酒店全生产档案管理制度

PAGE酒店全生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店安全生产管理，规范安全生产档案管理工作，确保安全生产档案的完整性、准确性和可追溯性，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本酒店实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内各部门、各岗位在安全生产活动中形成的各类文件、记录、资料等档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家安全生产法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映酒店安全生产实际情况，数据准确、表述清晰。3.完整规范原则：涵盖安全生产全过程，档案格式、分类、编号等应规范统一。4.便于查询原则：建立科学合理的档案管理体系，便于快速检索和查阅所需信息。二、档案管理职责（一）安全生产管理部门职责1.负责制定和完善酒店全生产档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门安全生产档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管酒店重要安全生产档案，建立档案目录和索引，确保档案的安全与完整。4.定期对安全生产档案进行整理、分析，为酒店安全生产决策提供依据。（二）各部门职责1.负责本部门安全生产档案的收集、整理、保管工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照酒店档案管理制度的要求，及时将整理好的档案移交安全生产管理部门。3.配合安全生产管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握安全生产相关知识，负责档案的日常管理工作。2.做好档案的收集、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案存放有序、便于查找。3.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。三、档案分类与编号（一）分类1.安全生产法律法规与标准档案：收集国家、地方及行业有关安全生产的法律法规、标准规范等文件。2.安全生产责任制档案：包括酒店各级人员安全生产责任制文件、责任书等。3.安全管理制度档案：涵盖酒店安全生产各项管理制度，如安全检查制度、隐患排查治理制度、安全教育培训制度等。4.安全操作规程档案：各岗位安全操作规程文件。5.安全培训教育档案：员工安全培训计划、培训记录、考核资料等。6.安全检查与隐患排查档案：安全检查记录、隐患排查报告、整改措施及结果等。7.应急管理档案：应急预案、应急演练计划、演练记录、应急物资储备清单等。8.事故管理档案：事故报告、调查处理资料、事故分析报告等。9.安全投入档案：安全设施设备购置、维护费用记录，安全生产奖励与处罚费用等。10.其他安全生产档案：与安全生产相关的其他文件、资料。（二）编号采用分类编号法，按照上述分类顺序，依次用阿拉伯数字进行编号。例如：1.安全生产法律法规与标准档案编号为：AQ012.安全生产责任制档案编号为：AQ023.……10.其他安全生产档案编号为：AQ10每个大类下可根据实际情况进一步细分小类，并进行相应编号。如安全检查与隐患排查档案下，可分为日常检查、专项检查等小类，分别编号为AQ0701、AQ0702等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责安全生产档案的收集工作，确保档案资料及时、完整收集。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文档、照片、录像等各种形式。3.对于外来文件，如安全生产法律法规、标准规范等，应及时登记、签收，并进行有效管理。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案应进行编号，并编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对于纸质档案，应去除金属物，采用A4纸规格进行装订或折叠，保持整齐美观。4.电子文档应按照规范的文件名命名，并存储在指定的服务器或存储设备上，同时建立相应的电子目录索引。五、档案归档与保管（一）归档1.各部门整理好的安全生产档案应定期移交安全生产管理部门进行归档。2.安全生产管理部门收到档案后，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.对归档的档案应按照编号顺序进行存放，建立档案台账，记录档案的归档日期、保管期限等信息。（二）保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。3.对电子档案应进行备份存储，定期检查备份数据的完整性，防止数据丢失。4.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员离开时应确保库房门窗关闭、设备断电。5.按照档案保管期限的要求，定期对档案进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.酒店内部人员因工作需要查阅安全生产档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交安全生产管理部门审批。3.安全生产管理部门批准后，档案管理人员应按照申请表要求提供档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理人员同意。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅安全生产档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人、安全生产管理部门负责人签字同意后，报酒店分管领导审批。3.档案管理人员按照审批意见办理借阅手续，借阅人员应出具有效身份证件，并在《档案借阅登记簿》上签字登记。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。七、档案保密与销毁（一）保密1.设置档案保密级别，根据档案内容的敏感程度，分为绝密、机密、秘密三个级别。2.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对不同级别的档案采取相应的保密措施。3.查阅、借阅保密档案时，应严格履行审批手续，限定查阅、借阅范围，并对查阅、借阅过程进行监督。4.严禁在非保密场所谈论、传播保密档案内容，不得擅自复制、摘抄、泄露保密档案信息。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的安全生产档案，由安全生产管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经酒店分管领导审批后，由档案管理人员会同相关部门人员共同进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档