装饰公司收款与财务制度

PAGE装饰公司收款与财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范装饰公司的收款流程与财务管理，确保公司资金的安全、准确、及时流转，保障公司的正常运营和发展。通过明确收款与财务各环节的职责、操作流程和规范要求，提高公司财务管理水平，防范财务风险，维护公司及相关方的合法权益。2.适用范围本制度适用于本装饰公司及其所属各部门、各项目组在经营活动中的收款与财务管理工作。包括但不限于各类装修工程款项的收取、材料采购款项的支付、员工薪酬及福利的核算与发放等涉及资金流动的业务活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规、税收政策以及相关行业财务制度，确保公司财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录准确、账目清晰，各项收款与付款业务真实、完整，如实反映公司财务状况和经营成果。及时性原则：及时办理收款与付款业务，提高资金使用效率，避免因资金周转不畅影响公司业务进展。安全性原则：加强资金安全管理，采取有效措施防范资金风险，确保公司资金安全。内部控制原则：建立健全内部控制制度，明确各部门和岗位在收款与财务管理中的职责权限，相互监督、相互制约，防止舞弊行为发生。二、收款管理1.收款流程合同签订阶段业务部门在与客户签订装饰合同前，应仔细审核客户的信用状况、支付能力等信息。对于信用状况不佳或存在潜在风险的客户，应采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。合同条款中应明确收款方式、收款时间节点、付款比例等具体内容。业务人员需向客户详细解释合同中的收款条款，确保客户清楚了解付款义务。款项催收阶段项目负责人应根据合同约定的收款时间节点，提前与客户沟通，提醒客户按时付款。对于即将到期的款项，应发送正式的催款通知，明确告知客户逾期付款的后果及应承担的责任。若客户出现逾期付款情况，应及时分析原因，采取不同的催收策略。对于因资金周转困难导致逾期的客户，可与客户协商制定合理的付款计划；对于恶意拖欠款项的客户，应通过法律途径维护公司权益。建立客户收款台账，详细记录每个客户的合同金额、已收款金额、未收款金额、收款时间、逾期情况等信息，以便及时跟踪和管理收款进度。款项收取阶段收款人员应严格按照合同约定的收款方式收取款项。对于现金收款，应在收款当场开具收款收据，并加盖公司财务专用章；对于银行转账收款，应及时核对到账信息，确保款项准确无误到账。收到款项后，收款人员应在收款台账上进行详细记录，并将收款凭证及时传递给财务部门。财务部门收到收款凭证后，应与收款台账进行核对，确认款项到账情况。如发现问题，应及时与收款人员沟通核实，并采取相应的解决措施。同时，财务人员应根据到账款项及时更新应收账款明细账，确保账目清晰准确。2.收款方式现金收款：适用于金额较小、客户要求以现金支付的款项。收款人员在收取现金时，应注意辨别真伪，确保现金安全。收取现金后，应立即开具收款收据，并在收据上注明收款日期、款项性质、金额等信息，同时加盖公司财务专用章。收款收据一式三联，一联交客户，一联留存财务部门作为记账凭证，一联交业务部门备查。银行转账收款：包括支票、汇票、电汇、网银转账等方式。业务人员应在合同中明确要求客户采用银行转账方式付款，并提供公司的银行账户信息。客户转账后，收款人员应及时关注银行账户到账情况，收到款项后，应根据银行回单在收款台账上进行记录，并将银行回单传递给财务部门。财务人员应核对银行回单与收款台账的一致性，确保款项准确无误到账。其他收款方式：如信用卡支付、第三方支付平台收款等，应根据公司实际情况和相关规定进行操作。使用信用卡支付时，应注意遵守信用卡支付的相关规定和手续费标准；使用第三方支付平台收款时，应确保平台的安全性和合规性，及时将款项提现至公司银行账户，并做好相关记录。3.收款风险防范客户信用评估：业务部门应建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行定期评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、付款历史等方面。根据客户信用评估结果，合理确定客户的信用额度和付款方式，对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。合同管理：加强装饰合同的管理，确保合同条款明确、合法、有效。合同中应明确收款方式、付款时间、逾期付款责任等重要条款，避免因合同漏洞导致收款风险。