非生产采购预算控制制度

PAGE非生产采购预算控制制度一、总则（一）目的为加强公司非生产采购预算管理，规范采购行为，提高资金使用效率，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、维修材料、业务招待用品等采购事项。（三）基本原则1.预算控制原则：非生产采购活动必须严格遵循预算安排，确保采购支出不超出预算范围。2.合规性原则：采购行为应符合国家法律法规以及公司内部相关规定，确保采购过程合法合规。3.效益优先原则：在满足业务需求的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.透明公正原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝暗箱操作，保障公司利益。二、职责分工（一）采购部门1.负责非生产采购预算的编制、执行和调整申请。2.按照采购预算和相关审批流程，组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。3.建立供应商档案，定期评估供应商，维护良好的合作关系。4.收集、整理采购相关信息，及时反馈采购过程中的问题和情况。（二）预算管理部门1.负责审核非生产采购预算草案，汇总编制公司非生产采购预算。2.监控采购预算执行情况，定期进行预算分析，及时发现并预警预算执行偏差。3.根据公司业务变化和实际需求，提出采购预算调整建议。（三）财务部门1.负责审核采购预算资金安排，确保资金合理使用。2.对采购付款进行审核，严格按照财务制度办理付款手续。3.协助采购部门和预算管理部门进行采购成本核算和预算执行情况分析。（四）需求部门1.根据业务需要，提出非生产采购申请，明确采购物品的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程中的验收工作，对采购物品的质量和适用性进行确认。三、预算编制（一）编制依据1.公司年度经营计划和业务发展需求，确定非生产采购项目和数量。2.上一年度非生产采购实际执行情况，分析采购趋势和成本变动因素。3.市场价格信息，包括供应商报价、行业平均价格水平等。（二）编制流程1.每年[具体时间]前，需求部门根据下一年度业务计划，填写《非生产采购预算申请表》，详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预计单价、采购时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对需求部门提交的采购申请进行汇总整理，结合市场价格信息和历史采购数据，初步估算各项采购预算金额，形成非生产采购预算草案。3.采购部门将非生产采购预算草案提交至预算管理部门。预算管理部门对草案进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性以及预算金额的准确性。审核过程中，可与需求部门和采购部门进行沟通，对不合理的预算项目提出调整意见。4.预算管理部门审核通过后，将非生产采购预算草案汇总编制公司年度非生产采购预算，提交公司管理层审批。5.公司管理层根据公司整体战略和财务状况，对年度非生产采购预算进行审批。审批通过后的预算作为本年度非生产采购活动的控制依据。（三）预算调整1.在预算执行过程中，因市场价格波动、业务需求变化等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，采购部门应及时填写《非生产采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整项目、调整金额等，并提交至预算管理部门。2.预算管理部门对采购部门提交的预算调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性。审核通过后，报公司管理层审批。3.经公司管理层批准的预算调整事项，由预算管理部门及时通知采购部门、财务部门等相关部门，作为预算执行的依据。四、采购执行（一）采购申请审批1.需求部门提出的非生产采购申请，应按照公司内部审批流程进行审批。审批流程一般包括部门负责人审核、分管领导审批、财务部门审核、总经理审批等环节。2.审批通过后的采购申请，由需求部门提交至采购部门。采购部门根据采购申请安排采购活动。（二）采购方式选择1.根据采购项目特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到公开招标限额标准的采购项目，应按照国家法律法规和公司相关规定，采用公开招标方式进行采购。公开招标应通过指定的招标平台发布招标公告，吸引符合条件的供应商参与投标。3.对于未达到公开招标限额标准，但符合邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购条件的采购项目，应分别按照相应的采购方式进行操作。邀请招标：向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。单一来源采购：符合特定情形下，向单一供应商采购。询价采购：向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交至财务部门和法务部门进行审核。财务部门重点审核合同付款条款是否符合公司财务制度和预算安排；法务部门重点审核合同条款是否合法合规，是否存在法律风险。3.经财务部门和法务部门审核通过后的采购合同，由采购部门与供应商签订正式合同，并加盖公司公章。（四）采购验收1.采购物品到货前，采购部门应通知需求部门和相关验收人员做好验收准备工作。2.采购物品到货后，需求部门和相关验收人员应按照采购合同约定的质量标准和验收要求，对采购物品进行验收。验收内容包括物品的规格、数量、质量、外观等方面。3.验收合格的采购物品，验收人员应填写《非生产采购验收单》，并签字确认。验收单一式多份，分别由采购部门、需求部门、财务部门等留存。4.如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。供应商应负责更换、补货或采取其他补救措施，直至验收合格。（五）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。采购部门应在收到供应商开具发票后，填写《付款申请单》，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。2.财务部门对采购部门提交的付款申请进行审核，重点审核付款凭证的真实性、完整性、合规性以及付款金额是否与采购合同约定一致。审核通过后，报公司管理层审批。3.经公司管理层批准后，财务部门按照公司财务制度办理付款手续，将款项支付给供应商。五、预算监控与分析（一）监控指标设定1.采购预算执行率：反映采购预算的实际执行情况，计算公式为：采购预算执行率=实际采购金额/预算采购金额×100%。2.采购成本节约率：衡量采购成本控制效果，计算公式为：采购成本节约率=（预算采购金额实际采购金额）/预算采购金额×100%。3.采购逾期交货率：统计采购物品逾期交货的情况，计算公式为：采购逾期交货率=逾期交货次数/采购总次数×100%。（二）监控频率1.采购部门应定期（每月/每季度）对采购预算执行情况进行统计分析，填写《非生产采购预算执行情况统计表》，报送预算管理部门和财务部门。2.预算管理部门和财务部门应根据采购部门报送的数据，对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行偏差和存在的问题。（三）分析与报告1.预算管理部门和财务部门应定期（每季度/每半年）对采购预算执行情况进行全面分析，形成分析报告。分析报告应包括预算执行情况概述、主要指标完成情况、预算执行偏差原因分析、改进措施建议等内容。2.对于预算执行偏差较大或存在重大问题的采购项目，预算管理部门和财务部门应及时组织相关部门进行专题分析，查找原因，提出解决方案，并向公司管理层报告。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对非生产采购预算执行情况进行审计监督，检查采购活动是否符合预算控制要求、采购流程是否规范、采购合同是否有效执行等。2.审计部门在审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）考核机制1.建立非生产采购预算执行考核机制，对采购部门、需求部门等相关部门的预算执行情况进行考核