旅游成本类费用财务制度

PAGE旅游成本类费用财务制度一、总则（一）目的为了加强公司旅游成本类费用的财务管理，规范费用报销流程，确保费用支出的合理性、合法性和真实性，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类旅游活动所涉及的成本类费用支出，包括但不限于交通费用、住宿费用、餐饮费用、景点门票费用、导游服务费用等。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规和相关政策的规定。2.合理性原则：费用支出应与旅游活动的实际需求相符，具有必要性和合理性。3.真实性原则：费用报销凭证必须真实、有效，能够准确反映费用支出的实际情况。4.审批原则：所有旅游成本类费用支出必须经过严格的审批流程，确保审批环节的规范和严谨。二、费用预算管理（一）预算编制1.旅游活动策划部门应在旅游活动开展前[X]个工作日，根据旅游活动的行程安排、参与人数等因素，编制详细的旅游成本预算草案，明确各项费用的预计支出金额。2.预算草案内容应包括但不限于交通方式及费用、住宿标准及费用、餐饮安排及费用、景点门票费用、导游服务费用、其他可能涉及的费用（如保险费、活动道具费等）。3.财务部门对预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与公司财务状况的匹配性。审核通过后，将预算草案提交公司管理层审批。（二）预算执行1.旅游活动策划部门应严格按照经审批的预算执行，控制费用支出，确保各项费用不超过预算额度。2.在旅游活动过程中，如因特殊情况需要调整预算，必须提前向公司管理层提交书面申请，说明调整的原因、内容及预计增加的费用金额。经管理层审批同意后方可进行调整。（三）预算监督1.财务部门定期对旅游成本类费用的预算执行情况进行监督检查，对比实际支出与预算的差异，分析差异原因。2.对于预算执行过程中出现的超支情况，财务部门应及时向相关部门反馈，并要求其说明原因及采取相应的改进措施。三、费用报销管理（一）报销凭证要求1.所有旅游成本类费用支出必须取得合法有效的报销凭证，如发票、收据等。报销凭证应注明费用的明细、金额、日期、开具单位等信息。2.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应与实际发生的费用相符，不得虚开发票。3.对于无法取得发票的费用支出，如小额的市内交通费用等，应取得其他有效的报销凭证，如车票、出租车发票等，并注明费用发生的时间、地点、事由等。（二）报销流程1.费用发生后，相关人员应及时整理报销凭证，并填写费用报销单。报销单应详细填写费用的明细、金额、所属项目、报销人等信息。2.部门负责人对报销凭证的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。3.财务部门对报销凭证进行审核，重点审核报销凭证的合法性、合规性、准确性以及与预算的一致性。审核通过后，报公司管理层审批。4.公司管理层根据审批权限对报销申请进行审批。审批通过后，财务部门按照公司的资金支付流程进行付款。（三）报销时间限制1.旅游活动结束后[X]个工作日内，相关人员应完成费用报销申请的提交。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的报销申请，应及时安排付款。四、交通费用管理（一）交通方式选择1.根据旅游活动的行程安排、参与人数等因素，合理选择交通方式，如飞机、火车、汽车、轮船等。2.在选择交通方式时，应综合考虑费用、时间、舒适度等因素，确保交通安排既满足旅游活动的需求，又具有经济性。（二）机票预订1.机票预订应提前进行，以获取较为优惠的价格。预订机票时，应选择正规的机票代理机构或航空公司官网，确保机票的真实性和有效性。2.对于团队机票预订，应与机票代理机构或航空公司协商争取更优惠的价格，并签订相关协议。3.机票报销时，应提供机票行程单、登机牌等有效凭证，行程单上应注明乘客姓名、航班号、出发地、目的地、日期、票价等信息。（三）火车票预订1.火车票预订应按照铁路部门的规定进行，可以通过12306网站、电话订票或前往火车站售票窗口等方式进行预订。2.对于团队火车票预订，应提前统计好人数和车次需求，统一进行预订。3.火车票报销时，应提供火车票原件，火车票上应注明乘客姓名、车次、出发地、目的地、日期、票价等信息。（四）其他交通费用1.市内交通费用：如公交车、出租车等，应按照实际发生金额报销。报销时应提供相应的车票，并注明费用发生的时间、地点、事由等。2.租车费用：如因旅游活动需要租用车辆，应选择正规的租车公司，并签订租车合同。租车费用报销时，应提供租车发票、租车合同等有效凭证。五、住宿费用管理（一）住宿标准确定1.根据旅游活动的目的地、参与人员的身份等因素，合理确定住宿标准。住宿标准应在旅游活动预算中明确规定，并报公司管理层审批。2.