档案安全生产制度

PAGE档案安全生产制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全生产管理，确保档案的完整、安全，防止档案损毁、丢失、泄密等事故的发生，保障公司正常运营和发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的安全生产活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，预防为主，综合治理，确保档案的绝对安全。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理和安全生产的法律法规、行业标准，依法开展档案安全生产工作。3.全员参与原则：档案安全生产涉及公司各个部门和全体员工，应强化全员安全意识，共同做好档案安全工作。4.科学管理原则：运用科学的管理方法和技术手段，提高档案安全生产管理水平。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全生产管理制度、操作规程，并组织实施。2.对公司档案的收集、整理、保管、利用等环节进行安全监督和检查。3.负责档案库房的安全管理，确保库房设施设备完好，环境符合要求。4.组织开展档案安全培训和教育活动，提高员工的安全意识和技能。5.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。6.负责档案安全事故的调查处理，及时向上级报告，并采取措施防止事故扩大。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的安全。2.配合档案管理部门做好档案安全检查、培训等工作，落实档案安全管理要求。3.对本部门员工进行档案安全宣传教育，提高员工的安全意识。4.发现档案安全隐患及时报告档案管理部门，并协助采取措施进行整改。（三）员工职责1.严格遵守档案安全生产制度和操作规程，做好本职工作中的档案安全防范。2.积极参加档案安全培训和教育活动，提高安全意识和技能。3.爱护档案设施设备，发现问题及时报告。4.妥善保管个人负责的档案，防止丢失、损坏和泄密。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应及时、准确地收集本部门形成的各类档案，确保档案的完整性。2.收集的档案应符合国家有关法律法规和公司档案管理规定，严禁收集非法或不符合要求的档案。3.在档案收集过程中，应注意保护档案的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造档案。（二）整理要求1.档案管理部门应按照档案分类标准对收集的档案进行科学整理，确保档案分类准确、编号规范。2.整理档案时，应注意保护档案的载体和字迹，避免损坏档案。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案保管安全（一）库房建设与布局1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，确保档案存储环境安全。3.库房应合理布局，分为档案存放区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持适当的距离，便于管理和操作。（二）库房设施设备管理1.配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查、维护和保养，确保其性能良好。2.安装防盗报警装置、监控系统等安全防范设备，确保库房24小时处于监控状态。3.配备温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.配备防虫、防鼠设施，如防虫网、鼠夹、鼠药等，并定期进行检查和清理。5.档案架、柜应牢固、整齐，符合档案存放要求，便于档案的存放和查找。（三）档案存储方式1.档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。2.档案应采用纸质、电子等多种载体存储，重要档案应进行备份，备份载体应异地存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（四）库房日常管理1.档案库房应专人负责管理，管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案安全管理规定。2.严格控制库房人员出入，非库房管理人员未经批准不得进入库房。3.库房管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放位置正确。4.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。5.做好库房温湿度记录、设备运行记录等各项记录工作，确保记录真实、完整、准确。五、档案利用安全（一）查阅审批1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司主管领导审批后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.涉及机密、绝密档案的查阅，应严格按照公司保密制度的规定进行审批，由专人负责提供和监督查阅。（二）查阅场所与方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，不得将档案带出查阅场所。2.查阅档案时，应使用档案管理部门提供的查阅设备，不得擅自使用其他设备复制或拍摄档案。3.如需摘录、复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作，确保档案内容不被篡改或泄露。（三）归还与清点1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行清点、核对，确保档案完整无损。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人员应及时报告档案管理部门，并协助查明原因，采取相应的措施。六、档案数字化安全（一）数字化流程规范1.档案数字化应按照国家有关标准和公司规定的流程进行，确保数字化档案的质量。2.在数字化过程中，应采取有效的技术手段对档案进行加密处理，防止数据泄露。3.数字化操作人员应经过专业培训，熟悉数字化设备和软件的操作，确保操作规范、准确。（二）数据存储与管理1.数字化档案数据应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。2.建立数字化档案数据管理制度，对数据的访问、使用、修改等进行严格控制，确保数据安全。3.加强对数字化档案数据的安全防护，安装防火墙、防病毒软件等安全防护设备，防止数据被非法入侵或篡改。七、档案传输与交换安全（一）传输方式选择1.档案传输应根据档案的重要性、敏感性等因素选择安全可靠的传输方式，如加密网络传输、专人递送等。2.严禁通过不安全的网络渠道传输重要档案，如公共无线网络、不可信的即时通讯工具等。（二）传输过程保护1.在档案传输过程中，应采取加密等技术手段对档案进行保护，防止数据泄露。2.对传输的档案进行跟踪和监控，确保档案传输安全、及时到达目的地。（三）交换管理1.与外单位进行档案交换时，应签订档案交换协议，明确双方的权利和义务，确保档案交换安全。2.对外单位交换来的档案，应进行严格的检查和验收，如发现问题及时与对方沟通解决。八、档案安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案库房、设施设备、档案存储等进行安全检查，每月至少进行一次全面检查，每周进行一次局部检查。2.检查内容包括库房环境、消防设施、防盗设备、温湿度调节设备、档案存放情况等，确保各项安全措施落实到位。（二）专项检查1.根据档案管理工作的实际情况，适时开展专项安全检查，如档案数字化安全检查、档案利用安全检查等。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和标准，确保检查工作的针对性和有效性。（三）隐患排查与整改1.在安全检查过程中，应及时发现安全隐患，并进行详细记录，分析隐患产生的原因。2.对发现的安全隐患，应立即采取措施进行整改，明确整改责任人、整改期限和整改措施，确保隐患得到及时消除。3.对重大安全隐患，应立即停止相关档案管理活动，采取临时防护措施，并及时向上级报告，制定切实可行的整改方案，确保隐患整改到位。九、档案安全培训与教育（一）培训计划制定1.档案管理部门应根据公司档案安全生产工作的需要，制定年度档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应涵盖档案安全生产法律法规、制度操作规程、安全意识和技能等方面，确保员工全面了解档案安全知识。（二）培训内容与方式1.培训内容包括档案安全基本知识、档案收集整理保管利用安全、档案数字化安全、档案传输与交换安全、安全检查与隐患排查等。2.培训方式可采用集中培训、现场演示、案例分析、在线学习等多种形式，确保培训效果。（三）培训考核1.对参加档案安全培训的员工进行考核，考核方式可采用考试、实际操作等多种形式。2.考核结果应记录在员工培训档案中，对考核不合格的员工应进行补考或重新培训，确保员工掌握必要的档案安全知识和技能。十、档案安全应急预案（一）应急组织机构与职责1.成立档案安全应急指挥小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各相关部门负责人为成员。2.应急指挥小组负责制定和修订档案安全应急预案，组织实施应急演练，指挥和协调档案安全应急处置工作。（二）应急响应程序1.当发生档案安全事故或突发事件时，现场人员应立即报告档案管理部门，并采取必要的应急措施，防止事故扩大。2.档案管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，通知应急指挥小组成员和相关部门，组织开展应急处置工作。3.应急指挥小组应根据事故或事件的性质、严重程度等，迅速做出决策，指挥各应急救援小组开展救援工作，确保档案安全。（三）应急处置措施1.火灾事故：立即组织人员疏散，使用消防设施设备进行灭火，及时报警，并保护好现场。2.盗窃事故：立即报警，保护好现场，配合公安机关进行调查，对丢失的档案进行登记和查找。3.自然灾害事故：及时转移档案，采取防护措施，减少档案损失，并组织力量进行抢险救灾。4.其他事故：根据事故的具体情况，采取相应的应急处置措施，确保档案安全。（四