生产部原材料请购制度

PAGE生产部原材料请购制度一、总则（一）目的为规范生产部原材料请购流程，确保原材料的及时供应、质量合格，满足生产需求，降低生产成本，提高生产效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产部原材料的请购活动，包括但不限于各类生产所需的零部件、原材料、辅助材料等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据生产计划和实际生产需求，合理确定原材料的请购数量，避免积压和浪费。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的原材料符合生产要求和相关标准。3.成本控制原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。4.合规合法原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购活动的合法性和规范性。二、职责分工（一）生产部1.根据生产计划，准确核算原材料的需求数量和规格，并及时提交请购申请。2.负责与供应商沟通原材料的交付时间、质量要求等相关事宜。3.对采购回来的原材料进行验收，确保符合生产要求。（二）采购部1.依据生产部提交的请购申请，寻找合适的供应商，进行询价、比价、议价等采购活动。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.跟踪采购订单的执行情况，确保原材料按时、按质、按量供应。（三）质量部1.参与原材料供应商的评估和选择，提供质量方面的专业意见。2.对采购回来的原材料进行质量检验，确保符合质量标准。3.负责处理原材料质量问题，与供应商协商解决方案。（四）财务部1.审核原材料采购预算，控制采购成本。2.负责采购款项的支付和结算，确保资金的合理使用。三、请购流程（一）请购申请的提出1.生产部各车间根据生产计划和库存情况，每周定期填写《原材料请购申请表》。申请表应详细注明原材料的名称、规格、型号、数量、预计使用日期等信息。2.车间主管对请购申请进行审核，确认需求的合理性和准确性后签字批准。3.将签字后的请购申请表提交至生产部计划员处进行汇总。（二）请购申请的汇总与审核1.生产部计划员对各车间提交的请购申请表进行汇总，结合生产计划的整体安排，对请购数量进行再次核对和调整。2.生产部经理对汇总后的请购申请进行审核，重点审核请购数量是否与生产计划相符、库存情况是否考虑充分等。审核通过后签字批准，并将请购申请表提交至采购部。（三）采购部的采购活动1.采购部收到请购申请表后，根据原材料的类别和市场情况，选择合适的供应商进行询价。2.采购人员向至少三家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内提供报价单，报价单应包含原材料的价格、交货期、质量标准、付款方式等详细信息。3.采购人员对各供应商的报价进行比较和分析，选择性价比最优的供应商进行谈判。谈判过程中，应明确原材料的价格、质量、交货期、售后服务等条款，并形成谈判纪要。4.采购人员根据谈判结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原材料的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（四）采购订单的跟踪与执行1.采购人员将签订好的采购合同副本提交至生产部和财务部备案。2.采购人员根据采购合同的约定，跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保原材料按时、按质、按量供应。3.在原材料交付前，采购人员应提前通知生产部做好验收准备工作。（五）原材料的验收1.生产部安排专人负责原材料的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关质量标准，对原材料的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。2.验收合格的原材料，验收人员应在《原材料验收单》上签字确认，并办理入库手续。入库单应注明原材料的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。3.如发现原材料存在数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时填写《原材料不合格报告》，详细说明问题情况，并通知采购部与供应商协商解决。（六）请购申请的变更与撤销1.在请购申请提交后，如果因生产计划调整、设计变更等原因需要变更请购数量或规格，生产部应及时填写《请购申请变更表》，说明变更原因和变更内容，并按照请购流程重新进行审核和批准。2.如果请购申请已经提交但尚未采购，生产部可以填写《请购申请撤销表》，说明撤销原因，经生产部经理批准后提交至采购部，采购部负责撤销相应的采购订单。四、供应商管理（一）供应商的选择与评估1.采购部应建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关资料，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.根据原材料的采购需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商进行实地考察。考察内容包括企业的生产环境、质量管理体系、设备状况、人员素质等方面。3.采购部会同质量部、生产部等相关部门对考察合格的供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务等。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。（二）供应商的考核与激励1.采购部定期对供应商的供货情况进行考核，考核内容包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改等处理，如多次整改仍不合格，可取消其合格供应商资格。3.采购部与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，反馈公司的需求和意见，共同探讨改进措施，促进供应商不断提高供货质量和服务水平。五、库存管理（一）库存盘点1.仓库应定期对原材料进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点工作由仓库管理人员负责组织实施。2.盘点结束后，仓库管理人员应填写《原材料盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《原材料盘盈盘亏报告》，报相关部门审批后进行处理。（二）库存预警1.仓库应根据原材料的库存周转率、安全库存等因素，设定库存预警指标。当库存数量低于或高于预警指标时，仓库管理人员应及时发出预警信息。2.生产部和采购部收到库存预警信息后，应及时采取相应措施。如库存数量低于安全库存，采购部应加快采购进度，确保原材料的及时供应；如库存数量高于合理水平，生产部应调整生产计划，减少原材料的请购数量。（三）库存积压处理1.对于长期积压的原材料，仓库应定期进行清理和统计，并向生产部和采购部通报积压情况。2.生产部和采购部应共同分析积压原因，制定相应的处理措施。如因生产计划变更导致的积压，可考虑调整生产计划或与其他部门协商使用；如因采购过多导致的积压，可与供应商协商退货、换货或降价处理等。六、成本控制（一）采购成本控制1.采购部应通过询价、比价、议价等方式，选择性价比最优的供应商，降低采购价格。2.与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购条款，如批量折扣、延长付款期等。3.加强采购过程中的成本分析和监控，及时发现并解决采购成本过高的问题。（二）库存成本控制1.合理确定原材料的安全库存和经济订货量，避免库存积压和缺货现象的发生，降低库存成本。2.优化库存管理流程，提高库存周转率，减少库存占用资金的时间和成本。3.加强库存盘点和清查工作，及时发现并处理库存损耗、变质等问题，降低库存损失成本。七、信息管理（一）请购信息管理1.生产部应建立请购信息台账，详细记录原材料的请购申请、审批、采购、验收等相关信息。2.请购信息台账应定期进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（二）供应商信息管理1.采购部应建立供应商信息档案，包括供应商的基本信息、资质证明、产品质量报告、合作记录等内容。2.供应商信息档案应定期进行更新和维护，及时掌握供应商的动态变化情况。（三）库存信息管理1.仓库应建立库存信息系统，实时记录原材料