标本采集及处理流程制度

标本采集及处理流程制度第一章总则1.1目的为统一公司临床与科研样本采集、运输、前处理、储存、销毁全流程操作标准，确保样本质量、人员安全、数据完整与法规合规，特制定本制度。1.2适用范围适用于××生物医药有限公司研发部、医学事务部、质量部、物流部、EHS部及所有外派采样点（医院、CRO、体检中心）。1.3法规依据《人类遗传资源管理条例》《医疗器械监督管理条例》《GB/T378722019临床实验室样本采集与处理通用要求》《ISO20387:2018生物样本库通用要求》《危险化学品安全管理条例》《职业病防治法》《个人信息保护法》。1.4术语a)原始样本：从受试者或供体直接获得的血液、组织、唾液、尿液、粪便、脑脊液、拭子等。b)分装样本：经前处理（离心、分装、添加保护剂）后的次级样本。c)关键质量属性（CQA）：样本温度、体积、溶血率、细胞活性、核酸完整性、蛋白浓度、微生物污染等级。d)冷链：2–8℃可控温度区间；干冰：−78.5℃；液氮：≤−150℃。e)双盲编码：临床信息与样本编号通过两层哈希加密，解码权限仅数据管理员持有。第二章组织与职责2.1样本管理委员会主任（研发VP兼任）a)审批年度采样计划、预算、偏差调查报告。b)对重大样本事故（≥50例或涉及遗传资源出境）24h内向省级科技行政部门报告。2.2样本管理员（SampleManager，SM）a)维护LIMS（LaboratoryInformationManagementSystem）主数据。b)每月第3个工作日出具样本库存质量报告（温度图、异常率、销毁预警）。2.3采样护士/采血员a)持有效《护士执业证》或《临床医学检验技术资格证》。b)年度再培训≥4h，考核通过率≥90%。2.4运输司机a)持《道路危险货物运输从业资格证》，3年内无重大交通事故记录。b)接受冷链应急演练≥2次/年。2.5质量部QAa)每季度现场飞行检查≥4次，出具CAPA（纠正预防措施）单。b)对采样点进行分级：A级（95–100分）、B级（85–94分）、C级（＜85分）。C级暂停委托直至整改完成。第三章采样前准备3.1受试者筛选与知情同意a)采用公司模板《知情同意书》V5.3，含样本保存年限、未来研究范围、遗传资源出境可能性、受试者撤回权。b)电子签署：使用“上上签”平台，PDF加密哈希值写入区块链存证。c)特殊人群（孕妇、未成年人、精神障碍）需额外监护人签字并公证。3.2采样耗材采购与验收a)采血管：BD367955（8mLEDTA）、367960（8mLSSTⅡ）；验收抽检1%做真空度、添加剂体积、无菌测试。b)粪便采集盒：含DNA保存液（TrisEDTA+0.05%NaN3），pH8.0±0.2，每批次做抑菌圈试验。c)验收不合格→红色“REJECT”标签，3个工作日内退货并记录于《耗材不合格台账》。3.3采样环境要求a)医院采样点：独立采血室，紫外线消毒30min，照度≥300lx，噪声≤55dB。b)野外采样：搭建临时帐篷，地面铺医用蓝色吸水垫，配置生物安全运输箱（UN2814）。3.4采样前信息系统录入a)登录LIMS→项目编号→受试者随机号→打印三联条码（Code128C，含校验位）。b)条码粘贴位置：采血管标签区正中，不可覆盖刻度；粪便管贴在管身1/2处，避免冷冻后脱落。第四章采集标准操作程序（SOPBIO0104）4.1静脉血采集a)受试者静坐5min，选择肘正中静脉，止血带绑扎≤1min。b)皮肤消毒：70%异丙醇+2%氯己定，螺旋消毒，直径≥5cm，自然干燥30s。c)采血顺序：血培养→EDTA→SST→肝素→氟化钠，防止交叉污染。d)采集量：成人EDTA4mL、SST4mL；儿童≤1mL/kg。e)立即轻颠倒180°×8次，避免溶血；30min内放入2–8℃便携冷藏盒。4.2粪便采集a)受试者晨起排便，使用一次性无菌勺，取中段内部样本≥2g。b)放入含保存液粪便管，液面没过样本，旋紧后上下摇匀20次。c)室温运输≤48h；若＞48h，需−20℃冷冻，避免反复冻融。4.3组织活检a)手术离体30s内放入预冷生理盐水冲洗血迹，再置入2mL冻存管（含OCT或RNAlater）。b)液氮预冷金属镊子夹取，避免挤压；样本厚度≤0.5cm，确保冷冻均匀。4.4唾液采集a)使用DNAGenotekOGD500，受试者禁食、禁烟、禁嚼口香糖1h。b)采集量≥2mL，目测无食物残渣；若＜1mL，通知重采。第五章运输与交接5.1包装分级a)UN3373CategoryB：血清、血浆、唾液、粪便。b)UN2814CategoryA：HIV、HBV、结核阳性样本。5.2三层包装a)主容器：螺口管+O型圈，100%密封测试（水下加压50kPa30min无气泡）。b)次级容器：95kPa压力测试通过样本袋，内置吸水垫≥5g/管。c)外箱：ESP保温箱+6面2cm厚聚氨酯，配GPS温度记录仪（SensirionSHT35，±0.1℃）。5.3运输时限a)同城：2h内送达；冷链车设定4℃，允许偏差±1℃。