财务制度公章保管制度

PAGE财务制度公章保管制度一、总则（一）目的为加强公司财务制度公章的保管与使用管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及财务制度公章使用的所有部门和人员。（三）定义1.财务制度公章：是指公司在财务管理活动中，用于证明财务文件、报表、合同等具有法律效力的印章，包括财务专用章、发票专用章等。2.保管人：负责财务制度公章日常保管的人员。3.使用审批人：对财务制度公章使用申请进行审批的人员。二、公章的种类及用途（一）财务专用章1.用于公司财务报表、财务凭证、财务票据等的签章。2.在办理银行开户、销户、账户信息变更、资金收付等银行业务时使用。3.用于与财务相关的合同、协议、文件等的签署。（二）发票专用章1.专门用于公司开具的各类发票上的盖章。2.确保发票的真实性和有效性，符合税务部门的相关规定。三、公章的保管（一）保管原则1.财务制度公章必须由专人负责保管，实行“专人专管”原则。2.保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。（二）保管地点1.财务专用章应存放于公司财务部门的保险柜中。2.发票专用章应根据实际业务需要，由专人在规定地点妥善保管，确保使用便捷且安全。（三）保管人职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，未经批准不得擅自将公章带出保管地点。2.对公章的使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用事由、使用人等信息。3.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.在公章使用完毕后，及时将公章归还原保管地点，并确保存放安全。四、公章的使用（一）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《财务制度公章使用申请表》，详细说明使用事由、使用文件名称及份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：申请表提交至财务部门负责人进行审批，审批通过后在申请表上签字。对于涉及重大财务事项或金额较大的合同等文件，需经公司总经理审批。3.用印：保管人根据审批通过的申请表，在指定地点使用公章，并在使用登记表上记录使用情况。4.登记备案：使用完毕后，保管人将申请表及相关文件复印件进行整理归档，以备查阅。（二）使用范围1.财务制度公章只能用于公司内部与财务相关的业务活动，不得用于与公司财务无关的事项。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白票据等上加盖财务制度公章。（三）使用要求1.使用人必须严格按照审批后的用途使用公章，不得擅自更改使用内容。2.盖章应清晰、端正，确保印章与文件内容相符，不得模糊不清或加盖重叠印章。3.使用过程中，如发现公章存在问题或使用不当可能导致风险的，应立即停止使用并报告相关领导。五、公章的交接（一）交接情形1.保管人因工作调动、离职等原因不再负责公章保管时，应及时办理交接手续。2.因特殊情况需临时委托他人保管公章时，也应办理交接手续。（二）交接流程1.交接双方应填写《财务制度公章交接清单》，详细列出交接的公章种类、数量、交接时间等信息。2.交接过程中应进行当面清点，确保公章数量准确、完好无损，并在交接清单上签字确认。3.交接完成后，交接清单一式两份，由交接双方各执一份，并报财务部门备案。六、公章的挂失与补办（一）挂失情形1.发现财务制度公章遗失或被盗时，保管人应立即向财务部门负责人报告，并采取相应的防范措施，如通知相关部门和人员注意防范风险。2.在确认公章遗失或被盗后，应及时向公安机关报案，并在公司内部发布公告，声明该公章作废。(二）补办流程1.由财务部门提出补办申请，说明公章遗失或被盗的情况及补办原因，并附上公安机关的报案回执。2.申请经公司总经理审批后，按照公安部门的要求办理公章补办手续。3.补办完成后，应及时将新公章的启用情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行备案。七、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对公章的保管和使用情况进行检查，确保公章使用符合规定流程和要求。2.公司审计部门有权对财务制度公章的保管和使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受税务部门、银行等相关外部机构对公司财务制度公章使用情况的监督检查，积极配合并提供相关资料。2.根据外部机构的要求，及时整改存在的问题，确保公司财务管理活动合法合规。八、违规处理（一）违规情形1.未经批准擅自使用财务制度公章。2.在空白纸张、空白合同、空白票据等上加盖财务制度公章。3.擅自将公章转借他人使用。4.使用公章时弄虚作假，故意隐瞒真实情况。5.因保管不善导致公章遗失、被盗或损坏。（二）处理措施1.对于违规使用公章的行为，一经发现，视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。3.对于因保管不善导致公章遗失、被盗或损坏的保管人，除承担相应的赔偿责任外，还将视情节给予相应的纪律处分。九、附