生产基地印章管理制度

PAGE生产基地印章管理制度一、总则（一）目的为加强生产基地印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产基地内所有涉及印章使用的部门和人员。（三）印章种类1.公章：代表公司对外行使权力的正式印章，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.财务章：用于财务结算、票据开具等财务相关业务。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知等的发布。5.法人章：代表公司法定代表人行使权力的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。2.需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。3.行政部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，行政部门根据相关法律法规要求，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并留存印章印模。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并经公司领导签字批准。2.行政部门应将印章启用信息以书面形式通知相关部门和人员，并在公司内部进行公示。3.印章启用后，保管人应及时将印章妥善保管，并按照规定使用。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管职责1.公章保管人职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全。严格按照规定使用公章，对盖章文件进行认真审核，确保文件内容合法合规。做好公章使用登记工作，详细记录用章时间、文件名称、用章人等信息。定期对公章进行检查，如发现印章损坏或遗失，应及时报告行政部门，并采取相应措施。2.财务章保管人职责负责财务章的保管，确保财务章用于规定的财务业务。按照财务制度和审批流程使用财务章，对盖章的财务票据进行严格审核。做好财务章使用登记工作，保存好相关票据和文件。定期对财务章进行盘点，确保财务章安全。3.合同专用章保管人职责负责合同专用章的保管，确保合同专用章用于签订各类合同。按照合同签订流程使用合同专用章，对合同条款进行认真审核。做好合同专用章使用登记工作，记录合同签订情况。定期对合同专用章进行检查，防止印章被盗用或滥用。4.部门章保管人职责负责本部门章的保管，确保部门章用于本部门内部文件、通知等的发布。按照部门规定使用部门章，对盖章文件进行审核。做好部门章使用登记工作，保存好相关文件。定期对部门章进行检查，如发现问题及时报告部门负责人。5.法人章保管人职责负责法人章的保管，确保法人章在规定范围内使用。按照公司领导批示使用法人章，对盖章文件进行审核。做好法人章使用登记工作，记录使用情况。将法人章使用情况定期向公司领导汇报。（三）保管地点1.公章、财务章、合同专用章、法人章应存放在公司指定的保险柜内，并由专人负责保管。2.部门章可根据实际情况存放在部门负责人指定的安全地点，但应确保印章安全。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的审批流程使用印章，未经批准不得擅自使用。2.使用印章应确保文件内容真实、合法、有效，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。（二）审批流程1.一般文件盖章由文件起草部门填写《印章使用申请表》，注明文件名称、用途、盖章内容等信息，并经部门负责人签字确认。将申请表提交至行政部门审核，行政部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，方可使用印章。2.合同盖章合同承办部门应将合同文本提交至法务部门进行审核，法务部门审核通过后出具审核意见。合同承办部门填写《印章使用申请表》，注明合同名称、合同编号、签订日期、对方单位等信息，并经部门负责人、法务部门负责人签字确认。将申请表提交至行政部门审核，行政部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，方可使用合同专用章签订合同。3.财务票据盖章财务人员填写《印章使用申请表》，注明票据名称、金额、用途等信息，并经财务负责人签字确认。将申请表提交至行政部门审核，行政部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，方可使用财务章盖章。4.其他特殊情况盖章对于涉及重大事项或紧急情况需要盖章的文件，应按照特事特办的原则，由相关部门负责人直接向公司领导汇报，经公司领导批准后，方可使用印章。（三）使用登记与存档1.印章保管人应在每次使用印章后，及时填写《印章使用登记表》，详细记录用章时间、文件名称、用章人、盖章内容等信息。2.《印章使用登记表》应妥善保存，保存期限为[X]年。3.对于重要文件和合同盖章后，印章保管人应将盖章后的文件复印件留存一份，与《印章使用登记表》一并存档。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、部门撤销、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、印章名称等信息，并经公司领导签字批准。2.行政部门应将印章停用信息以书面形式通知相关部门和人员，并收回停用印章。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。2.销毁印章时，应由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员共同在场监督，确保印章彻底销毁。3.销毁完成后，应填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、印章名称、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人是否符合规定、保管地点是否安全等。2.印章使用情况，包括审批流程是否规范、使用登记是否完整等。3.印章停用与销毁情况，包括停用与销毁是否符合规定等。（三）检查频率行政部门应定期对印章管理情况进行检查，检查频率为每[X]月一次。对于重要印章或特殊时期，应增加检查频率。（四）问题处理1.检查过程中如发现印章管理存在问题，行政部门应及时下达《印章管理整改通知书》，要求相关部门或人员限期整改。2.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节