公务卡财务制度

PAGE公务卡财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务支出行为，提高财务管理透明度，防范财务风险，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本公务卡财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务活动中的公务卡使用及相关财务管理。（三）基本原则1.严格规范原则严格按照国家财经法规和公司财务制度规定，规范公务卡的使用范围、报销流程等，确保公务支出合法合规。2.便捷高效原则充分利用现代信息技术，简化公务卡报销手续，提高财务管理效率，方便员工公务活动开展。3.强化监管原则加强对公务卡使用和报销情况的监督管理，建立健全内部控制机制，防止违规行为发生。二、公务卡管理（一）公务卡定义公务卡是指公司为员工办理的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。（二）公务卡办理1.公司统一组织办理公务卡，选择具有良好信誉、服务质量高、支持公务卡相关业务的银行作为合作银行。2.员工应按照公司要求填写公务卡申请表，提交相关资料，由公司统一办理。3.公务卡申办成功后，由公司财务部门统一保管，员工因公务需要使用时，向财务部门申请领用。（三）公务卡使用1.员工在执行公务活动中，应优先使用公务卡支付公务支出。2.公务卡消费应符合国家有关法律法规和公司财务制度规定的范围，包括办公用品购置、会议费、差旅费、招待费等。3.员工在使用公务卡消费时，应取得合法有效的发票及消费凭证，并在规定时间内将相关凭证提交给财务部门进行报销。4.公务卡透支消费后，员工应在免息还款期内及时足额还款，避免逾期产生不良信用记录和额外费用。（四）公务卡挂失与补办1.如公务卡遗失或被盗，员工应立即向公司财务部门报告，并同时联系发卡银行办理挂失手续。2.挂失后如需补办公务卡，员工应填写补办申请表，提交相关资料，由公司统一办理。补办费用由员工个人承担。三、公务卡报销（一）报销范围1.符合公司财务制度规定的公务支出，且已通过公务卡支付的费用，可按本制度规定进行报销。2.以下费用不得使用公务卡支付，也不得报销：个人消费支出；违反法律法规及公司规定的支出；其他不符合报销规定的支出。（二）报销流程1.员工在公务活动结束后，应及时整理相关发票及消费凭证，并在规定时间内填写公务卡报销申请表。2.报销申请表应详细填写公务卡消费日期、消费金额、消费内容、发票号码等信息，并附上相关发票及消费凭证原件。3.员工将填写完整的报销申请表及相关凭证提交给所在部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核报销内容的真实性、合理性和合规性，签署审核意见后提交给财务部门。4.财务部门收到报销申请后，应进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，消费内容是否符合公务卡使用范围，报销金额是否与消费金额一致等。审核无误后，按照公司财务审批流程进行审批。5.经审批通过的公务卡报销申请，财务部门将报销款项直接打入员工个人银行账户，同时冲减公务卡透支金额。（三）报销期限员工应在公务卡消费后[X]个工作日内提交报销申请，财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核和报销手续。逾期未提交报销申请且无正当理由的，财务部门有权拒绝报销。四、财务审核与监督（一）财务审核1.财务部门应建立健全公务卡报销审核制度，加强对报销凭证的审核把关。2.审核人员应认真核对报销凭证的真实性、合法性、完整性，对不符合规定的报销凭证予以退回，并要求员工补充或更正。3.对于大额公务卡报销支出，财务部门可进行实地核实或要求提供相关证明材料，确保报销支出真实合理。（二）内部监督1.公司内部审计部门应定期对公务卡使用和报销情况进行审计监督，检查公务卡制度的执行情况，发现问题及时督促整改。2.各部门应加强对本部门员工公务卡使用情况的管理，配合财务部门做好报销审核工作，对发现的违规行为及时报告公司领导。（三）外部监督1.公司应积极接受财政、审计等相关部门的监督检查，如实提供公务卡使用和报销情况等资料。2.对于监督检查中发现的问题，公司应及时整改，并按照有关规定进行处理。五、责任追究（一）员工责任1.员工如有下列行为之一，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，并责令其承担相应的经济责任：恶意透支公务卡，造成公司经济损失的；利用公务卡进行违规消费或套取现金的；未按规定及时报销公务卡费用，导致逾期产生不良信用记录的；提供虚假报销凭证，骗取公司报销款项的。2.因员工个人原因导致公务卡信息泄露，造成公司经济损失的，由员工承担全部责任。（二）部门责任1.部门负责人对本部门员工公务卡使用情况负有管理责任。如因部门管理不善，导致本部门员工出现违规使用公务卡行为的，部门负责人应承担相应的管理责任。2.部门应积极配合财务部门做好公务卡报销审核工作，对审核中发现的问题及时进行整改。如因部门不配合导致公务卡报销工作延误或出现其他问题的，部门应承担相应责任。（三）财务部门责任1.财务部门工作人员在公务卡报销审核过程中，如有玩忽职守、徇私舞弊等行为，导致公司经济损失的，将依法依规追究其责任。2.财务部门应加强对公务卡使用和报销情况的统计分析，及时发现问题并提出改进措施。如因财务部门工作失误，导致公务卡制度执