企业生产档案管理制度

PAGE企业生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案管理，确保生产档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥生产档案在公司生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各生产部门、车间、班组以及与生产活动相关的职能部门和人员。（三）定义1.生产档案：指公司在生产活动过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录、图表、数据等，包括但不限于生产计划、工艺文件、设备档案、质量记录、生产报表等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的生产文件资料按照规定的程序和要求，移交档案管理部门或指定的专人进行保存的过程。3.保管期限：根据生产档案的重要程度和历史价值，确定其应保存的时间期限，分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司生产档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导公司生产档案管理工作。2.真实性原则：生产档案应如实反映公司生产活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理生产活动各环节产生的文件资料，保证生产档案的完整性。4.准确性原则：生产档案的记录和表述应准确无误，数据应真实可靠，避免模糊不清或歧义。5.及时性原则：生产文件资料应及时形成、及时整理、及时归档，确保档案信息的时效性。6.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的生产档案，应严格按照保密制度进行管理，防止信息泄露。二、生产档案的分类与编号（一）分类1.生产计划类：包括年度生产计划、季度生产计划、月度生产计划、周生产计划等。2.工艺文件类：工艺流程图、工艺卡片、操作规程、作业指导书等。3.设备档案类：设备台账、设备购置合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备维修记录、设备报废记录等。4.质量记录类：原材料检验报告、半成品检验报告、成品检验报告、质量检验记录、不合格品处理记录等。5.生产报表类：生产日报表、生产月报表、生产进度报表、产量报表、质量报表等。6.技术文件类：新产品研发资料、技术改进方案、技术总结报告等。7.安全与环保类：安全生产规章制度、安全检查记录、环保监测报告、环境应急预案等。8.其他类：与生产活动相关的合同协议、会议纪要、通知、报告等。（二）编号1.编号规则：采用“大类代码+流水号”的方式进行编号。大类代码采用两位数字表示，具体如下：生产计划类：01工艺文件类：02设备档案类：03质量记录类：04生产报表类：05技术文件类：06安全与环保类：07其他类：08流水号采用六位数字表示，从000XXX开始依次递增。2.编号示例：如一份工艺文件类的操作规程，编号为02000001；一份设备档案类的设备购置合同，编号为03000002。三、生产档案的形成与收集（一）形成1.各生产部门、车间、班组以及相关职能部门应明确专人负责生产文件资料的形成工作，确保文件资料的及时、准确和完整。2.在生产活动过程中，应按照相关标准和规范，如实记录生产计划的执行情况、工艺操作过程、设备运行状况、质量检验结果等信息，形成相应的文件资料。3.对于重要的生产决策、技术创新、质量事故等事件，应及时形成专项报告，并附上相关的证明材料和原始记录。（二）收集1.各部门应定期对本部门形成的生产文件资料进行收集和整理，确保文件资料的齐全和完整。2.对于跨部门的生产活动，涉及的部门应相互配合，及时收集和传递相关的文件资料，确保整个生产过程的文件资料能够完整收集。3.在生产任务完成后，各部门应及时将整理好的生产文件资料移交档案管理部门或指定的专人进行归档。四、生产档案的整理与归档（一）整理1.档案管理部门或指定的专人收到生产文件资料后，应按照分类和编号规则进行整理。2.对每份文件资料进行核对，确保文件资料的内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。3.去除文件资料上的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其大小一致，便于装订和保管。4.按照文件资料的类别和时间顺序进行排列，同一类别的文件资料应按照重要程度和形成时间先后顺序排列。（二）归档1.整理好的生产文件资料应及时进行归档，建立档案目录，注明文件资料的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.将归档的文件资料装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）面上标明档案类别、编号范围、年度等信息。3.档案管理部门应建立电子档案库，将生产档案的电子文件进行备份存储，同时建立电子档案目录，便于检索和查询。五、生产档案的保管（一）保管场所与设施1.公司应设立专门的档案库房，用于存放生产档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的保管设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限与鉴定1.根据生产档案的重要程度和历史价值，确定其保管期限。保管期限的划分应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。2.档案管理部门应定期对已到保管期限的生产档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责具体工作。档案鉴定小组应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及专业技术人员组成。3.档案鉴定小组应根据档案的实际情况，对档案的保存价值进行评估，提出鉴定意见。对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（三）档案的借阅与归还1.公司内部人员因工作需要借阅生产档案，应填写《生产档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅登记手续。借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应责任。4.外部单位因工作需要查阅生产档案，应提前向公司提出书面申请，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格按照公司的保密制度进行管理。六、生产档案的利用与统计（一）利用1.档案管理部门应积极开发生产档案信息资源，为公司的生产经营、管理决策、技术创新等提供服务。2.根据公司的需求，档案管理部门应及时整理和提供相关的生产档案资料，编制档案检索工具，如目录索引、电子检索系统等，方便公司内部人员查阅和利用。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的生产档案，应严格按照保密制度进行利用，防止信息泄露。（二）统计1.档案管理部门应建立生产档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案的数量、类别、保管期限、借阅情况、利用效果等。统计数据应准确、及时、完整，并定期向上级主管部门报送。3.通过对生产档案统计数据的分析，总结档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，及时采取措施加以改进，提高档案管理工作水平。七、生产档案的保密与安全（一）保密1.公司应建立健全生产档案保密制度，明确保密责任，加强对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的生产档案的管理。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在档案的整理、归档、保管、利用等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.对于涉及保密信息的生产档案，应在档案封面或文件资料上标明“机密”、“秘密”等字样，并按照规定的范围进行传阅和使用。（二）安全1.档案管理部门应加强对生产档案安全管理工作的领导，建立健全档案安全管理制度，落实安全责任。2.档案库房应配备必要的安全设施设备，如防