2025年员工档案管理规范管理试题及答案

2025年员工档案管理规范管理试题及答案一、单项选择题（每题2分，共30分）1.根据2025年最新《企业员工档案管理规范》，以下哪类材料不属于员工档案“履历类”内容？A.员工入职登记表B.岗位调动审批表C.学历学位认证报告D.职称评审申报表答案：C（解析：履历类主要记录职业轨迹，学历学位认证报告属于“教育背景类”）2.员工档案数字化加工时，扫描分辨率应不低于：A.100dpiB.200dpiC.300dpiD.400dpi答案：C（解析：规范要求文本类档案扫描分辨率不低于300dpi，照片类不低于600dpi）3.某员工2020年入职，2023年离职，其档案保管期限自：A.入职之日起算B.离职之日起算C.劳动合同终止之日起算D.档案移交至人才中心之日起算答案：B（解析：在职员工档案持续保管，离职员工档案自离职之日起至少保管20年）4.电子档案单套制管理中，元数据应至少包含：A.文件格式、创建时间、密级B.文件大小、修改次数、责任人C.存储路径、访问记录、备份时间D.全宗号、目录号、案卷号答案：A（解析：元数据需包含描述性、管理性、技术性要素，文件格式（技术）、创建时间（管理）、密级（描述）为基础项）5.档案库房温湿度应控制在：A.温度18-22℃，相对湿度40-50%B.温度20-24℃，相对湿度45-60%C.温度16-20℃，相对湿度30-40%D.温度22-26℃，相对湿度50-70%答案：B（解析：规范明确库房温度20-24℃，湿度45-60%为最佳保存环境）6.员工申请查阅本人档案时，需提供的材料不包括：A.有效身份证件B.书面申请C.所在部门负责人签字D.档案管理部门审批单答案：C（解析：本人查阅只需身份证、书面申请及档案部门审批，无需部门负责人签字）7.档案销毁清册应保存：A.10年B.20年C.30年D.永久答案：D（解析：销毁清册作为档案管理重要记录需永久保存）8.以下哪项不属于档案整理“三统一”原则？A.统一分类标准B.统一装订规格C.统一保管期限D.统一编号规则答案：C（解析：“三统一”指分类、装订、编号统一，保管期限根据材料性质确定）9.电子档案备份应采用“双套异地”策略，其中“异地”指：A.不同楼层B.不同建筑物C.不同行政区域D.不同存储介质答案：C（解析：异地备份需跨行政区域，避免区域性灾害导致数据丢失）10.员工档案中“考核类”材料应包含：A.年度绩效考核表B.培训签到表C.考勤记录表D.岗位说明书答案：A（解析：考核类专指绩效、评优等结果性材料，考勤记录属“日常管理类”）11.档案管理人员调离岗位时，交接手续完成时间不得超过：A.3个工作日B.5个工作日C.10个工作日D.15个工作日答案：B（解析：规范要求5个工作日内完成交接，确保档案管理连续性）12.对伪造档案材料的员工，处理措施不包括：A.通报批评B.解除劳动合同C.赔偿经济损失D.记入个人信用档案答案：C（解析：伪造档案属严重违纪，可通报、解除合同、记入信用，但经济赔偿无明确规定）13.档案数字化过程中，原文扫描件与电子档案应通过以下方式关联：A.文件名一致B.元数据关联C.哈希值校验D.数据库索引答案：C（解析：通过哈希值（如SHA-256）确保扫描件与电子档案内容完全一致）14.集体企业员工档案管理应参照：A.《机关档案管理规定》B.《企业员工档案管理规范》C.《事业单位人事档案管理办法》D.《流动人员人事档案管理服务规定》答案：B（解析：集体企业属企业性质，适用《企业员工档案管理规范》）15.档案利用登记本应保存：A.5年B.10年C.15年D.20年答案：B（解析：利用记录作为管理痕迹需保存10年，便于追溯）二、判断题（每题1分，共10分，正确划√，错误划×）1.员工档案可由本人自行携带转递。（）答案：×（解析：必须通过机要通信或专人送取，禁止个人自带）2.电子档案与纸质档案具有同等法律效力时，可仅保存电子档案。（）答案：√（解析：符合单套制管理要求且满足长期保存条件时可实施）3.档案库房可与办公区域合并设置。（）答案：×（解析：需独立设置，满足防火、防潮、防盗等安全要求）4.员工离职后，其档案可转交至户籍所在地街道办事处。（）答案：×（解析：应转至有人事档案管理权限的机构，街道办事处无权限）5.档案整理时，重复材料应全部剔除。（）答案：×（解析：重要材料的不同版本需保留，如不同日期的考核表）6.档案数字化加工可委托第三方机构，但需签订保密协议。（）答案：√（解析：允许外包，但需严格审核资质并约定保密责任）7.员工死亡后，其档案可立即销毁。（）答案：×（解析：需保管至少50年，特殊贡献人员档案永久保存）8.档案密级分为“秘密”“机密”“绝密”三级。