安全生产文件档案制度

PAGE安全生产文件档案制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产文件档案管理，确保安全生产文件档案的完整性、准确性和系统性，为公司安全生产决策、管理和监督提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目在安全生产活动中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家安全生产法律法规以及行业主管部门的相关规定，确保文件档案管理活动合法合规。2.真实准确原则：文件档案应如实反映安全生产工作的实际情况，数据准确、内容完整，不得弄虚作假。3.及时归档原则：安全生产文件形成后，应按照规定及时整理归档，防止文件丢失或损坏。4.便于利用原则：文件档案的管理应便于查阅、检索和使用，提高工作效率。二、文件档案管理职责（一）安全生产管理部门职责1.负责制定安全生产文件档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门安全生产文件档案的收集、整理、归档和保管工作。3.负责对安全生产重要文件档案进行审核、把关，确保文件质量。4.定期对安全生产文件档案进行清理、鉴定，销毁过期或无用的文件档案。5.建立安全生产文件档案信息管理系统，实现文件档案的信息化管理，提高利用效率。（二）各部门职责1.负责本部门安全生产文件的收集、整理、分类和初步审核工作，并及时移交公司安全生产管理部门归档。2.明确专人负责本部门安全生产文件档案的日常管理，确保文件档案的安全和完整。3.严格按照公司安全生产文件档案管理制度的要求，规范本部门文件档案的形成、流转和使用流程。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责安全生产文件档案的接收、登记、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案存放有序、查找方便。3.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.积极为公司各部门提供档案查阅服务，按照规定办理档案借阅手续，及时催还借阅档案。5.协助安全生产管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，确保档案信息安全。三、文件的分类与编号（一）文件分类1.法律法规类：国家及地方有关安全生产的法律法规、规章、标准、规范性文件等。2.公司制度类：公司制定的安全生产管理制度、操作规程、应急预案等。3.安全检查类：安全检查计划、检查表、检查报告、隐患排查治理记录等。4.教育培训类：安全生产培训计划、教材、记录、证书等。5.事故管理类：事故报告、调查处理文件、事故统计分析资料等。6.安全投入类：安全费用预算、使用记录、安全设施设备购置及维护费用等相关文件。7.其他类：与安全生产相关的其他文件，如会议纪要、工作汇报、技术资料等。（二）编号规则1.法律法规类：采用“LF年份序号”的编号方式，其中“LF”代表法律法规类，年份为文件发布年份，序号为该年份内法律法规的顺序编号。2.公司制度类：采用“GZ年份序号”的编号方式，“GZ”代表公司制度类，年份为制度发布年份，序号为该年份内公司制度的顺序编号。3.安全检查类：采用“JC年份月份序号”的编号方式，“JC”代表安全检查类，年份为检查年份，月份为检查月份，序号为该月内安全检查的顺序编号。4.教育培训类：采用“JY年份序号”的编号方式，“JY”代表教育培训类，年份为培训年份，序号为该年份内教育培训活动的顺序编号。5.事故管理类：采用“SG年份序号”的编号方式，“SG”代表事故管理类，年份为事故发生年份，序号为该年份内事故的顺序编号。6.安全投入类：采用“TR年份序号”的编号方式，“TR”代表安全投入类，年份为投入年份，序号为该年份内安全投入相关文件的顺序编号。7.其他类：采用“QT年份序号”的编号方式，“QT”代表其他类，年份为文件形成年份，序号为该年份内其他类文件的顺序编号。四、文件的形成与收集（一）文件形成1.公司各部门在安全生产工作中应按照相关法律法规、行业标准和公司制度要求，及时形成各类安全生产文件。文件内容应真实、准确、完整，格式规范。2.安全生产文件的起草应明确主题、目的、依据、范围、具体内容和要求等要素，语言简洁明了，逻辑严谨。涉及多个部门的文件，应加强沟通协调，确保文件内容的一致性和可操作性。（二）文件收集1.各部门应指定专人负责安全生产文件的收集工作，确保文件无遗漏。收集的文件包括纸质文件、电子文件及其他载体文件。2.对于上级部门下发的安全生产文件，应及时签收，并进行登记。对于公司内部形成的文件，各部门应在文件签发或完成后，按照规定时间将文件移交至安全生产管理部门。3.在安全生产活动中产生的各类记录、报表、报告等文件，应及时收集整理，确保数据的准确性和时效性。五、文件的整理与归档（一）文件整理1.安全生产管理部门收到各部门移交的文件后，应及时进行整理。整理工作包括对文件进行分类、编号、装订、编目等。2.对纸质文件，应去除金属物，破损文件应进行修补或复制，按照文件分类顺序依次排列，编写页码，填写卷内文件目录。3.对电子文件，应按照文件分类进行文件夹命名，确保文件名规范、准确反映文件内容。电子文件应进行备份，存储介质应妥善保管。（二）文件归档1.整理后的安全生产文件应及时归档，按照档案管理要求装入档案盒或档案柜。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.建立安全生产档案目录索引，方便查阅和检索。档案目录索引应包括档案编号、文件名称、日期、保管期限等内容。3.对于重要的安全生产文件档案，应进行数字化处理，建立电子档案库，实现档案信息的共享和远程查阅。六、文件档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的安全生产文件档案保管场所，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.安全生产法律法规类文件应长期保管。2.公司制度类文件保管期限根据制度有效期确定，一般为制度执行期届满后[X]年。3.安全检查类文件保管期限为[X]年。4.教育培训类文件保管期限为[X]年。5.事故管理类文件应长期保管。6.安全投入类文件保管期限为[X]年。7.其他类文件保管期限根据文件重要性和实际需要确定，一般为[X]年。（三）档案检查与维护1.档案管理人员应定期对安全生产文件档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。发现问题应及时记录并采取措施进行处理。2.对档案载体出现老化、损坏等情况，应及时进行修复或复制。对电子档案应定期进行数据备份，防止数据丢失。七、文件档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安全生产文件档案的，应填写《安全生产文件档案查阅申请表》，注明查阅目的、文件名称、查阅范围等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供的信息，及时查找并提供相关档案。查阅人员应在档案查阅登记本上进行登记，如实填写查阅时间、查阅人、文件名称等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅文件，不得擅自将档案带出。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（二）借阅1.因工作需要借阅安全生产文件档案的，除填写《安全生产文件档案查阅申请表》外，还应经安全生产管理部门负责人签字批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如档案在借阅期间发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。八、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.安全生产管理部门应定期组织对已到保管期限的安全生产文件档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理人员、安全生产管理人员及相关部门负责人组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值、现实利用情况等因素，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对经鉴定确定需要销毁的安全生产文件档案，应填写《安全生产文件档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因