家具生产原材料采购制度

PAGE家具生产原材料采购制度一、总则（一）目的为规范公司家具生产原材料采购行为，确保原材料质量，降低采购成本，提高采购效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司家具生产所需各类原材料的采购活动，包括木材、板材、五金配件、油漆、胶水等。（三）基本原则1.质量第一原则：采购的原材料必须符合国家相关标准和公司家具产品质量要求，确保产品质量稳定可靠。2.成本控制原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。3.供应商管理原则：建立稳定、优质的供应商队伍，加强对供应商的评估、选择、考核和管理，确保原材料供应的及时性和稳定性。4.合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。二、采购流程（一）需求计划1.生产部门根据生产订单和库存情况，每月定期编制原材料需求计划，明确原材料的品种、规格、数量、需求时间等信息。2.需求计划应提交给生产主管审核，确保计划的合理性和准确性。审核通过后，需求计划提交给采购部门。（二）采购申请1.采购部门根据生产部门提交的需求计划，结合库存情况，编制采购申请单。采购申请单应详细注明原材料的名称、规格、数量、预计采购时间、预算金额等信息。2.采购申请单需提交给采购主管审核，审核内容包括需求的合理性、采购时间的紧迫性、预算金额的准确性等。审核通过后，采购申请单提交给财务部门进行资金预算审核。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购申请单的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.组织对筛选后的供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施等情况。考察结束后，填写供应商考察报告。4.根据供应商考察报告和初步筛选情况，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案。评估内容包括供应商的基本信息、评估指标、评估结果等。5.根据供应商评估结果，选择合格的供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原材料的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。（四）采购订单下达1.采购部门根据与供应商签订的采购合同，编制采购订单。采购订单应详细注明原材料的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）到货验收1.原材料到货前，采购部门应通知质量检验部门和仓库管理部门做好验收准备工作。2.质量检验部门按照相关标准和检验规范对到货原材料进行质量检验，检验内容包括外观、尺寸、性能、质量证明文件等方面。检验合格后，出具质量检验报告。3.仓库管理部门对到货原材料的数量进行清点，并检查外包装是否完好。清点无误后，办理入库手续。4.如发现原材料质量不合格或数量不符，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如协商不成，可根据采购合同约定，通过法律途径解决。（六）付款结算1.采购部门根据采购合同和到货验收情况，填写付款申请单。付款申请单应详细注明原材料的名称、规格、数量、采购金额、已付款金额、本次应付款金额等信息。2.付款申请单需提交给采购主管审核，审核通过后，提交给财务部门进行付款审批。3.财务部门根据公司财务制度和资金状况，对付款申请进行审批。审批通过后，按照采购合同约定的付款方式进行付款结算。三、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资格，具有良好的信誉和商业道德。2.供应商应具备相应的生产能力和技术水平，能够满足公司家具生产原材料的质量和数量要求。3.供应商应建立完善的质量管理体系，确保原材料质量稳定可靠。4.供应商应提供有效的质量证明文件，如产品合格证、质量检验报告等。5.供应商应遵守国家法律法规和公司内部规章制度，不得从事违法违规行为。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、环保措施等方面。2.评估方式包括实地考察、问卷调查、数据分析、客户反馈等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优秀供应商，B类供应商为合格供应商，C类供应商为待改进供应商。（三）供应商考核1.采购部门每月对供应商的交货情况、产品质量等进行考核，考核结果作为供应商评估的重要依据。2.如供应商出现交货延迟、产品质量不合格等问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取改进措施。如供应商多次出现问题且整改不力，采购部门可根据合同约定，暂停或终止与供应商的合作关系。（四）供应商激励1.对于优秀供应商，公司给予一定的奖励，如优先采购、价格优惠、合作项目支持等。2.鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，对提出合理化建议并被公司采纳实施的供应商，给予相应的奖励。四、采购风险管理（一）市场风险1.关注原材料市场价格波动情况，建立价格预警机制。当市场价格波动较大时，及时调整采购策略，采取套期保值、分批采购等措施，降低采购成本风险。2.加强与供应商的沟通协商，争取签订长期稳定的采购合同，锁定原材料价格。（二）质量风险1.严格按照质量标准和检验规范对采购原材料进行检验，确保原材料质量合格。2.加强对供应商的质量管理，要求供应商建立完善的质量管理体系，定期对供应商进行质量审核。3.如发现原材料质量问题，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如因质量问题给公司造成损失的，依法追究供应商的赔偿责任。（三）供应风险1.建立供应商备份机制，对于关键原材料供应商，选择至少两家以上的合格供应商，确保供应的稳定性。2.加强与供应商的沟通协调，及时了解供应商的生产经营状况和供应能力，提前做好应对供应风险的准备工作。3.如因不可抗力等原因导致供应商无法按时、按质、按量交货，采购部门应及时调整采购计划，寻找替代供应商，确保公司生产经营活动的顺利进行。（四）合同风险1.签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰、权利义务对等。2.加强对采购合同执行情况的跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如因合同纠纷给公司造成损失的，依法追究相关责任人的责任。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本的控制情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）采购部门自查1.采购部门定期对自身采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购文件的归档管理情况、供应商管理情况等。2.对自查中发现的问题，采购部门应及时进行整改，并将整改情况报告给公司领导。（三）违规