管理要求。3.2合同资料的销毁流程合同资料的销毁流程应按照以下步骤进行：1.销毁申请：合同管理部门应根据合同的保存期限和法律效力，提出销毁申请。2.审批确认：销毁申请需经合同管理部门负责人审批，并报上级主管部门备案。3.销毁实施：合同资料销毁应由指定人员进行，确保销毁过程的合法性和安全性。4.销毁记录：销毁过程应做好记录，包括销毁时间、销毁人、销毁方式等，确保销毁过程可追溯。根据《企业档案管理规范》（GB/T13856-2017）的规定，合同资料的销毁应由具备相应权限的人员进行，并确保销毁过程的合法性和安全性。四、合同资料的调阅与查阅4.1合同资料的调阅权限根据《企业合同管理与审批流程手册（标准版）》的规定，合同资料的调阅权限应根据合同的类型、合同的履行状态、合同的法律效力等因素进行确定。合同资料的调阅权限应由合同管理部门负责，确保合同资料的调阅过程符合企业内部管理要求。4.2合同资料的调阅流程合同资料的调阅流程应按照以下步骤进行：1.调阅申请：需要调阅合同资料的人员应提交调阅申请，说明调阅原因、调阅内容、调阅时间等。2.审批确认：调阅申请需经合同管理部门负责人审批，并报上级主管部门备案。3.调阅实施：合同资料调阅应由指定人员进行，确保调阅过程的合法性和安全性。4.调阅记录：调阅过程应做好记录，包括调阅时间、调阅人、调阅内容等，确保调阅过程可追溯。根据《企业档案管理规范》（GB/T13856-2017）的规定，合同资料的调阅应由具备相应权限的人员进行，并确保调阅过程的合法性和安全性。4.3合同资料的调阅与查阅要求合同资料的调阅与查阅应遵循以下要求：-合同资料的调阅与查阅应确保资料的完整性和可追溯性。-合同资料的调阅与查阅应由具备相应权限的人员进行，确保调阅过程的合法性和安全性。-合同资料的调阅与查阅应做好记录，确保调阅过程可追溯。根据《企业合同管理与审批流程手册（标准版）》的规定，合同资料的调阅与查阅应由合同管理部门负责，确保合同资料的调阅与查阅符合企业内部管理要求。总结：合同的归档与销毁管理是企业合同管理的重要组成部分，关系到合同的合法性和可追溯性。合同资料的归档应遵循分类管理、科学归档、便于查阅、确保完整的原则；合同资料的保存期限应根据合同的性质、金额、履行情况等因素确定；合同资料的销毁应遵循依法依规、分类管理、确保安全的原则；合同资料的调阅与查阅应遵循调阅权限、调阅流程、调阅要求等原则。企业应建立健全的合同资料管理机制，确保合同资料的完整、准确、安全，以保障企业的合法权益和合同管理的规范性。第5章合同风险防控与合规管理一、合同风险识别与评估1.1合同风险识别与评估的重要性在企业经营活动中，合同是企业与外部主体建立业务关系的重要法律依据，其风险防控与合规管理直接影响企业的经营安全与法律风险。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同风险主要来源于合同主体资格、合同内容合法性、合同履行过程中的违约行为以及合同终止后的法律后果等。据统计，我国企业合同纠纷案件中，约有60%的纠纷源于合同条款的不明确或存在歧义，而约30%的合同纠纷涉及合同履行过程中的违约行为。因此，合同风险识别与评估是企业合同管理中的关键环节。1.2合同风险识别的方法与工具合同风险识别通常采用以下方法：-风险矩阵法：通过评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，从而制定相应的防控措施。-SWOT分析：分析企业内外部环境，识别合同管理中可能存在的机会与威胁。-合同审查清单：根据合同类型（如采购合同、服务合同、技术合同等），制定标准化审查清单，确保合同要素的完整性与合规性。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同风险评估应包括以下内容：-合同主体资格是否合法；-合同内容是否符合法律法规；-合同条款是否清晰明确；-合同履行过程中可能存在的风险点；-合同终止后的法律后果。二、合同风险防控措施2.1合同风险防控的原则与目标合同风险防控应遵循“预防为主、风险可控、分级管理、责任到人”的原则。其目标是通过系统化、制度化的管理手段，降低合同带来的法律、经济、声誉等多重风险。根据《企业合同管理操作指南》，合同风险防控应覆盖合同签订、审批、履行、归档等全过程，形成闭环管理机制。