写字楼物业服务指南与办公规范管理制度

写字楼物业服务指南与办公规范管理制度写字楼物业服务指南一、前台服务（一）接待指引前台工作人员需保持良好的形象和热情的态度，每日提前到岗做好准备工作。当访客到来时，要主动问好，询问访客信息及来访目的。对于预约访客，迅速核对信息后联系被访者，在得到确认后指引访客前往相应区域；对于未预约访客，礼貌地请访客稍作等待，及时与被访者沟通，征得同意后再进行接待安排。前台需配备清晰的楼层分布指示图和各公司位置信息，以便为访客准确指引路线。在指引过程中，要走在访客前方适当距离，保持侧身和回头交流，确保访客能跟上且不感到不适。（二）信件与快递收发设立专门的信件和快递存放区域，并进行分类管理。对收到的信件和快递进行登记，详细记录收件人姓名、公司名称、收件日期等信息。及时通知收件人领取，可通过电话、短信或在写字楼内部公告栏发布取件信息等方式。对于长时间无人领取的信件和快递，要妥善保管并定期清理，避免占用过多空间。在发放信件和快递时，要求收件人签字确认，确保收发流程的准确性和可追溯性。同时，提醒收件人检查物品是否完好，如有异常及时反馈。（三）信息咨询前台工作人员要熟悉写字楼的基本情况，包括入驻企业信息、公共设施分布、周边配套等。对于租户和访客提出的各类咨询问题，要耐心、准确地解答。对于一些复杂问题，如涉及特殊政策或专业知识的，要及时联系相关部门或专业人员获取准确信息，并在第一时间回复咨询者。建立常见问题解答库，不断更新和完善内容，以便工作人员快速查询和解答。同时，鼓励工作人员积极学习新知识，提高信息咨询服务的质量和效率。二、安保服务（一）门禁管理写字楼采用先进的门禁系统，租户员工需凭门禁卡或其他授权方式进入。安保人员要严格监督门禁系统的正常运行，定期检查门禁设备的完好性，确保门禁功能正常。对于新入驻租户，要及时为其办理门禁卡，并进行使用培训和相关安全提示。在日常工作中，安保人员要加强对门禁区域的巡逻，防止无关人员尾随进入写字楼。对于未携带门禁卡或门禁卡异常的人员，要进行身份核实，确认无误后协助其进入。同时，要定期更新门禁权限，对于离职员工或不再使用的权限及时进行注销。（二）巡逻检查制定详细的巡逻计划，明确巡逻路线、时间和重点区域。安保人员要按照计划进行定时巡逻，包括写字楼的公共区域、楼梯间、电梯前室、停车场等。在巡逻过程中，要仔细检查设施设备的运行状况、有无安全隐患、是否存在违规行为等。巡逻人员要配备必要的通讯设备和巡逻记录工具，及时记录巡逻情况。对于发现的问题，要及时报告并采取相应的处理措施。如遇到突发情况，要立即启动应急预案，确保写字楼的安全稳定。（三）监控管理设置专门的监控室，配备专业的监控人员24小时值班。监控人员要熟练掌握监控系统的操作方法，实时监控写字楼内各个区域的情况。对于监控画面中的异常情况，如人员聚集、可疑行为等，要及时进行跟踪监测，并通知相关巡逻人员前往现场查看。定期对监控设备进行维护和保养，确保监控画面清晰、系统运行稳定。同时，要严格遵守监控数据的保密制度，未经授权不得对外提供监控信息。三、保洁服务（一）公共区域清洁每日对写字楼的大厅、走廊、电梯间等公共区域进行全面清扫，包括地面吸尘、擦拭、消毒等工作。保持地面干净整洁，无杂物、无污渍。定期对墙面、天花板进行清洁，去除灰尘和污渍。电梯内部要每日进行清洁，擦拭电梯轿厢内壁、按钮等部位，保持电梯的整洁和卫生。同时，要及时清理电梯内的垃圾和杂物，确保电梯的正常运行。公共卫生间要定时进行清扫和消毒，保持通风良好，无异味。提供充足的卫生纸、洗手液等用品，并及时补充。定期对卫生间的设施设备进行检查和维护，确保其正常使用。