生产企业采购付款制度

PAGE生产企业采购付款制度一、总则（一）目的为加强公司采购付款管理，规范采购付款流程，确保采购资金的安全、合理使用，提高资金使用效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购付款业务的部门和人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购付款必须符合国家法律法规和公司相关规定，确保付款行为合法合规。2.准确性原则：采购付款信息应准确无误，包括供应商名称、账号、金额、付款期限等，避免因信息错误导致的付款风险。3.及时性原则：按照合同约定和公司资金安排，及时支付采购款项，维护公司良好的商业信用。4.审批性原则：所有采购付款均需经过严格的审批流程，确保付款事项真实、合理、必要。5.监督性原则：加强对采购付款过程的监督，防范舞弊行为，保障公司资金安全。二、采购付款流程（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计到货日期等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，核实采购物品或服务的必要性、合理性以及预算的准确性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证，必要时可咨询专业技术人员或外部专家的意见。3.审核通过后的《采购申请表》依次提交至财务部门、分管领导、总经理进行审批。财务部门重点审核资金预算和付款安排；分管领导从业务角度对采购事项进行把关；总经理对采购申请进行最终审批。（三）供应商选择与合同签订1.采购部门根据审批后的采购申请，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，并提交至财务部门备案。（四）到货验收1.采购物品到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.到货时，由采购部门、使用部门、质量检验部门等共同对采购物品进行验收，填写《采购验收单》，详细记录验收情况，包括物品名称、规格、数量、质量状况等。3.验收合格的采购物品，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并在《采购验收单》上注明处理情况。（五）付款申请1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，注明供应商名称、合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请付款金额、付款方式、付款期限等信息。2.《付款申请表》附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，一并提交至财务部门。（六）付款审批1.财务部门收到《付款申请表》及相关凭证后，对付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，以及付款金额与合同约定、验收情况是否一致。2.审核通过后的《付款申请表》依次提交至财务负责人、分管领导、总经理进行审批。财务负责人负责审核资金支付的合规性和准确性；分管领导从业务角度对付款事项进行把关；总经理对付款申请进行最终审批。（七）付款执行1.经审批同意的付款申请由财务部门按照合同约定的付款方式和付款期限进行支付。2.采用支票支付的，应严格按照支票管理规定填写支票信息，并确保支票安全送达供应商；采用银行转账支付的，应准确录入供应商账号等信息，确保转账成功；采用承兑汇票支付的，应按照相关规定办理承兑手续。3.付款完成后，财务部门应及时登记入账，并在相关凭证上加盖“已付款”印章。三、采购付款方式（一）预付款1.预付款是指在采购合同签订后，根据合同约定，在供应商发货前预先支付的部分款项。2.预付款的支付比例一般不超过合同总金额的[X]%，具体比例根据采购项目的性质、供应商的信用状况等因素确定。3.申请预付款时，采购部门应提供采购合同、供应商收款账户信息等资料，并填写《预付款申请表》，按照付款审批流程进行审批。（二）货到付款1.货到付款是指在采购物品到货并验收合格后，按照合同约定支付款项。2.采用货到付款方式的，采购部门应在收到供应商发货通知后，及时通知相关部门做好验收准备工作。货物到货验收合格后，采购部门填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等凭证，按照付款审批流程进行审批。（三）分期付款1.分期付款是指在采购合同履行过程中，按照约定的期限和比例分阶段支付款项。2.分期付款的期限和比例应在采购合同中明确约定，一般根据采购物品的金额、性质、供应商的要求等因素确定。3.每次申请分期付款时，采购部门应提供采购合同、已付款凭证、本次申请付款金额及付款期限等资料，并填写《分期付款申请表》，按照付款审批流程进行审批。（四）承兑汇票支付1.承兑汇票支付是指以承兑汇票作为支付工具，支付采购款项。2.使用承兑汇票支付时，应确保承兑汇票的真实性、有效性和合法性。财务部门应按照相关规定办理承兑汇票的背书、贴现等手续。3.采购部门应在承兑汇票到期前及时提醒财务部门办理托收手续，确保款项按时收回。四、采购付款的风险管理（一）供应商风险1.建立供应商信用评估体系，定期对供应商的信用状况进行评估，包括经营状况、财务状况、商业信誉等方面。2.对于信用状况不佳的供应商，应谨慎选择合作，并采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例、缩短付款期限等。3.加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商的经营动态，发现问题及时采取措施，避免因供应商原因导致的付款风险。（二）合同风险1.采购合同应明确双方的权利义务、付款方式、付款期限、违约责任等条款，确保合同的完整性和有效性。2.合同签订前，应组织相关人员对合同条款进行审核，避免因合同条款漏洞或歧义导致的风险。3.合同执行过程中，应严格按照合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时与供应商协商解决，确保合同的顺利履行。（三）审批风险1.加强采购付款审批流程的管理，明确各审批环节的职责和权限，确保审批流程的规范、严谨。2.审批人员应认真履行职责，对采购付款事项进行严格审核，避免因审批不严导致的风险。3.建立审批责任追究制度，对因审批失误导致公司损失的，追究相关审批人员的责任。（四）资金风险1.合理安排采购资金，确保资金的充足和安全。根据公司资金状况和采购需求，制定合理的付款计划，避免因资金短缺导致的逾期付款风险。2.加强资金预算管理，严格控制采购付款金额，确保资金使用的合理性和效益性。3.定期对公司资金状况进行分析和评估，及时发现和解决资金风险问题。五监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购付款业务进行审计，检查采购付款流程的执行情况、相关制度规定是否得到有效落实、采购付款的真实性、合法性和合理性等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）财务监督1.财务部门负责对采购付款业务进行日常监督，审核付款申请、发票等相关凭证，确保付款事项符合财务制度和相关规定。2.定期对采购付款情况进行统计分析，及时发现异常情况，并向相关部门反馈，采取措施加以解决。（三）采购部门自查1.采购部门应定期对本部门的采购付款业务进行自查，检查采购流程是否规范、合同执