2.2合同风险防控的组织架构与职责企业应建立专门的合同管理部门，明确各部门在合同风险防控中的职责：-合同管理部门负责合同风险的识别、评估与防控；-法务部门负责合同合法性审查与合规性审核；-业务部门负责合同的签订与履行；-审批部门负责合同的审批流程控制；-信息管理部门负责合同信息的归档与管理。根据《企业合同管理标准》（Q/-2023），合同风险防控应形成“谁签订、谁负责、谁归档、谁监督”的责任机制。2.3合同风险防控的措施与手段合同风险防控措施主要包括以下方面：-合同签订前的合规审查：确保合同条款符合法律法规，避免因条款不明确或违法导致的纠纷；-合同履行过程中的监控与预警：通过合同管理系统实时监控合同履行情况，及时发现并处理违约行为；-合同终止后的合规处理：确保合同终止后相关义务的履行，避免因合同终止引发的法律风险；-合同档案的规范化管理：确保合同档案完整、准确、可追溯，便于后续审计与纠纷处理。根据《企业合同管理实务》（2022版），合同风险防控应建立“事前预防、事中控制、事后监督”的全过程管理机制。三、合同合规性审查3.1合同合规性审查的定义与内容合同合规性审查是指在合同签订前，对合同内容是否符合法律法规、企业内部制度及行业规范进行的全面检查。其目的是确保合同在法律层面具备合法性与合规性。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同合规性审查应包括以下内容：-合同主体资格是否合法；-合同内容是否符合法律法规；-合同条款是否清晰明确；-合同履行过程中可能存在的风险点；-合同终止后的法律后果。3.2合同合规性审查的流程与标准合同合规性审查通常包括以下步骤：1.合同初审：由业务部门初步审核合同内容，确认合同基本要素是否齐全；2.合同复审：由法务部门或合规部门进行合规性审查，确保合同内容符合法律法规；3.合同终审：由合同管理部门最终确认合同是否符合企业管理制度；4.合同归档：审查通过后，将合同归档至合同管理系统，便于后续查阅与管理。根据《企业合同管理操作指南》，合同合规性审查应形成书面记录，作为合同管理的重要依据。四、合同违规处理与责任追究4.1合同违规的类型与表现形式合同违规主要包括以下几种类型：-合同签订违规：如合同主体资格不合法、合同内容违法；-合同履行违规：如未按合同约定履行义务，导致违约；-合同归档违规：如合同资料不完整、归档不规范；-合同审批违规：如未经审批擅自签订合同，或审批流程不合规。4.2合同违规的处理机制企业应建立合同违规处理机制，明确违规行为的处理流程与责任追究方式：-违规认定：由合同管理部门或法务部门认定合同违规行为；-处理措施：包括但不限于合同解除、违约金支付、赔偿损失、行政处罚等；-责任追究：对相关责任人进行内部通报、考核、处罚或追究法律责任。根据《企业合同管理责任追究制度》（Q/-2023），合同违规处理应遵循“谁签订、谁负责、谁追责”的原则，确保责任到人、处理到位。4.3合同违规责任的认定与追究合同违规责任的认定应依据以下标准：-主观过错：是否故意或重大过失；-行为性质：是否属于严重违规或一般违规；-后果严重性：是否造成经济损失、企业声誉损害或法律纠纷。根据《企业合同管理责任追究办法》（2022版），合同违规责任追究应结合企业内部管理制度，形成闭环管理，确保责任落实到位。结语合同风险防控与合规管理是企业经营的重要保障，是实现企业可持续发展的关键环节。通过科学的风险识别与评估、系统的风险防控措施、严格的合规性审查以及有效的违规处理与责任追究，企业可以有效降低合同带来的法律、经济与声誉风险，提升合同管理的规范性与执行力。企业应不断优化合同管理制度，完善合同管理流程，提升合同管理的专业化与信息化水平，为企业的高质量发展提供坚实保障。第6章合同管理的信息化与系统支持一、合同管理系统的功能要求1.1合同生命周期管理功能合同管理系统应具备完整的合同生命周期管理功能，涵盖合同创建、审批、签署、履行、变更、终止、归档等全周期管理。根据《企业合同管理规范》（GB/T38524-2020），合同管理系统需支持合同状态的实时追踪与状态变更记录，确保合同执行过程的可追溯性。系统应支持多级审批流程，根据合同金额、复杂程度、法律风险等因素，自动或人工触发审批节点。例如，金额超过50万元的合同需经法务、财务、业务三部门审批，金额在10万元以下的合同可由业务部门直接审批。系统应提供审批流程图、审批节点权限配置、审批进度跟踪等功能，确保审批流程的透明与高效。1.2合同信息管理功能合同管理系统需具备合同信息的全面管理能力，包括合同文本、签约方信息、合同条款、履约计划、附件资料等。