生产记录档案移交制度

PAGE生产记录档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司生产记录档案的管理，确保生产记录档案的完整性、准确性和安全性，便于生产记录档案的查阅、利用和移交，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各生产部门、车间及相关职能部门在生产经营活动中形成的各类生产记录档案的移交管理。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录档案应如实反映生产经营活动的实际情况，确保记录内容真实可靠。2.完整性原则：生产记录档案应涵盖生产经营活动的全过程，包括但不限于生产计划、原材料采购、生产过程控制、质量检验、设备维护等环节，确保记录完整无缺。3.准确性原则：生产记录档案应准确记录生产经营活动的各项数据和信息，避免出现错误、遗漏或虚假记录。4.及时性原则：生产记录档案应及时形成、整理和移交，确保记录的时效性和有效性。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的生产记录档案，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息安全。二、生产记录档案的定义与分类（一）定义生产记录档案是指公司在生产经营活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等。2.原材料采购类：包括原材料采购订单、供应商评估报告、原材料检验报告等。3.生产过程控制类：包括生产工艺流程图、操作规程、生产日报表、生产批次记录等。4.质量检验类：包括质量检验标准、检验报告、不合格品处理记录等。5.设备维护类：包括设备维护计划、设备维修记录、设备保养记录等。6.人员管理类：包括员工考勤记录、培训记录员工绩效评估记录等。7.其他类：包括安全生产记录、环保记录、能源消耗记录等。三、生产记录档案的形成与整理（一）形成1.各部门、车间应指定专人负责生产记录档案的收集和整理工作，确保生产记录档案的及时形成。2.生产记录档案的形成应遵循相关法律法规和行业标准的要求，确保记录内容真实有效。3.生产记录档案应使用钢笔、中性笔或计算机打印等方式进行填写，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水填写。（二）整理1.生产记录档案应按照分类标准进行分类整理，确保档案的系统性和完整性。2.生产记录档案应按照时间顺序进行排列，便于查阅和利用。3.生产记录档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。4.生产记录档案应编制目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等内容，便于查阅和利用。四、生产记录档案的保管（一）保管期限1.生产记录档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准的要求，结合公司实际情况进行确定。2.一般情况下，生产记录档案的保管期限为[X]年，对于涉及公司重大利益、重要决策或具有长期参考价值的生产记录档案，应适当延长保管期限。（二）保管地点1.生产记录档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准的要求。3.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等。（三）保管要求1.生产记录档案应按照保管期限进行分类存放，便于查阅和利用。2.生产记录档案应定期进行清点和核对，确保档案的完整性和准确性。3.对于破损、褪色、变质等不符合保管要求的生产记录档案，应及时进行修复或复制。4.对于超过保管期限的生产记录档案，应按照公司档案销毁制度进行销毁。五、生产记录档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅生产记录档案，应填写《生产记录档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的生产记录档案，未经公司保密委员会批准，不得查阅。3.外部单位或个人查阅生产记录档案，应填写《生产记录档案查阅申请表》，经公司总经理批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并严格按照公司保密制度进行管理。（二）查阅程序1.查阅人应填写《生产记录档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.《生产记录档案查阅申请表》经所在部门负责人或公司总经理批准后，交档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门应根据查阅申请表提供的信息，查找相应的生产记录档案，并在查阅登记表上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅生产记录档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应将生产记录档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用方式1.生产记录档案的利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。2.借阅生产记录档案，应填写《生产记录档案借阅申请表》，经所在部门负责人或公司总经理批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。3.复制生产记录档案，应填写《生产记录档案复制申请表》，经所在部门负责人或公司总经理批准后，方可复制。复制时，应使用档案管理部门提供的设备和材料，并确保复制件与原件一致。六、生产记录档案的移交（一）移交范围1.公司各生产部门、车间及相关职能部门在生产经营活动中形成的各类生产记录档案，在保管期限届满后，应按照本制度的规定进行移交。2.公司合并、分立、改制、重组等情况下，涉及的生产记录档案应按照相关法律法规和公司规定进行移交。（二）移交时间1.生产记录档案的移交时间应在保管期限届满后的[X]个工作日内进行。2.对于因特殊原因需要提前移交的生产记录档案，应经公司档案管理部门同意，并办理相关手续。（三）移交程序1.档案管理部门应在生产记录档案保管期限届满前，通知相关部门和车间做好档案移交准备工作。2.相关部门和车间应按照档案管理部门的要求，对生产记录档案进行整理和核对，确保档案的完整性和准确性。3.相关部门和车间应填写《生产记录档案移交清单》，详细记录移交档案的名称、编号、数量、保管期限等内容，并由移交人和接收人签字确认。4.档案管理部门应按照《生产记录档案移交清单》对移交的生产记录档案进行清点和核对，确保档案的移交符合要求。5.档案管理部门应将移交的生产记录档案进行妥善保管，并按照公司档案管理制度的要求进行管理和利用。七、生产记录档案的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且无保存价值的生产记录档案，应按照本制度的规定进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致损坏、变质且无法修复的生产记录档案，应按照本制度的规定进行销毁（二）销毁时间1.生产记录档案的销毁时间应在保管期限届满后的[X]个工作日内进行。2.对于因特殊原因需要提前销毁的生产记录档案，应经公司档案管理部门同意，并办理相关手续。（三）销毁程序1.档案管理部门应在生产记录档案保管期限届满前，通知相关部门和车间做好档案销毁准备工作。2.相关部门和车间应按照档案管理部门的要求，对拟销毁的生产记录档案进行整理和核对，确保档案的完整性和准确性。3.相关部门和车间应填写《生产记录档案销毁申请表》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等内容，并说明销毁原因。《生产记录档案销毁申请表》经所在部门负责人或公司总经理批准后，交档案管理部门办理销毁手续。4.档案管理部门应按照《生产记录档案销毁申请表》的要求，组织相关人员对拟销毁的生产记录档案进行销毁。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。5.销毁完毕后，档案管理部门应填写《生产记录档案销毁清单》，详细记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间等内容，并由销毁人和监督人签字确认。6.档案管理部门应将《生产记录档案销毁申请表》、《生产记录档案销毁清单》等相关资料进行归档保存，以备查阅。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门、车间的生产记录档案管理工作进行监督检查，确保生产记录档案的形成、整理、保管、查阅、利用和移交等工作符合本制度的要求。2.监督检查的内容包括生产记录档案的完整性、准确性、及时性、保密性等方面，以及档案管理部门的工作制度、工作流程、工作质量等方面。3.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门和车间限期整改。整改完毕后，相关部门和车间应将整改情况书面报告档案管理部门。（二）考核评价1.公司应建立生产记录档案管理工作考核评价制度，对各部门、车间的生产记录档案管理工作进行考核评价。2.考核评价的内容包括生产记录档案管理工作的组织领导、制度建设、工作质量、工作效率、工作创新等方面。3.考核评价的结果应作为各部门、车