住宿标准的确定应考虑当地的实际情况和行业惯例，既要保证住宿的舒适度，又要避免过度奢华。（二）酒店选择1.酒店选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择合适的酒店。选择的酒店应具备良好的设施、服务质量和信誉度。2.在签订酒店住宿合同前，应仔细审核合同条款，明确双方的权利和义务，特别是关于房价、退房时间、早餐供应等方面的条款。3.对于团队住宿，应与酒店协商争取更优惠的价格，并签订相关协议。（三）住宿费用报销1.住宿费用报销时，应提供酒店开具的发票、住宿清单等有效凭证。发票上应注明酒店名称、住宿日期、房价、入住人数等信息。2.住宿清单应详细列出每天的住宿费用明细，包括房费、加床费、早餐费等。住宿清单应与发票内容相符，并由酒店加盖公章或财务章。六、餐饮费用管理（一）餐饮标准制定1.根据旅游活动的行程安排和当地的实际情况，制定合理的餐饮标准。餐饮标准应在旅游活动预算中明确规定，并报公司管理层审批。2.餐饮标准的制定应考虑到不同地区的饮食习惯和物价水平，既要保证餐饮的质量和营养，又要避免铺张浪费。（二）餐饮安排1.根据旅游活动的行程安排，合理安排餐饮地点和时间。餐饮地点的选择应考虑交通便利、卫生条件良好、价格合理等因素。2.在餐饮安排过程中，应充分征求参与人员的意见，尽量满足大家的口味需求。（三）餐饮费用报销1.餐饮费用报销时，应提供餐饮发票、菜单等有效凭证。发票上应注明餐饮单位名称、用餐日期、菜品明细、金额等信息。2.菜单应详细列出每道菜的名称、价格、数量等信息，菜单应与发票内容相符，并由餐饮单位加盖公章或财务章。3.对于团队用餐，如采用包餐形式，应提供包餐协议、发票等有效凭证。包餐协议应明确包餐的标准、人数、用餐时间等内容。七、景点门票费用管理（一）景点选择与门票预订1.根据旅游活动的主题和行程安排，合理选择景点。在选择景点时，应充分考虑景点的知名度、特色、门票价格等因素。2.景点门票预订应提前进行，以获取较为优惠的价格。预订门票时，应选择正规的门票销售渠道，如景点官方网站、旅行社等，确保门票的真实性和有效性。3.对于团队门票预订，应与景点管理部门或门票销售机构协商争取更优惠的价格，并签订相关协议。（二）门票费用报销1.景点门票费用报销时，应提供门票原件或门票发票等有效凭证。门票上应注明景点名称、门票价格、购票日期、游客姓名等信息。2.对于通过旅行社等渠道购买的景点门票，报销时还应提供旅行社开具的发票，发票上应注明景点门票费用明细。八、导游服务费用管理（一）导游选择与合同签订1.根据旅游活动的需求和行程安排，选择具备相应资质和经验的导游。导游的选择应通过公开招标、询价等方式进行，确保导游的服务质量和信誉度。2.在签订导游服务合同前，应仔细审核合同条款，明确双方的权利和义务，特别是关于导游服务费用、服务内容、服务时间、违约责任等方面的条款。3.导游服务费用应根据导游的资质、经验、服务时间等因素合理确定，并在合同中明确约定。（二）导游服务费用报销1.导游服务费用报销时，应提供导游服务合同、导游开具的发票等有效凭证。发票上应注明导游姓名、服务时间、服务费用金额等信息。2.对于导游在服务过程中产生的其他费用，如小费、加班费等，应根据合同约定和实际情况进行报销。报销时应提供相应的凭证，并注明费用发生的原因和金额。九、其他费用管理（一）保险费用1.根据旅游活动的实际情况，为参与人员购买相应的保险，如旅游意外险、交通工具意外险等。2.保险费用应通过正规的保险公司购买，并取得保险公司开具的发票。发票上应注明保险产品名称、保险金额、保险期限、被保险人姓名等信息。（二）活动道具费用1.如因旅游活动需要购买活动道具，应提前进行预算，并报公司管理层审批。2.活动道具费用报销时，应提供购买发票、道具清单等有效凭证。发票上应注明道具名称、数量、价格等信息，道具清单应详细列出道具的规格、型号、用途等内容。（三）其他杂项费用1.对于旅游活动过程中发生的其他杂项费用，如通讯费、办公用品费等，应按照公司的相关财务制度进行报销。2.报销时应提供相应的发票或收据，并注明费用发生的时间、地点、事由等信息。十、财务核算与报表（一）财务核算1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司的财务制度，对旅游成本类费用进行准确的核算。2.旅游成本类费用应按照不同的项目进行明细核算，确保费用支出的清晰、准确。（二）报表编制1.财务部门应定期编制旅游成本类费用报表，向公司管理层汇报费用支出情况。报表内容应包括费用预算执行情况、各项费用明细、费用分析等。2.费用分析应重点分析费用支出与预算的差异原因，提出改进措施和建议，为公司管理层决策提供参考依据。十一、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对旅游成本类费用的支出情况进行审计，检查费用支出是否符合本制度的规定，是否存在违规行为。2.审计过