湘潭城通基础管网建设有限公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介..........................................................1

2公司管理费用报销审批流程存在的问题................................1

2.1管理费用报销审批流程过长.....................................1

2.2工资发放不及时...............................................2

2.3公司部分财务员工专业技能不足.................................2

2.4原始单据不规范...............................................2

3公司管理费用报销审批流程优化设计..................................2

3.1费用审批流程信息化...........................................2

3.2完善管理费用报销制度.........................................3

3.3工资审批流程优化设计.........................................4

3.4加强对财务人员的培训.........................................4

3.5明确费用报销附件.............................................5

4小结..............................................................6

参考资料............................................................8

湖南商务职业技术学院毕业设计

湘潭城通基础管网建设有限公司管理费用

报销审批流程优化设计

1公司简介

湘潭城通基础管网建设有限公司于2005年05月25日成立，法定代表人黄

建平，注册资本为500万元人民币。现有员工10人，年销售收入500多万元人

民币。该公司在湘潭的城市道路新建、改造中同步进行弱电综合管道建设，总建

设量已达到2000多孔公里，取得了良好的社会和经济效益，基本杜绝了原来城

市乱挖、乱建和重复建设的现状，有效和合理的利用了城市地下空间资源，并使

国有资产得到了有偿使用和增值，在湘潭市区的城市管网建设中已经确立了其主

导地位。公司经营业务包括：城市基础建设施工、管网设计、施工、维护、经营

等。公司的组织结构图具体如图1-1所示：

总经理

财务部销售部办公室工程部

图1-1湘潭城通基础管网建设有限公司组织结构图

2公司管理费用报销审批流程存在的问题

2.1管理费用报销审批流程过长

湘潭城通基础管网建设有限公司首先由报销人员填写报销单，随后办公室根

据原始凭证登记。费用报销办完登记后交由财务部门审批。报销人员再根据财务

部门审核后原始凭证，交由总经理审批。由于审核过程中需要审批的人员较多，

造成报销流程耗时较长。长此以往，大大降低了工作人员的积极性以及工作质量，

最后没有办法真正有效落实到费用报销的事前审核工作。

1

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报销人员办公室财务部门总经理

•填写•根据原•审核报•对已审

报销始凭证销的原核的原

进行登始凭证始凭证

单

记签字

图2-1湘潭城通基础管网建设有限公司管理费报销审批流程

2.2工资发放不及时

湘潭城通基础管网建设有限公司规模不大，办公室人员身兼数职，工资表制

单、审核不及时，经常拖延工资，部分员工心生不满，影响到员工的工作效率。

工资发放不及时不仅仅影响到员工的生活质量，最重要的是会对企业的稳定性和

未来的发展造成不良的影响。

2.3公司部分财务员工专业技能不足

一般来说，财务部门员工负责公司的收入核算、费用报销、税款申报等工作，

所以，财务人员的专业技能有可能会直接影响费用报销的效率以及效果。公司财

务主管年龄较大，不能及时了解国家新推出的财政税收法律法规等其他信息，税

收风险、财务风险防范能力弱。出纳为总经理亲属，未取得初级会计资格证，专

业技能不足。

2.4原始单据不规范

原始凭证往往能证明业务发生的真实性，是外部检查的重要依据。但公司的

一些工作人员粗心大意不能保管好原始凭证，偶尔出现发票丢失的情况，如一些

员工在外部购买办公用品、维修物品时未取得发票，凭白条、收据报账，经常与

财务人员发生冲突。为了方便内部核算和管理，采用了不合规的凭证代替发票，

这种不规范的做法容易给违法乱纪者提供可乘之机。不规范的单据不仅可能导致

财务信息缺少真实性，还可能引发税务风险。

3公司管理费用报销审批流程优化设计

3.1费用审批流程信息化

利用网络整合随时随地对报销与核算系统的会计科目进行自动更新和自动

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匹配。以出差费报销为例:

（1）企业员工根据出差任务需要，在报销系统提前预报出差日程，录入差

旅日期、地点、涉及的费用类别、预算金额等。（后期员工在提交报销系统申请

时，需对相应的出差日程进行关联，第一层面核验费用的支出是否符合实际情况。）

（2）员工出差后据实报销时，除了向财务部门上交相关的凭证和发票之外，

还应该在报销系统中进行报销申请，填报准确的费用金额、发票信息等。

（3）申请完毕之后，再由财务部门负责人对系统中的发票进行审核。同时，

报销人员要结合报销系统申请审批情况，审核纸质报销凭证，并将发票审核验证

信息填报系统。

（5）最后，系统完成报销审批之后，要在规定时间内进行费用报销支付。

整合网络费用报销信息化系统，这不仅更加直观有效，也提高了档案管理的

质量。

填写出差申请

事前申请部门审核总经理审批

单

提交相关原始财务部门审核

事后报销支付报销费用

凭证验证

图3-1事前事后费用审批流程

3.2完善管理费用报销制度

任何一个环节的工作如果缺少了相应的制度支持，就无法在财务系统中进行

高效的运转。其中，费用报销制度是公司制度中涉及范围最广的一项，也是日常

使用量最大的一项。而这个制度一定要细致具体地规范职工日常报销，否则起不

到应有的指导作用。那么，公司如果想要完善并加强管理费用报销制度，就可以

多多利用流程图来明确日常进行管理费用报销的人员、步骤以及内容。在对相关

工作、财务人员的职责和义务有明确规定的同时，能使费用报销中需要准备的各

项工作更加清晰、明了，保证整个流程的规范和完备。

负责人提

出报告

采取行动分析调查

制定预算费用

评价考核

和标准报销

图3-2管理费用报销环节

公司应该建立一个绩效考核制度，明确财务部门的报销责任并制定相关的报

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销预算控制指标，同时也要按照有关的标准设计报销指标之间的权重。在开展考