（）答案：√（解析：与国家秘密分级一致，企业可根据实际增设内部密级）9.档案管理系统需具备操作日志追溯功能，保存期限不少于3年。（）答案：×（解析：规范要求日志保存不少于5年）10.新入职员工档案应在入职后15个工作日内建立。（）答案：√（解析：确保档案与劳动关系同步建立）三、简答题（每题6分，共30分）1.简述员工档案收集的“三及时”原则及其具体要求。答案：“三及时”指及时收集、及时鉴别、及时归档。具体要求：（1）及时收集：材料形成后10个工作日内提交档案管理部门；（2）及时鉴别：收到材料后5个工作日内完成真实性、完整性、规范性审核；（3）及时归档：鉴别合格后3个工作日内完成分类、编号并录入管理系统。2.电子档案长期保存需满足哪些技术条件？答案：（1）格式合规：采用开放、非专有格式（如PDF/A、TIFF）；（2）元数据完整：包含描述性（内容）、管理性（责任）、技术性（格式）元数据；（3）载体可靠：使用耐久性存储介质（如企业级硬盘、磁带）；（4）备份策略：实施“双套异地”备份（不同介质、不同区域）；（5）检测机制：每2年进行可读性检测，每5年迁移至新载体。3.档案调阅过程中，“三不”禁止性规定是什么？答案：（1）不得带离规定场所：调阅需在档案查阅室进行，禁止外借；（2）不得摘抄敏感信息：涉及薪酬、健康状况等隐私内容禁止摘抄；（3）不得修改原始记录：严禁圈划、涂改档案材料，如需复制需经审批并标注“复制件”。4.简述档案保密管理的“五防”措施。答案：（1）防丢失：库房安装门禁、监控，调阅实行双人核对；（2）防泄露：电子档案设置访问权限，纸质档案限制查阅范围；（3）防篡改：纸质档案加盖骑缝章，电子档案采用数字签名；（4）防灾害：配备消防、除湿、防盗设备；（5）防违规：定期开展保密教育，签订保密承诺书。5.档案销毁的法定程序包括哪些步骤？答案：（1）鉴定：由档案管理部门、人事部门、法务部门组成鉴定小组，确认无保存价值；（2）登记：填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限等；（3）审批：经企业负责人签字批准；（4）监销：由2名以上人员现场监督，纸质档案焚烧或粉碎，电子档案彻底删除并格式化；（5）备案：销毁清册永久保存，同步更新管理系统数据。四、案例分析题（每题10分，共30分）案例1：2025年3月，某制造企业HR经理发现，2022年入职的员工张某档案中，其大学本科学历证书为伪造（经学校核实无该生记录）。张某当前为车间主管，负责关键工序管理。问题：（1）应如何处理张某档案中的虚假材料？（2）对张某本人应采取哪些措施？答案：（1）档案处理：立即将伪造的学历证书撤出档案，标注“虚假材料已移除”，并附学校核实证明材料入档；在档案备考表中记录事件经过、处理时间及责任人。（2）对张某处理：①依据《劳动合同法》第三十九条，以“欺诈手段订立劳动合同”为由解除劳动关系；②通报全公司，警示其他员工；③将伪造档案行为记入企业内部信用档案，若造成经济损失可依法追偿；④向当地人社部门报备，纳入企业用工风险预警。案例2：某科技公司2025年4月启动档案数字化项目，委托第三方公司A进行扫描加工。项目完成后，发现部分电子档案存在缺页、扫描模糊问题，且A公司在加工期间曾将员工身份证扫描件上传至其内部服务器。问题：（1）数字化质量问题应如何追责？（2）针对隐私泄露风险需采取哪些补救措施？答案：（1）质量追责：①核查合同条款，明确A公司需承担质量保证责任；②要求A公司免费返工，重新扫描缺页及模糊文件，经企业验收合格后支付尾款；③若造成档案损坏，按合同约定索赔；④将A公司列入企业供应商黑名单，禁止未来合作。（2）隐私补救：①立即要求A公司删除服务器内所有员工身份证扫描件，提供删除证明；②委托第三方机构对A公司服务器进行安全检测，确认无数据留存；③对受影响员工发送书面通知，告知风险及防范建议（如监控个人信息使用）；④修订外包合同，增加“数据最小化”条款（仅扫描必要材料），明确违约赔偿责任；⑤内部开展隐私保护培训，提升档案管理人员风险意识。案例3：2025年5月，某集团公司审计部在检查子公司档案管理时发现：（1）库房温湿度记录表2024年12月缺失；（2）2023年离职员工李某的档案仍存放在原部门文件柜，未移交档案中心；（3）电子档案管理系统中，2022年以前的员工考核数据无法导出（因系统升级未做数据迁移）。问题：（1）针对三项问题，分别说明违反了哪些管理规范？（2）提出整改措施。答案：（1）违规认定：①温湿度记录缺失违反《规范》第7.2条“库房环境每日记录，保存不少于10年”；②离职档案未移交违反第5.3条“离职员工档案应在15个工作日内移交档案管理部门”；③数据无法