档案安全生产管理制度

PAGE档案安全生产管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全生产管理，确保档案的完整、安全，充分发挥档案在公司生产经营活动中的作用，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位涉及档案管理的安全生产活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，预防为主，综合治理，确保档案不发生丢失、损坏、泄密等安全事故。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理和安全生产的法律法规、行业标准，依法开展档案安全生产工作。3.全员参与原则：档案安全生产涉及公司全体员工，各部门、各岗位应积极履行安全职责，共同做好档案安全生产工作。4.科学管理原则：运用先进的技术和管理手段，提高档案安全生产管理水平，确保档案安全管理工作的科学性、有效性。二、档案安全管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理和安全生产的法律法规、方针政策及行业标准，制定和完善公司档案安全生产管理制度，并组织实施。2.负责公司档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，确保档案的质量和安全。3.定期组织档案安全检查，对发现的安全隐患及时督促整改，对重大安全问题及时报告公司领导。4.开展档案安全教育培训，提高员工的档案安全意识和技能。5.负责档案安全设施设备的配备、维护和管理，确保其正常运行。6.参与公司涉及档案安全的应急处置工作，协助有关部门进行调查和处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并确保档案的真实、完整、准确。2.按照公司档案安全生产管理制度的要求，做好本部门档案的保管和安全防范工作，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生。3.配合公司档案管理部门开展档案安全检查和整改工作，及时反馈本部门档案安全情况。4.组织本部门员工参加档案安全教育培训，提高员工的档案安全意识。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理和安全生产的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、编目、上架、借阅登记等，确保档案管理工作规范有序。3.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，发现问题及时报告并处理。4.对档案的利用情况进行登记和统计，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案的安全使用。5.协助公司档案管理部门开展档案安全检查和整改工作，积极提出改进意见和建议。三、档案收集与整理安全（一）收集安全1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案收集的完整性。2.档案收集过程中，应注意保护文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造档案。3.对于重要的档案资料，应采取必要的安全防护措施，如专人护送、加密传输等，防止在收集过程中发生丢失、损坏等情况。（二）整理安全1.档案管理人员应按照档案整理的规范和标准，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.在整理档案过程中，应注意保护档案的载体和字迹，避免因操作不当造成档案损坏。3.对整理过程中发现的问题，如档案缺失、内容不完整等，应及时与相关部门或人员核实，确保档案整理的准确性。四、档案保管安全（一）库房选址与建设1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源、污染源等危险区域。2.档案库房的建设应符合国家有关建筑设计防火规范和档案保管的要求，具备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。3.库房内应设置必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并确保其正常运行。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和管理。2.档案存放应采用密集架、档案柜等方式，确保档案存放的稳固和安全。3.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，以防止档案损坏。（三）库房管理1.档案库房应实行专人管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.库房管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案存在的问题，如霉变、虫蛀、破损等。3.严格控制库房的温湿度，根据档案保管的要求，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.做好库房的清洁卫生工作，保持库房内整洁干净，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。5.定期对库房的安全设施设备进行检查和维护，确保其性能良好，能够正常发挥作用。五、档案利用安全（一）借阅管理1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请表进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并将档案交借阅人当面清点。3.借阅人应严格按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，不得泄露档案内容。（二）查阅管理1.公司内部人员因工作需要查阅档案，可到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程的安全。2.如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门的印章。3.查阅人员不得将档案带出档案查阅室，不得擅自拍摄、扫描档案内容。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、复印等利用情况进行详细登记。2.登记内容应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用档案名称、数量、用途、归还日期等信息。3.档案利用登记应定期进行整理和归档，以便于查询和统计。六、档案数字化安全（一）数字化流程安全1.档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，制定详细的数字化工作计划和流程。2.在数字化过程中，应采取必要的安全防护措施，如对数字化设备进行定期检查和维护，防止数据丢失、损坏等情况发生。3.数字化操作人员应经过专业培训，熟悉数字化设备的操作方法和安全注意事项，严格按照操作规程进行操作。（二）数据存储与备份安全1.数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.对存储设备应进行加密处理，设置访问权限，防止数据被非法获取和篡改。3.定期对数字化档案数据进行检查和校验，确保数据的准确性和完整性。（三）网络安全1.档案数字化工作涉及网络传输的，应采取必要的网络安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、加密传输等，防止网络攻击和数据泄露。2.对数字化工作所使用的网络进行定期检查和维护，确保网络的正常运行。3.严格控制网络访问权限，对涉及档案数字化的网络设备和系统，应设置专人管理和操作，防止未经授权的人员访问。七、档案安全检查与隐患整改（一）安全检查1.公司档案管理部门应定期组织档案安全检查，检查内容包括档案库房设施设备、档案保管状况、档案利用情况、档案数字化安全等方面。2.安全检查可采取日常检查、定期检查、专项检查等方式进行。日常检查由库房管理人员每天进行，定期检查每月至少进行一次，专项检查根据实际情况适时开展。3.安全检查应制定详细的检查方案，明确检查人员、检查内容、检查方法和检查时间等，确保检查工作的全面性和有效性。（二）隐患整改1.对安全检查中发现的安全隐患，应及时下达整改通知书，明确整改责任人、整改措施和整改期限。2.整改责任人应按照整改通知书的要求，认真组织实施整改工作，确保安全隐患得到及时消除。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，对整改不到位的，应督促整改责任人继续整改，直至安全隐患彻底消除。4.对因安全隐患整改不力导致发生档案安全事故的，将依法依规追究相关责任人的责任。八、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.公司档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、应急救援措施等内容。2.应急预案应根据公司实际情况和档案安全管理的特点，定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.公司应定期组织档案安全应急演练，演练内容包括火灾、水灾、失窃等突发事件的应急处置。2.通过应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高员工的应急处置能力和协同配合能力。3.应急演练结束后，应及时对应急演练情况进行总结评估，针对演练中发现的问题，及时对应急预案进行修订和完善。（三）应急处置1.发生档案安全事故时，应立即启动档案安全应急预案，迅速组织人员进行应急处置。2.应急处置过程中，应采取必要的措施，如抢救档案、保护现场、调查原因等，最大限度地减少事故损失。3.及时向上级主管部门报告事故情况，并配合有关部门进行调查和处理。九、档案安全教育培训（一）培训计划1.公司档案管理部门应制定档案安全教育培训计划，明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司档案安全生产管理的实际需要和员工的岗位特点，有针对性地开展培训工作。（二）培训内容1.档案管理法律法规和行业标准，如《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等。2.档案安全管理制度和操作规程，如档案收集、整理、保管、利用等环节的安全要求。3.档案安全知识和技能，如档案库房管理、档案数字化安全、档案应急处置等方面的知识和技能。4.职业道德和保密意识教育，培养员工的敬业精神和保密观念。（三）培训方式1.内部培训：由公司档案管理部