酒店行政部公章使用管理制度

酒店行政部公章使用管理制度一、总则1.目的为加强酒店行政部公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护酒店的正常经营秩序和合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店行政部公章的使用、保管及相关管理活动。3.定义本制度所指行政部公章是酒店行政部代表部门行使职权的法定印章，具有法律效力，用于以行政部名义发出的各类文件、信函、证明等。二、公章的刻制与启用1.刻制酒店行政部公章的刻制必须严格按照国家有关规定和酒店相关程序执行。由行政部提出申请，详细说明刻制原因、用途等，经酒店总经理批准后，由行政部安排专人到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，刻章单位应出具相应的刻制证明，行政部要妥善保存该证明以备查。2.启用新刻制的公章在启用前，行政部应做好备案工作。将公章的样式、启用日期等信息详细记录在酒店内部的印章管理档案中，并报送酒店财务部、法务部等相关部门知晓。同时，由行政部发布公章启用通知，明确公章正式启用的日期和使用范围。三、公章的保管1.保管人行政部公章由行政部指定专人负责保管。保管人应具备良好的政治素质和职业道德，工作认真负责，保密意识强。保管人必须经过严格的审查和培训，熟悉公章管理的相关制度和规定。保管人在任职期间如发生岗位变动或其他不能继续保管公章的情况，行政部应及时重新指定保管人，并办理公章交接手续。2.保管要求公章应存放在专门的保险柜或安全的印章箱内，保险柜或印章箱的钥匙由保管人专人保管，不得随意交予他人。保管人应定期检查公章的存放情况，确保公章的安全。如发现公章有异常情况，如损坏、丢失等，应立即向行政部负责人报告，并采取相应的措施。3.保管环境公章保管的场所应具备防火、防潮、防盗等安全条件。严禁在保管公章的场所堆放易燃易爆物品或进行其他可能影响公章安全的活动。同时，保管场所应保持整洁、干燥，以保证公章的清晰和完好。四、公章的使用范围1.文件类以行政部名义发布的各类通知、通报、报告等文件，在经过行政部负责人审核、酒店总经理批准后，可以使用行政部公章。这些文件包括但不限于人事调动通知、内部管理制度修订通知、部门工作总结报告等。2.证明类为员工开具的与行政部职责相关的各类证明，如工作证明、收入证明、请假证明等，可以使用行政部公章。开具有关证明时，必须严格按照酒店规定的流程进行审核，确保证明内容的真实性和准确性。3.协议类涉及行政部对外签订的一般合作协议、意向书等，在经过酒店法务部门审核并报酒店总经理批准后，可以使用行政部公章。但对于涉及重大经济利益、法律责任的协议，应使用酒店法人公章。4.其他事项其他经酒店总经理批准需要使用行政部公章的事项。如在特殊情况下，需要使用行政部公章对一些临时性事务进行确认或证明等。五、公章的使用流程1.申请需要使用行政部公章的部门或个人，应填写《公章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印日期等信息。申请表应经部门负责人签字同意后，方可提交至行政部。2.审核行政部收到《公章使用申请表》后，应首先对用印申请进行初步审核。审核内容包括用印事由是否合理、用印文件是否符合酒店相关规定等。对于重要的用印申请，行政部应及时报酒店总经理审批。如发现用印申请存在问题或不完整，行政部应及时与申请人沟通，要求其补充完善相关信息。3.审批一般情况下，用印申请经行政部负责人审核同意后即可用印。但对于涉及重大事项、重要文件或金额较大的用印申请，必须报酒店总经理审批。总经理应根据实际情况进行认真审查，并在《公章使用申请表》上签署审批意见。4.用印在收到审批通过的《公章使用申请表》后，公章保管人应严格按照申请表上的内容进行用印。用印时，应确保公章清晰、端正，盖在文件规定的位置。对于需要加盖骑缝章的文件，保管人应仔细操作，保证骑缝章的完整性和连贯性。用印完成后，保管人应在《公章使用登记簿》上详细记录用印情况，包括用印日期、用印事由、用印文件名称及份数、申请人姓名等信息。同时，保管人应将《公章使用申请表》与《公章使用登记簿》一并存档保存，以备查阅。六、特殊情况的处理1.紧急用印如遇紧急情况需要立即使用行政部公章，但无法及时办理正常审批手续时，申请人应先通过电话或其他方式向行政部负责人和酒店总经理报告，经同意后可以先行用印。在用印后24小时内，申请人必须补齐《公章使用申请表》及相关审批手续。2.外出用印因工作需要将行政部公章带出酒店使用时，必须经酒店总经理批准。外出用印时，应安排两名以上人员共同携带公章，并确保公章的安全。外出用印结束后，携带人员应及时将公章交回保管人，并在《公章使用登记簿》上注明外出用印的情况。3.异地文件用印对于需要在异地签署的文件，如无法将文件带回酒店用印，可以采用传真或扫描的方式将文件传回酒店。经审核批准后，在文件上加盖行政部公章，然后再将盖章后的文件传真或扫描回异地。同时，应将原件及时寄回酒店存档。七、公章的停用与销毁1.停用当行政部公章因更换、损坏、机构变更等原因需要停用时，行政部应及时发布公章停用通知，明确停用日期和相关事宜。同时，将停用的公章交回行政部，由保管人妥善保管。停用的公章在未办理销毁手续前，任何人不得擅自使用。2.销毁停用的公章应按照国家有关规定及时进行销毁。由行政部提出销毁申请，填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁原因、公章样式、启用及停用日期等信息，经酒店总经理批准后，安排专人到公安机关指定的销毁单位进行销毁。销毁完成后，销毁单位应出具销毁证明，行政部应将销毁证明和《公章销毁申请表》一并存档保存。八、监督与责任追究1.监督检查酒店应定期对行政部公章的使用和管理情况进行监督检查。检查内容包括公章的保管情况、使用流程是否合规、登记记录是否完整等。对于检查中发现的问题，应及时责令相关人员进行整改。2.责任追究若因公章保管人保管不善导致公章丢失、被盗用，或因公章使用人违规用印给酒店造成损失的，将根据酒店有关规定追究相关人员的责任。情节较轻的，给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，解除劳动合同；构成犯罪的，依法追究刑事责任。同时，对于因审核、审批不严导致的用印问题，也将追究相关审核、审批人员的责任。九、附则本制度自发布之日起施行，此前与本制度不一致的规定同时废止。本制度由酒店行政部负责解释和修订。如国家法律法规和酒店相关