（二）垃圾处理在写字楼内设置合理数量的垃圾桶，并定期进行清理。对于可回收垃圾和不可回收垃圾要进行分类投放和处理，提高资源利用率。垃圾清理人员要及时将垃圾桶内的垃圾清理干净，避免垃圾外溢。定期对垃圾存放区域进行消毒和除臭处理，防止滋生细菌和蚊虫。同时，要与专业的垃圾处理公司合作，确保垃圾得到及时、环保的处理。（三）专项清洁根据季节和实际情况，定期对写字楼的门窗、玻璃进行清洁。采用专业的清洁工具和清洁剂，确保门窗、玻璃干净透明，无污渍、无水痕。在重大节日或活动前后，对写字楼进行全面的专项清洁，包括对装饰物品的清洁和整理等。同时，根据租户的需求，提供个性化的清洁服务，如办公室深度清洁等。四、工程维护服务（一）设施设备维护建立完善的设施设备档案，对写字楼内的电梯、空调、消防设备、给排水系统等设施设备进行详细记录，包括设备型号、购置时间、维修保养记录等。制定科学合理的设施设备维护计划，定期进行检查、保养和维修。对于电梯，要按照规定的时间进行维护保养，确保其安全运行。定期检查电梯的运行状况、安全装置等，及时发现和处理潜在的安全隐患。对于空调系统，要定期清洗滤网、检查制冷制热效果等，保证室内空气质量和舒适度。消防设备是保障写字楼安全的关键，要定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。包括检查灭火器的压力、消防栓的水压、火灾报警系统的灵敏度等。同时，要组织租户进行消防演练，提高租户的消防意识和应急处理能力。（二）水电维修安排专业的水电维修人员24小时值班，随时处理水电突发故障。水电维修人员要定期对水电线路进行检查，及时发现和排除安全隐患。对于租户报修的水电问题，要及时响应，一般故障要在规定时间内修复，重大故障要及时制定维修方案并组织实施。在进行水电维修时，要严格遵守操作规程，确保维修工作的安全和质量。同时，要做好维修记录，包括维修时间、故障原因、维修方法等，以便后续查询和分析。（三）装修管理对于租户的装修申请，要进行严格审核。要求租户提供详细的装修设计方案、施工图纸等资料，确保装修方案符合写字楼的整体规划和安全要求。在审核过程中，要重点关注消防、结构安全等方面的问题，对于不符合要求的装修方案要及时提出修改意见。在装修施工过程中，要加强现场管理。安排专人进行监督检查，确保施工安全和施工质量。要求施工单位遵守写字楼的装修管理规定，如施工时间、噪音控制等。同时，要定期对装修现场进行巡查，及时发现和处理施工过程中出现的问题。装修完工后，要组织相关人员进行验收。验收内容包括装修工程质量、消防设施等是否符合要求。对于验收合格的租户，要及时办理相关手续；对于验收不合格的租户，要要求其限期整改，整改合格后方可投入使用。写字楼办公规范管理制度一、出入管理规范（一）员工出入写字楼租户员工需凭有效的门禁卡或工作证出入写字楼。在上班高峰时段，安保人员要加强引导，确保人员有序进出。员工要自觉遵守写字楼的出入时间规定，不得随意在门禁处停留、打闹，影响他人通行。如员工丢失门禁卡或工作证，应及时向所在公司和写字楼管理处报备，并按照规定办理补办手续。在补办期间，可凭公司开具的临时出入证明进出写字楼。（二）访客出入访客进入写字楼需在前台进行登记，填写访客登记表，包括姓名、单位、来访目的、被访人姓名等信息。前台工作人员要严格核实访客身份和来访信息，确保访客的合法性和安全性。访客需佩戴访客证方可进入写字楼相应区域，离开时要将访客证交回前台。对于携带大件物品进入写字楼的访客，要进行详细登记和检查，防止危险物品或违禁物品进入。