生产文件及档案管理制度

PAGE生产文件及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产文件及档案的管理，确保文件的准确性、完整性和档案的系统性、安全性，提高生产运营效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产活动相关的文件及档案管理，包括但不限于生产计划、工艺文件、操作规程、质量记录、设备档案、原材料档案等。（三）职责分工1.生产部门负责生产文件的起草、审核、修订和执行，确保生产活动按照文件要求进行。协助档案管理部门进行生产档案的收集、整理和初步分类。2.质量部门参与生产文件中质量相关条款的审核，确保文件符合质量标准和法规要求。负责质量记录的归口管理，监督质量记录的填写、收集和归档。3.设备管理部门负责设备档案的建立、维护和更新，包括设备的采购、安装、调试、维修、保养等记录。对设备操作规程等相关文件进行审核和管理。4.档案管理部门负责生产文件及档案的统一管理，制定档案管理制度和流程。对生产文件及档案进行分类、编号、存储、检索和借阅管理。定期对档案进行清查、盘点和鉴定，确保档案的安全和完整。5.其他部门根据各自职责，配合做好相关生产文件的制定、执行和档案的收集、整理工作。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保文件及档案管理活动合法合规。2.准确性原则：文件内容应准确反映生产实际情况，数据真实可靠，语言表达清晰准确。3.完整性原则：涵盖生产活动的各个环节，保证文件及档案的全面性和系统性。4.及时性原则：文件的制定、修订和档案的收集、整理应及时跟进生产进度，确保信息的时效性。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的文件及档案，应严格保密，防止信息泄露。二、生产文件管理（一）文件分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等，明确生产任务、产量、进度等要求。2.工艺文件类：如工艺流程图、工艺操作规程、作业指导书等，指导生产操作过程。3.质量文件类：质量标准、检验规范、质量控制计划等，确保产品质量符合要求。4.设备文件类：设备操作规程、维护保养手册、设备档案等，保障设备正常运行。5.原材料及辅料文件类：原材料检验报告、物料清单、辅料使用说明等，规范原材料及辅料的使用。6.安全文件类：安全生产操作规程、安全管理制度、应急预案等，保障生产安全。（二）文件起草1.文件起草应根据生产实际需求，由相关部门或岗位负责。起草人员应具备相应的专业知识和工作经验，确保文件内容准确、完整、可行。2.文件内容应包括文件名称、编号、版本号、生效日期、适用范围、正文内容、附件等。正文内容应条理清晰，逻辑严谨，语言简洁明了，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。3.涉及多个部门或岗位的文件，起草部门应组织相关人员进行讨论和会审，确保文件的协调性和一致性。（三）文件审核1.文件起草完成后，应提交至相关部门负责人进行审核。审核人员应认真审查文件内容，确保文件符合法律法规、行业标准和公司内部规定的要求，与其他相关文件相互衔接，无矛盾和冲突之处。2.审核内容包括文件的准确性、完整性、适用性、可操作性等方面。对于审核中发现的问题，审核人员应及时与起草人员沟通，提出修改意见，起草人员应根据审核意见进行修改完善。（四）文件批准1.经审核通过的文件，应提交至公司主管领导进行批准。批准人应根据公司整体战略和生产运营目标，对文件进行全面审查，确保文件符合公司利益和发展需求。2.文件批准后，由档案管理部门进行编号、登记，并根据文件的性质和使用范围进行分发。（五）文件发放1.档案管理部门应按照文件的发放范围，及时将文件发放至相关部门和岗位。发放时应填写文件发放登记表，注明文件名称、编号、发放部门、接收人、发放日期等信息。2.文件接收人应在文件发放登记表上签字确认，确保文件的准确接收。对于重要文件，档案管理部门应进行签收确认，确保文件的安全传递。（六）文件修订1.随着生产技术的发展、工艺的改进、法律法规的更新等原因，需要对文件进行修订时，由相关部门或岗位提出修订申请。修订申请应说明修订的原因、内容和范围等。2.修订申请经审核批准后，由起草人员按照本制度规定的文件起草、审核、批准流程进行修订。修订后的文件应重新编号、登记和发放，并注明修订版本号和生效日期。3.对于因文件修订而涉及到的相关文件和记录，应及时进行更新和调整，确保整个生产文件体系的一致性和有效性。（七）文件废止1.当文件不再适用或已被新的文件替代时，由相关部门提出废止申请。废止申请应说明废止的原因、文件名称和编号等信息。2.废止申请经审核批准后，档案管理部门应将废止文件进行标识和隔离，防止其继续使用。对于重要的废止文件，应进行备份存档，以备后续查阅。三、生产档案管理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门产生的与生产活动相关的档案资料收集整理后移交至档案管理部门。收集的档案资料应包括但不限于生产记录、检验报告、设备维修记录、原材料出入库单据等。2.档案收集应确保资料的完整性和真实性，不得遗漏重要信息或伪造虚假记录。对于电子档案，应确保数据的准确性和可读性，并进行备份存储。（二）档案整理1.档案管理部门收到移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行整理。整理内容包括文件的分类、编号、编目、装订等。2.档案编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则，便于档案的识别和管理。编目应包括档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，确保档案目录清晰、准确。3.对于纸质档案，应进行装订成册，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案内容，避免损坏或丢失。（三）档案存储1.档案应存储在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案存储应按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.档案库房应设置明显的标识和索引，便于档案管理人员快速定位和查找档案。同时，应建立档案存储台账，记录档案的入库、出库、存放位置等信息。（四）档案检索1.档案管理部门应建立完善的档案检索系统，方便档案的查询和利用。检索系统应包括纸质档案目录检索和电子档案数据库检索。2.档案检索应提供多种检索途径，如档案编号、题名、责任者、日期等，以便用户能够快速准确地找到所需档案。对于电子档案检索，应具备强大的查询功能，能够根据关键词、时间段等条件进行灵活检索。3.档案管理人员应定期对检索系统进行维护和更新，确保检索信息的准确性和完整性。（五）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.档案借阅申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表进行档案借阅登记，并将档案提供给借阅人。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失档案。4.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（六）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门人员参与。2.档案鉴定应根据档案的重要性、历史价值、现实用途等因素进行综合评估。保管期限分为永久保管、定期保管（如3年、5年、10年等）和短期保管。3.经鉴定确定不再具有保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经审核批准后进行销毁。档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。（七）档案销毁1.档案销毁申请表应注明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。申请表经档案管理部门负责人、公司主管领导签字批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应在档案管理部门指定的地点进行，由专人负责监督销毁过程。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息彻底销毁。3.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁档案的名称和数量、销毁人员等信息。销毁记录应保存一定期限，以备查阅。四、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立生产文件及档案管理监督检查机制，定期对各部门的文件及档案管理工作进行检查。检查内容包括文件的起草、审核、批准、发放、修订、废止情况，档案的收集、整理、存储、检索、借阅、鉴定、销毁情况等。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应将生产文件及档案管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对文件及档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力、违反制度规定的部门和个人进行批评和处罚。2.考核评价指标应包括文件及档案的完整性、准确性、及时性、规范性，档案管理的安