核的同时也应该采取定量与定向相结合，对各个部门的员工进行一个全面的考察

并对负责人提出报告进行分析和调查。在考核结束时，公司应该将考核期间表现

优异的员工挑选出来，将考核的结果和员工的绩效工资进行挂钩，将考核对应的

奖惩措施落实到位，这也能够很好的激发员工对工作的积极性。而对部分存在费

用报销违规现象的员工，公司领导也应该及时进行交谈，了解情况及原因，并及

时商谈改进的措施，完善相关的报销制度和步骤。

这样通过对各个环节的把控和费用报销制度的设计来满足公司对管理费用

报销制度的控制和要求。

3.3工资审批流程优化设计

针对工资发放不及时的问题首先需要通过采用工资自动化核算系统，自动计

算应发工资、代扣社保、代扣个税及实发工资，每月23日前出具工资表单，25

日前提交财务主管审核，27日前董事长审批，29日前通过网上银行支付至各员

工。其次财务主管加强对资金的管理，掌握资金的情况，确保有足够的资金用于

工资发放。

表3-1湖南城通基础管网建设有限公司工资表

部门:发放时间:年月日单位:元（人民币）

出勤基本节日应发代扣代扣实发

姓名奖金签字

序号天数工资费工资社保个税工资

1

2

3

4

5

6

7合计

办公室：财务主管：董事长：

3.4加强对财务人员的培训

湘潭城通基础管网建设有限公司公司应提升相关财务人员岗位技能，只有这

样，才能减少费用报销问题，同时也能提高费用报销的效率。同时随着信息技术

财务系统的快速发展，财务的手工操作也逐渐弱化，朝着决策支持、业务支持的

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方向发展，两者相融合也是财务发展的必然趋势，因此，财务人员需要不断的参

加培训，才能与时代发展保持同步。

(1)定期培训

参加会计师事务所、税务局举办的培训，及时更新知识；利用继续教育相关

课程提升财务人员的EXCEL、PYTHON、财务软件的应用能力，从而提高工作的效

率。其次，鼓励会计人员参加助理会计师、会计师、税务师等职称考试，对于取

得会计师、税务师等中级职称可以适当给予奖励。

(2)加强财税知识的学习

湘潭城通基础管网建设有限公司规模不大，以往年度的税前利润大部分在

100万元以下，属于小型微利企业，财务人员应关注与小微企业有关的税收政策

变化，如对月销售收入在10万元以的增值税小规模纳税人，免征增值税，财务

人员可以适当进行税收筹划；企业所得税从2023年1月起年应纳税所得额100

万元以下变为25%计算应纳税所得额。同时要为员工服务，做好个人所得税扣税

的解答工作并向其宣贯个人所得税前可扣除的成本费用项目，如2023年我国3

岁以下婴幼儿抚育扣除标准，则由原来的每人每月1000元提高到2000元，赡养

老人的专项附加费用的扣除标准由原来的每月2000元上调为每月3000元。国家

颁布的会计法等相关政策都要及时的熟悉了解，将国家的政策运用到实际工作中

去。

(3)业财融合，服务业务

除了对国家政策的了解外，财务人员还需要积极的参加学习，提高自身的业

务水平，例如定期针对管理费用日常发生较多的报销业务，了解业务办理的具体

流程，向业务人员说细讲解报销时应该注意的具体事项和相关的工作要求，从业

务端减少了不合理、不合规费用的产生，提高了整个报销工作的效率，形成一个

良好工作环境。

3.5明确费用报销附件

对于业务部门报销的单据不合规的问题，我们应明确各费用报销时应附的原

始单据，从而减少财务部门与业务部门间不必要的摩擦。

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表3-3费用报销附件

项目费用报销单后应附原始单据

福利费福利费用或者是困难补助发放的明细表等其他支出凭证

劳保用品请购单、发票、入库单、POS小票等

差旅费经审批的出差申请、差旅费报销单、发票、住宿消费清单、POS小票等

维修费经审核修理申请单、维修清单、发票及相关资料

税费网上打印支出凭单、税收缴款书或银行代扣款回单等相关资料

办公费请购单、发票、入库单、支出凭单等

水电费费用报销单、水电登记表、付款通知单、发票等

会议费经审批的会议预算、合同、会议结算清单、发票、会议议程、签到表、

会议照片、支出凭单等相关资料

咨询费咨询尽调报告，咨询服务合同、咨询费发票、咨询项目报告书、咨询服

务成果载体(流程、制度、规范、报告、整改建议等)视听证据，如会议

记录，纪要、公司内部对接人及团队保障、具体对接人、咨询提供商简

介

同时，财务人员要加强原始凭证真实性的审核。例如差旅费中的酒店住宿费

和出差单上的时间是否一致，相关的原始凭证是否提供；计程费上下的时间点是

否一致；办公用品报销所需的物品明细以及入库单据等是否提供等。对于不合规

的发票应该予以拒绝，并作好解释工作。通过对原始凭证的细节来核查原始凭证

的真实性，避免财务风险。

4小结

随着湘潭城通基础管网建设有限公司经济业务的不断拓展，对日常的管理费

用的管控不到位，主要表现为报销审批流程过长、工资发放不及时、公司财务员

工专业技能不足、原始凭证不规范。针对以上四个问题，我做出了如下优化设计：

（1）通过引入自动化系统，如电子报销系统，可以大大减少人工操作出现

的错误，提高工作效率以及数据的准确性。

（2