二、办公区域规范（一）环境卫生租户要保持自己办公区域的整洁卫生，定期清理办公桌面和文件资料，不得在办公区域内乱堆乱放杂物。垃圾要分类投放至指定的垃圾桶内，不得随意丢弃。严禁在办公区域内吸烟，如需吸烟应前往指定的吸烟区域。禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔纸屑等不文明行为。对于违反环境卫生规定的租户，写字楼管理处将进行警告和批评教育，情节严重的将给予相应的处罚。（二）噪音管理在办公区域内要保持安静，不得大声喧哗、吵闹，以免影响他人办公。使用办公设备时要注意控制音量，如打印机、复印机等设备产生的噪音较大时，要尽量选择在非办公高峰时段使用。租户如需举办会议或活动，应提前向写字楼管理处申请，选择合适的场地，并采取有效的隔音措施，减少对周边办公区域的影响。（三）安全管理租户要加强自身办公区域的安全管理，做好防火、防盗、防泄密等工作。下班时要关闭门窗、电器设备等，确保办公区域的安全。不得在办公区域内私拉乱接电线，不得使用大功率电器，以免引发电气火灾。租户要妥善保管好自己的贵重物品和重要文件资料，设置必要的安全防范措施，如安装门锁、使用保险柜等。对于发现的安全隐患要及时报告写字楼管理处，共同做好安全防范工作。三、公共设施使用规范（一）电梯使用乘坐电梯时要文明有序，不得在电梯内打闹、蹦跳，不得随意按下电梯内的紧急呼叫按钮。等候电梯时要站在安全黄线以外，先下后上，不得强行挤入电梯。如遇电梯故障被困，要保持冷静，耐心等待救援。通过电梯内的紧急呼叫装置与外界取得联系，准确报告被困人数和所在楼层等信息。不得试图自行撬门或采取其他危险行为。（二）会议室使用租户如需使用写字楼的会议室，需提前向写字楼管理处进行预约登记，填写会议室使用申请表，注明使用时间、人数、会议内容等信息。管理处将根据实际情况进行安排，确保会议室的合理使用。使用会议室时要爱护室内设施设备，保持会议室的整洁卫生。会议结束后，要及时清理会议现场，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备和门窗。如有损坏或丢失设施设备的情况，要照价赔偿。（三）停车场使用写字楼停车场实行统一管理，租户员工和访客需按照规定的停车区域和停车方式停放车辆。不得随意占用他人车位或消防通道，不得在停车场内超速行驶、鸣笛等。租户需办理停车卡，按照规定的收费标准缴纳停车费用。停车场内配备有监控设备，车辆停放期间请车主自行保管好车内贵重物品，如有丢失，写字楼管理处不承担赔偿责任。四、节能管理规范（一）水电节能租户要养成良好的节能习惯，随手关灯、关水龙头，避免长明灯、长流水现象。在自然光线充足的情况下，尽量减少人工照明的使用。合理设置空调温度，夏季空调温度不低于26℃，冬季空调温度不高于20℃。写字楼管理处将定期对水电消耗情况进行统计和分析，对于水电消耗过高的租户，将进行提醒和指导，帮助其采取有效的节能措施。（二）办公用品节能租户在使用办公用品时要注重节约，尽量减少纸张的浪费。提倡双面打印、复印，对于非重要文件可采用电子文档形式进行传输和保存。合理使用办公设备，避免设备长时间待机，降低能源消耗。写字楼管理处可定期组织节能宣传活动，提高租户的节能意识，共同营造节约能源的良好氛围。五、违规处理（一）违规行为认定写字楼管理处将对租户在办公过程中的各种行为进行监督和检查，对于违反写字楼办公规范管理制度的行为进行认定。违规行为包括但不限于出入管理违规、办公区域环境卫生违规、公共设施使用违规、节能管理违规等。（二）处理方式对于首次违规的租户，写字楼管理处将以书面或口