系统应支持合同信息的标准化录入与分类管理，确保合同数据的准确性和一致性。根据《企业合同管理信息系统技术规范》（GB/T38525-2020），合同管理系统应支持合同信息的电子化存储，实现合同信息的集中管理与共享。系统应具备合同信息的搜索、筛选、导出、归档等功能，支持多维度查询，如合同编号、签约方、合同类型、签订日期等，便于合同管理人员快速定位所需合同信息。1.3合同审批流程自动化与智能分析合同管理系统应支持审批流程的自动化配置，根据合同类型、金额、风险等级等条件自动触发审批流程，并提供审批进度实时跟踪。系统应具备智能分析功能，通过数据分析技术，识别合同风险点，如合同条款不明确、履约风险高、法律合规性不足等，为管理层提供决策支持。根据《企业合同管理信息化建设指南》（2021年版），合同管理系统应集成智能审批引擎，支持流程自动化、智能提醒、审批结果分析等功能，提升合同审批效率，降低人为错误率。1.4合同履约与执行监控功能合同管理系统应具备合同履约与执行监控功能，支持合同履行状态的实时跟踪与预警。系统应具备合同履行进度、履约金额、履约率等关键指标的统计与分析功能，支持合同履行情况的可视化展示。根据《企业合同管理信息化建设指南》（2021年版），合同管理系统应支持合同履行过程中的异常预警，如履约进度延迟、付款不一致、履约方违约等，系统应自动触发预警机制，并推送至相关责任人，确保合同履行的及时性和合规性。二、合同管理系统的使用规范2.1使用权限管理合同管理系统应建立严格的使用权限管理制度，根据岗位职责划分用户权限，确保合同信息的安全与保密。系统应支持角色权限配置，如合同管理员、合同审批人、合同执行人、合同监督员等，确保不同角色在合同管理中的职责清晰、权限明确。根据《企业合同管理信息系统安全规范》（GB/T38526-2020），合同管理系统应支持多级权限控制，确保合同信息的访问与操作仅限于授权人员，防止未授权访问或数据泄露。2.2使用流程与操作规范合同管理系统应明确合同管理的使用流程，包括合同创建、审批、签署、执行、归档等关键环节的操作规范。系统应提供标准化的操作指引，确保合同管理人员在使用系统过程中遵循统一的操作流程。根据《企业合同管理信息系统操作规范》（2021年版），合同管理系统应提供操作手册、使用指南、常见问题解答等，确保合同管理人员能够熟练使用系统，提高合同管理效率。2.3系统使用培训与支持合同管理系统应建立系统的使用培训机制，定期对合同管理人员进行系统操作培训，确保其掌握系统功能与操作规范。系统应提供在线帮助、FAQ、技术支持等服务，确保合同管理人员在使用过程中遇到问题能够及时得到解决。根据《企业合同管理信息系统培训规范》（2021年版），合同管理系统应建立完善的培训体系，包括培训计划、培训内容、培训考核等，确保合同管理人员具备必要的系统操作能力。三、合同管理系统的数据安全3.1数据加密与存储安全合同管理系统应采用数据加密技术，确保合同信息在存储和传输过程中的安全性。系统应支持数据加密、访问控制、数据脱敏等功能，防止合同信息被非法访问或篡改。根据《企业合同管理信息系统数据安全规范》（GB/T38527-2020），合同管理系统应采用加密技术对合同数据进行存储和传输，确保数据在传输过程中的完整性与保密性。3.2数据访问控制与权限管理合同管理系统应具备严格的数据访问控制机制，确保合同信息仅限于授权人员访问。系统应支持基于角色的访问控制（RBAC），根据用户角色配置不同的数据访问权限，防止未授权访问。根据《企业合同管理信息系统安全规范》（GB/T38526-2020），合同管理系统应建立完善的权限管理体系，确保合同信息的安全性与可控性。3.3数据备份与灾难恢复合同管理系统应具备数据备份与灾难恢复机制，确保合同信息在发生数据丢失、系统故障等情况下能够快速恢复。系统应支持定期数据备份，备份数据应存储在安全、可靠的存储介质上，并具备灾难恢复能力。根据《企业合同管理信息系统备份与恢复规范》（GB/T38528-2020），合同管理系统应建立数据备份与灾难恢复机制，确保合同信息的完整性与可用性。四、合同管理系统的更新与维护4.1系统版本更新与升级合同管理系统应具备版本更新与升级机制，确保系统功能与技术标准同步更新。系统应支持版本管理，记录每次版本更新的内容与原因，确保系统升级的可追溯性。根据《企业合同管理信息系统版本管理规范》（GB/T38529-2020），合同管理系统应建立版本更新机制，确保系统功能与技术标准同步更新，提升系统稳定性和兼容性。