生产易耗品采购管理制度

PAGE生产易耗品采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司生产易耗品采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司生产运营需求，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产易耗品采购的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足生产需求的前提下，充分考虑性价比，降低采购成本，实现公司经济效益最大化。3.及时性原则：根据生产计划和实际需求，及时采购所需易耗品，避免因缺货影响生产进度。4.质量保证原则：所采购的易耗品必须符合质量要求，确保生产过程的顺利进行和产品质量的稳定。5.透明性原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。二、采购需求管理（一）需求预测1.各生产部门应根据生产计划、设备运行状况及历史消耗数据，定期对生产易耗品的需求进行预测。2.需求预测应涵盖易耗品的种类（如办公用品、劳保用品、生产工具等）、规格、数量及预计使用时间等信息。（二）需求申请1.当实际需求与预测需求出现偏差或有新的需求产生时，使用部门应填写《生产易耗品采购申请表》，详细说明需求的理由、品种、规格、数量、交货时间等内容。2.《生产易耗品采购申请表》需经使用部门负责人审核签字后，提交至采购部门。三、采购流程（一）采购计划制定1.采购部门收到《生产易耗品采购申请表》后，进行汇总整理，并结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购的易耗品清单、采购数量、采购时间、预计到货时间等关键信息。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商资料，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审核，审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。筛选出符合要求的供应商，纳入供应商信息库，并定期进行更新和维护。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保要求等。采用定量与定性相结合的评估方法，对供应商进行打分，根据得分情况将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。3.供应商合作根据供应商评估结果，采购部门选择合适的供应商进行合作，并签订采购合同或框架协议。采购合同或框架协议应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期及地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。在合作过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应情况，协调解决出现的问题。（三）采购实施1.采购人员根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。2.采购订单应明确采购的易耗品明细、数量、价格、交货时间及地点等信息，并要求供应商签字确认。3.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通交货进度，确保按时、按质、按量到货。（四）验收入库1.易耗品到货后，采购部门应及时通知质量检验部门和使用部门进行验收。2.质量检验部门按照相关质量标准对易耗品进行检验，出具检验报告。如检验合格，在《生产易耗品验收单》上签字确认；如检验不合格，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.使用部门根据实际需求对易耗品的数量、规格等进行核对，确认无误后在《生产易耗品验收单》上签字。4.仓库管理人员根据《生产易耗品验收单》办理入库手续，将易耗品分类存放，并做好库存记录。（五）付款结算1.采购部门根据采购合同或框架协议及验收入库情况，填写《生产易耗品付款申请表》，附上相关发票、验收单等凭证，提交至财务部门审核。2.财务部门按照公司财务管理制度对《生产易耗品付款申请表》进行审核，审核无误后办理付款手续。3.付款方式应按照采购合同或框架协议的约定执行，如采用支票、汇票、电汇等方式支付。四、采购风险管理（一）市场风险1.关注市场动态，及时了解生产易耗品的价格波动、供应情况等信息，分析市场变化趋势，为采购决策提供依据。2.与供应商建立长期稳定的合作关系，争取有利的采购价格和条款，降低市场价格波动对公司采购成本的影响。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量合格证明文件，并定期进行质量抽检。2.在采购合同中明确质量标准和违约责任，如因供应商产品质量问题给公司造成损失的，应依法追究其责任。3.建立质量反馈机制，及时收集使用部门对易耗品质量的反馈意见，对于出现质量问题的易耗品，应及时采取措施进行处理，如退货、换货、补货等。（三）供应风险1.对供应商的生产能力、经营状况进行定期评估，及时发现潜在的供应风险。2.与主要供应商签订备用供应协议，确保在供应商出现突发情况时，能够及时获得替代供应。3.建立应急采购机制，在遇到紧急供应短缺情况时，能够迅速采取措施，寻找替代供应商或调整采购计划，保证生产的正常进行。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对生产易耗品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受管理层的监督和指导。（二）考核机制1.建立采购人员考核制度，考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、供应商管理、采购质量保证等方面。2.根据考核结果，对采购人员进行奖惩，激励采购人员提高工作效率和质量，降低采购成本。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与生产易耗品采购相关的各类信息，包括市场价格信息（如不同供应商的报价、行业平均价格等）、产品质量信息（如产品质量认证、用户评价等）、供应商信息（如供应商资质、信誉、生产能力等）等。2.通过多种渠道收集采购信息。如网络平台（行业资讯网站、电商平台等）、行业协会、供应商提供、实地考察等。（二）采购信息分析与利用1.采购人员对收集到的采购信息进行分析整理，形成有价值的数据和报告，为采购决策提供参考依据。2.根据采购信息分析结果，优化采购策略，如调整采购批量、选择更合适的供应商、争取更优惠的采购价格等。（三）采购档案管理1.采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中产生的各类文件和资料进行分类归档保存。2.采购档案包括采购申请表、采购计划、采购订单、验收单、采购合同、发票、供应商资料、质量检验报告等。3.采购档