安全生产发文收文制度

PAGE安全生产发文收文制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产文件管理，确保安全生产信息及时、准确传达，规范文件的起草、审批、印发、接收、登记、传阅、存档等流程，提高工作效率，保障公司安全生产工作顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及与公司安全生产工作相关的外部单位之间安全生产文件的收发管理。（三）基本原则1.及时准确原则：确保安全生产文件能够及时、准确地传达给相关人员，避免信息延误或错误。2.规范有序原则：严格按照规定的流程进行文件的收发处理，保证文件管理工作规范、有序。3.安全保密原则：妥善保管安全生产文件，防止文件丢失、泄露，确保文件内容的安全性和保密性。二、发文管理（一）文件起草1.各部门根据安全生产工作需要，负责起草相关文件。文件内容应符合国家法律法规、行业标准以及公司安全生产政策要求，确保准确、完整、清晰。2.起草文件时，应明确文件主题、目的、依据、主要内容、执行要求等要素。涉及多个部门的文件，主办部门应主动与相关部门沟通协调，共同研究起草。（二）文件审核1.初稿完成后，起草部门应进行内部审核，确保文件内容符合部门职责和工作实际，语言表达准确规范。2.将审核后的文件提交至部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核文件的必要性、可行性、合规性以及与其他相关文件的协调性，提出审核意见。3.对于涉及公司重要安全生产决策、重大事项的文件，需提交公司安全生产管理委员会或相关领导进行审核。审核通过后方可进入下一流程。（三）文件审批1.根据文件性质和审批权限，由相应领导进行审批。一般文件由部门分管领导审批；重要文件由公司主要领导审批。2.审批人应认真审阅文件内容，签署明确的审批意见。同意印发的，签署“同意印发”字样并注明日期；不同意印发的，应详细说明理由并退回起草部门修改。（四）文件编号1.经审批通过的文件，由公司办公室负责统一编号。编号应遵循一定的规则，确保文件编号的唯一性和系统性。2.文件编号格式为：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。例如：2023SC01001，其中“2023”表示年份，“SC”表示安全生产部门代码，“01”表示文件类别代码（如通知、制度、报告等），“001”表示流水号。（五）文件印发1.办公室根据文件编号、审批意见以及文件格式要求，进行文件的排版、校对和印制。2.文件印制应保证质量，页面清晰、格式规范。对于重要文件或有特殊要求的文件，可采用专门的印刷方式或载体。3.印制完成的文件，由办公室按照规定的份数进行封装，并在封口处加盖公司印章。（六）文件发放1.办公室负责将印发的文件发放至相关部门和人员。发放方式可根据文件的紧急程度、重要性以及接收对象的范围选择邮寄、专人送达、内部网络传输等。2.对于纸质文件，应填写《安全生产文件发放登记表》，详细记录文件名称、编号、发放日期、接收部门、接收人等信息，并由接收人签字确认。3.通过内部网络传输的文件，应确保文件传输的准确性和完整性，并在相关系统中做好记录。三、收文管理（一）文件签收1.公司办公室负责签收外部来文和内部各部门报送的文件。签收时应认真核对文件的数量、封装情况等，确保文件完整无损。2.对于重要文件或紧急文件，应优先处理，及时通知相关领导和部门。（二）文件登记1.签收后的文件，办公室应立即进行登记。登记内容包括文件名称、编号、来文单位、发文日期、密级、份数、签收日期等。2.《安全生产文件收文登记表》应妥善保存，以便查询和统计文件收发情况。（三）文件传阅1.根据文件内容和工作需要，办公室确定文件的传阅范围。传阅范围应涵盖与文件相关的领导和部门负责人。2.文件传阅应遵循“先急后缓、先主要后次要”的原则，确保文件能够及时、准确地传达给相关人员。传阅过程中，应在《安全生产文件传阅单》上记录传阅人员姓名、传阅日期等信息。3.传阅人员应在规定时间内完成文件传阅，并签署意见。对于需要办理的文件，应及时将文件转交给相关部门或人员进行处理。（四）文件承办1.承办部门收到传阅后的文件后，应按照文件要求及时进行办理。办理过程中，应明确责任人员，制定具体的办理措施和时间节点，确保文件办理工作落到实处。2.对于涉及多个部门的文件，主办部门应主动协调相关部门共同办理，协办部门应积极配合，及时反馈办理进展情况。3.文件办理完成后，承办部门应将办理结果以书面形式反馈给办公室，并将相关文件资料整理归档。（五）文件催办1.办公室负责对文件承办情况进行跟踪催办。对于超过规定办理期限仍未完成的文件，应及时向承办部门发出《安全生产文件催办单》，督促承办部门加快办理进度。2.承办部门应在接到催办单后，及时说明原因，并采取有效措施尽快完成文件办理工作。（六）文件存档1.文件办理完毕后，承办部门应将文件原件、办理过程中形成的相关资料以及办理结果等一并移交公司档案室进行存档。2.档案室应按照档案管理规定，对安全生产文件进行分类、整理、编目和存储，确保文件资料的完整性和可查阅性。四、文件保密管理（一）保密范围1.涉及公司安全生产重要决策、技术资料、商业秘密、客户信息等内容的文件属于保密文件范畴。2.对于标注有“机密”“秘密”等密级的文件，应严格按照保密规定进行管理。（二）保密措施1.接触保密文件的人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露文件内容。未经批准，不得复制、摘抄、转借保密文件。2.在文件起草、审核、审批、印发、传递、使用、保管等过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、专人保管、限定查阅范围等。3.对于因工作需要必须查阅保密文件的人员，应履行审批手续，在指定地点查阅，并做好查阅记录。查阅完毕后，应及时归还文件，不得私自留存。（三）保密监督与检查1.公司办公室负责定期对安全生产文件保密管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对于违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。五、文件信息化管理（一）电子文件管理1.公司应建立安全生产电子文件管理系统，对电子文件进行集中存储、分类管理、检索查询和安全备份。2.电子文件的生成、编辑、审批、发布等应在电子文件管理系统中进行，确保文件处理过程的规范性和可追溯性。3.定期对电子文件进行清理和维护，删除过期、无用的文件，保证电子文件存储空间的合理利用。（二）文件共享与传输1.根据工作需要，可在公司内部网络平台上设置安全生产文件共享专区，方便相关人员查阅和下载文件。2.涉及外部单位的文件传输，应采用安全可靠的传输方式，如