b)跨省：干冰运输，每5kg干冰配1kg样本，72h内补充干冰一次。5.4交接清单a)纸质《样本交接单》一式两份，含项目号、数量、温度记录、异常说明。b)扫码枪扫描条码，LIMS自动比对，差异＞1%触发二级报警。第六章实验室前处理6.1离心a)温度：4℃预冷；转速：1800g×10min（EDTA血）；3000g×15min（SST）。b)加速/减速档：9档中的5档，避免红细胞破裂。6.2分装a)使用电动移液器（EppendorfXplorer1–10mL），Tips带滤芯，防止气溶胶。b)血浆分装5份：1mL/管，用于NGS、蛋白组、代谢组、备份、外部质控。6.3核酸提取a)血液gDNA：QIAampDSPDNABloodMiniKit，200μL起始，洗脱体积100μL，A260/2801.8–2.0。b)粪便微生物DNA：使用QiagenPowerSoilProKit，增加70℃预热裂解10min，提高革兰阳性菌得率。6.4质检a)琼脂糖凝胶：1%琼脂糖，120V25min，条带≥23kb判定完整。b)Qubit4.0定量，CV≤5%；若＜10ng/μL，标记“低浓度”并邮件通知项目负责人。第七章储存与销毁7.1分级储存a)短期：4℃冰箱（SanyoMPR720），存放≤7天。b)中期：−80℃超低温冰箱（Thermo907），存放≤5年，双压缩机，配CO2后备制冷。c)长期：液氮气相（≤−150℃），存放≥10年，使用CryoTube外旋管，250μL/管，盒装二维码扫描入库。7.2库存巡检a)每日06:00–22:00自动记录温度，间隔≤5min；断电短信报警至值班手机。b)每周一人工巡检，抽查10盒，核对数量、位置、结霜情况。7.3销毁a)申请：项目结题或受试者书面撤回后，由PM填写《样本销毁申请表》，经样本管理委员会主任签字。b)方法：121℃高压灭菌30min后，贴红色“BIOHAZARD”标签，交由医疗废物公司焚烧，炉温≥850℃，留存焚烧联单5年。第八章数据管理与隐私保护8.1双盲编码规则a)受试者真实姓名→哈希SHA256→取前8位+项目简称+4位随机字母。b)解码文件存放于加密硬盘（AES256），仅数据管理员与伦理委员会可访问。8.2备份策略a)LIMS数据库：每日02:00自动全量备份至阿里云OSS，保留30天；每月1日冷备至本地磁带，保留10年。b)备份恢复演练：每半年随机抽取一次，恢复时间目标RTO≤4h，恢复点目标RPO≤15min。8.3跨境传输a)遗传资源出境：提前6个月向科技部“人类遗传资源办公室”申请，提交科学审查意见、伦理批件、合作协议。b)数据出境：采用国密SM4加密，密钥长度128bit，通过VPN隧道传输，日志留存3年。第九章偏差与事故处理9.1偏差分级a)轻微：温度偏离2–8℃区间＜30min，样本量不足但可补足，溶血率1–2%。b)重大：温度偏离＞4℃且＞2h，样本污染，标签丢失＞5例。c)严重：运输箱破损、样本泄漏、遗传资源非法出境。9.2报告时限a)轻微：24h内填写《偏差记录表》，部门内部归档。b)重大：2h内邮件+电话上报QA，72h内完成根本原因分析（RCA）。c)严重：1h内上报样本管理委员会主任，24h内向省级监管部门提交初步报告，7d内完成最终报告。9.3纠正预防措施（CAPA）a)轻微：修订SOP，增加温度报警阈值。b)重大：更换运输服务商，重新验证冷链。c)严重：暂停项目，全面审计，相关责任人记过或解除劳动合同。第十章培训与考核10.1入职培训a)8学时理论：法规、伦理、生物安全。b)4学时实操：静脉采血、分装、冻存。c)考核≥85分方可上岗，试卷保存3年。10.2年度再培训a)新法规更新、偏差案例分享、应急演练。b)采用“考培分离”原则，培训师与考官分设。10.3培训记录a)使用“云学堂”系统，自动生成PDF证书，含姓名、日期、成绩、电子签章。第十一章监督与审计11.1内部审计a)质量部每年制定《年度审计计划》，覆盖100%采样点、100%运输线路。b)审计发现分级：Critical（0容忍）、Major（30天整改）、Minor（90天整改）。11.2外部审计a)每2年接受一次国家卫健委临检中心现场评审。b)每3年接受一次ISO20387认证审核。11.3绩效挂钩a)审计得分≥95分，部门绩效系数+0.1；b)出现Critical项，绩效系数−0.3，并取消年度评优资格。第十二章应急预案12.1冷链断电a)超低温冰箱配UPS10kVA，支撑30min；b)30min内无法恢复，启动移动干冰机（干冰产量50kg/h），将样本转移至备用冰箱。12.2运输车祸a)司机立即拨打122、120，并启动《生物泄漏现场处置卡》。b)穿戴PPE：N95、护目镜、双层手套、防渗透围裙。c)使用含1%有效氯消毒液覆盖泄漏区域30min，吸附后装入生物危害袋。12.3样本丢失a)立即启动“样本追溯系统”，GPS轨迹回放，2h内锁定最