仓库管理与过期物品处理制度

仓库管理与过期物品处理制度为规范仓储管理流程，强化物资全生命周期管控，防范过期物品的安全风险与资源浪费，依据《中华人民共和国产品质量法》《危险废物管理条例》等法规，结合企业实际制定本制度。本制度适用于企业所有仓储区域（含原料仓、成品仓、备品备件仓等）的物资管理及过期物品处置，全体仓储、采购、质检及相关人员须严格执行。一、仓库管理规范（一）入库管理物资入库前，仓管人员联合质检、采购部门开展联合验收：核对货品名称、规格、批次、数量与订单一致性，重点核查生产日期、保质期、质量证明文件（如质检报告、合格证）。验收合格的物资24小时内录入仓储管理系统，同步建立电子与纸质台账，记录货品名称、规格、批次、生产日期、保质期、入库时间、存放位置、供应商等信息，实现“一物一码一记录”。验收不合格的物资，由采购部门协调退回或换货，严禁流入仓库。（二）存储管理仓库实行分区分类、精准管控：根据物资属性（食品、药品、化工品、办公用品等）、保质期、存储条件（温湿度、避光、防爆等）划分专属区域，设置清晰标识牌（含区域名称、存储要求、责任人）。对有保质期要求的物资，严格执行“先进先出+近效期预警”管理：同品类物资按“入库时间/生产日期”排序，优先将近期到货、早到期的货品存放于“易取货区”，出库时优先发运；利用仓储系统设置保质期预警阈值（如距过期日3个月），系统自动推送预警信息，提醒启动“出库加速”或“处理预案”；定期（每周/每月，依物资特性而定）检查存储环境，如温湿度超标、包装破损等，立即采取整改措施（如调整空调、更换包装），避免物资提前变质。（三）出库管理物资出库履行“审核-核验-记录”流程：领料部门提交《领料单》（含用途、数量、项目名称），经部门负责人签字后，仓管人员核对台账信息，优先发放“近效期、早入库”的物资；出库时核验货品批次、保质期，确保发出物资在有效期内且质量完好。出库完成后，实时更新仓储系统与纸质台账，记录出库时间、领料人、去向等信息。（四）盘点管理仓库实行“定期盘点+动态抽查”机制：每月末开展全面盘点，仓管人员逐一对库存物资进行数量、质量、保质期核查，填写《库存盘点表》，与系统台账比对，形成《盘点差异分析报告》，对异常情况3个工作日内查明原因，报仓储主管审批后调整台账；每季度由审计部门牵头开展动态抽查，随机抽取20%的物资品类复盘，重点核查“近效期、高价值、易变质物资”的管理情况。二、过期物品处理流程（一）过期判定标准物资是否“过期”需结合保质期、实际质量综合判定：1.标注保质期的物资：以“生产日期+保质期”计算到期日，超期即判定为过期；2.无明确保质期但有内控期限的物资（如办公用品、劳保用品）：按企业《物资内控期限表》执行，超期后由质检部门抽样复检；3.复检评估：临近过期的物资（距过期日1-3个月，依品类而定），由质检部门抽样检测。复检合格的，可申请“延期使用”（经仓储主管、分管领导审批，更新台账有效期）；复检不合格或已超保质期的，判定为“过期物资”，启动处理流程。（二）处理流程与方式过期物资处理遵循“申报-审批-执行-记录”闭环管理：1.申报与审批仓管人员发现或系统预警过期物资后，填写《过期物资处理申报表》，附质检报告、库存台账、预警记录等资料，提交至仓储主管审核；主管审核后报分管领导审批（重大/高价值物资需经总经理办公会审议），明确处理方式与责任分工。2.分类处理根据物资性质、安全风险、经济价值，选择以下处理方式：销毁处理：对食品、药品、危化品等安全风险高的物资，委托有资质的第三方机构无害化销毁（如焚烧、化学分解），销毁过程全程录像、拍照，留存《销毁证明》；退回处理：与供应商有“质保协议”的物资，按协议退回，办理《退货单》，同步更新库存台账；再利用处理：对质量无影响但超保质期的“非直接接触类物资”（如工具、包装材料），经安全评估后内部调配使用（如工具转维修组、包装材料转物流部），明确使用范围与责任人。3.记录与归档处理完成后，仓管人员24小时内更新仓储系统与纸质台账，将《处理申报表》《审批单》《质检报告》《销毁证明》等资料归档保存（不少于3年），以备查验。三、监督与责任追究（一）监督机制企业成立仓储管理监督小组（由审计、纪检、采购、质检部门组成），每季度开展专项审计，重点检查：台账真实性（是否与实物一致、是否隐瞒过期物资）；处理流程合规性（是否履行申报、审批，是否委托合规机构销毁）；预警机制有效性（是否及时处理预警、是否优化库存周转）。同时，不定期开展“飞行检查”，随机抽查仓库现场管理、过期物资处理记录，对问题下达《整改通知书》，要求7个工作日内整改完毕。（二）责任追究与激励1.违规处罚：对因“管理疏忽”导致物资过期、浪费的（如未执行先进先出、预警未处理、台账造假），视情节轻重对责任人处以：绩效扣分（扣减当月绩效工资10%-30%）；通报批评（全公司范围内通报）；调岗/辞退（情节严重、造成重大损失的）。2.正向激励：对“优化库存管理、有效减少过期损耗”的团队或个人（如提出流程改进方案、年减少过期损耗超10%），给予：年度评优（优先推荐为“优秀员工/团队”）；奖金奖励（按减少损耗价值的5%-10%发放奖金）。四、附则1.本制度由仓储部牵头制定，解释权归仓储部所有，修订需经总经理办公会审议；2.