4.2系统维护与故障处理合同管理系统应具备完善的维护机制，包括系统维护计划、故障处理流程、维护记录等。系统应支持系统维护、功能升级、数据备份等操作，确保系统稳定运行。根据《企业合同管理信息系统维护规范》（GB/T38530-2020），合同管理系统应建立系统维护与故障处理机制，确保系统运行的稳定性与可靠性。4.3系统性能优化与功能完善合同管理系统应定期进行性能优化与功能完善，确保系统运行效率与用户体验。系统应支持性能监控、资源管理、功能优化等，提升系统运行效率，满足企业合同管理的业务需求。根据《企业合同管理信息系统性能优化规范》（GB/T38531-2020），合同管理系统应建立性能优化与功能完善机制，确保系统运行的高效性与稳定性。第7章附则一、本手册的适用范围1.1本手册适用于公司内部所有合同管理与审批流程的制定、执行与监督。本手册旨在规范企业合同的签订、审核、审批、履行及归档等全流程管理，确保合同在合法、合规的前提下达成商业目的。1.2本手册适用于公司及其下属单位、分支机构、子公司、关联企业等所有合同主体。适用于各类合同类型，包括但不限于采购合同、服务合同、技术合作合同、租赁合同、担保合同、合作协议、委托合同等。1.3本手册适用于合同签署前的法律合规性审查、合同文本的标准化编制、合同履行过程中的跟踪管理、合同终止与归档等环节。本手册的适用范围不包括外部合同的签署与管理，具体由相关法律法规及公司内部制度另行规定。1.4根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国企业国有资产法》等相关法律法规，结合公司实际运营情况，本手册的适用范围应以保障公司合法权益、维护市场秩序、促进企业可持续发展为原则。1.5本手册所称“合同”包括但不限于各类书面协议、电子合同、数据电文等，且适用于公司与外部单位、关联方之间的各类合同关系。二、本手册的解释权归属2.1本手册的解释权归公司合同管理与审批流程管理委员会（以下简称“管委会”）所有。管委会由公司高层领导、法务部门、财务部门、业务部门代表组成，负责本手册的制定、修订、解释与监督。2.2本手册的解释权在发生争议时，由管委会依据相关法律法规及本手册内容作出最终裁定。对于合同履行过程中出现的争议，应优先依据本手册中的条款进行处理，必要时可参照相关法律及公司内部制度。2.3本手册的解释权在适用过程中，如遇法律、政策变化或公司内部制度调整，管委会有权根据实际情况对本手册进行修订或补充，修订内容将通过公司内部审批程序后正式发布。三、本手册的修订与生效3.1本手册的修订应遵循“先修订、后发布、再执行”的原则。修订内容需经管委会审议通过，并由公司管理层批准后方可生效。3.2本手册的生效时间以公司正式发布文件为准。若因特殊情况需提前生效，须经管委会批准并书面通知相关单位。3.3本手册的修订内容应涵盖合同管理流程、审批权限、责任划分、风险控制、合规要求等关键环节，确保合同管理流程的持续优化与完善。3.4本手册的修订应以提高合同管理效率、降低合同风险、增强合同履约能力为目标，结合公司实际运营数据与行业最佳实践进行编制。3.5本手册的修订需保持与公司其他管理制度的协调一致，如与《公司合同管理制度》《公司财务管理制度》《公司风险管理手册》等相衔接，确保制度体系的完整性与统一性。3.6本手册的修订应通过公司内部管理系统进行发布，并在公司内部进行全员培训与宣贯，确保相关人员准确理解并执行新修订的内容。3.7本手册的修订记录应完整保存，包括修订依据、修订内容、修订人、修订日期等信息，作为公司合同管理的重要档案资料。3.8本手册的生效与修订后的内容，应作为公司合同管理工作的基本依据，所有合同的签订、审批、履行、归档等均应以本手册为准。3.9本手册的修订周期应根据公司业务发展情况定期进行，一般每半年或每年进行一次全面修订，具体周期由管委会根据实际情况决定。3.10本手册的修订应确保内容的科学性、合规性与实用性，结合公司实际运营数据与行业标准，提高合同管理的规范性与可操作性。附：本手册修订记录表（见附件）第VIII章附件一、合同模板与格式要求1.1合同模板结构与内容规范根据《企业合同管理与审批流程手册（标准版）》，合同模板应包含以下基本要素，以确保合同文本的完整性、规范性和可执行性：1.1.1合同主体信息合同应明确约定合同双方的名称、统一社会信用代码、注册地、法定代表人、联系方