同时，业务人员应严格按照合同约定履行义务，确保公司在收款过程中的主动地位。内部沟通与协作：业务部门、收款部门和财务部门应加强沟通与协作，及时共享客户信息和收款情况。业务部门在签订合同后应及时将合同副本及收款相关信息传递给收款部门和财务部门；收款部门在收款过程中如发现问题应及时与业务部门沟通协调；财务部门应定期向业务部门和收款部门反馈应收账款情况，共同做好收款管理工作。法律风险防范：对于恶意拖欠款项的客户，应及时采取法律措施维护公司权益。公司应建立健全法律风险防范机制，必要时聘请专业律师提供法律支持，确保通过合法途径追讨欠款，降低收款风险。三、财务制度1.财务机构与人员设置财务机构设置：公司设立独立的财务部门，负责公司的财务管理和会计核算工作。财务部门应根据公司业务规模和管理要求，合理设置岗位，明确各岗位的职责权限，确保财务管理工作的高效运行。人员配备与职责：财务部门配备专业的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等岗位。财务经理负责全面管理财务部门工作，制定财务管理制度和工作计划，组织财务核算和财务分析，参与公司重大决策，对公司财务状况和经营成果负责；会计负责按照国家会计准则和公司财务制度进行会计核算，编制财务报表，审核原始凭证，登记账簿，处理税务申报等工作；出纳负责办理现金收付、银行结算业务，保管库存现金和有价证券，登记现金和银行存款日记账，确保资金安全。2.会计核算会计政策与会计估计：公司应根据国家统一的会计制度和相关法律法规，结合公司实际情况，制定适合本公司的会计政策和会计估计。会计政策和会计估计一经确定，不得随意变更。如需变更，应按照规定的程序进行审批，并在财务报表附注中予以说明。会计凭证与账簿设置：会计人员应按照规定的会计核算方法和程序，及时、准确地填制会计凭证，登记账簿。会计凭证应具备合法、真实、完整的原始凭证作为附件，确保会计信息的真实性和可靠性。账簿设置应包括总账、明细账、日记账等，按照会计科目分类进行核算，做到账目清晰、账账相符、账实相符。财务报表编制：财务部门应按照国家财务报告制度的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映公司的财务状况、经营成果和现金流量情况。财务报表编制完成后，应经财务经理审核签字，并加盖公司公章后对外报送。3.资金管理现金管理：公司应严格遵守现金管理规定，控制现金使用范围。库存现金应按照规定限额存放，不得超限额留存现金。现金收支应及时入账，做到日清月结。出纳人员应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按照规定进行处理。银行存款管理：公司应加强银行账户管理，按照规定开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更和撤销应经公司负责人审批。银行存款收支应严格按照审批程序办理，确保资金安全。财务人员应定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。资金预算与控制：公司应建立资金预算管理制度，根据公司经营计划和财务状况，编制年度、季度和月度资金预算。资金预算应包括现金收入、现金支出、资金结余等内容。财务部门应严格按照资金预算控制资金收支，对预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。如遇特殊情况需要调整资金预算，应按照规定的程序进行审批。4.费用报销管理报销流程：员工因工作需要发生的费用支出，应按照公司规定的报销流程进行报销。首先，员工应填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关的原始凭证。然后，将费用报销单提交给部门负责人进行审核，部门负责人应根据费用的合理性和真实性进行审批。审核通过后，再提交给财务部门进行复核，财务人员应按照财务制度和审批程序对报销凭证进行审核。最后，经公司负责人审批后，方可进行报销付款。报销标准：公司应制定明确的费用报销标准，包括差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费等各项费用的报销限额和报销范围。员工应严格按照报销标准进行费用报销，不得超标准报销。对于超过报销标准的费用，如因特殊情况需要报销，应经公司负责人特批。报销凭证要求：费用报销凭证应真实、合法、有效。原始凭证应具备发票、收据、清单等相关证明材料，发票应符合国家税务规定，加盖发票专用章。报销凭证上的内容应与费用报销单一致，不得涂改、伪造。对于不符合报销凭证要求的费用，财务部门有权拒绝报销。5.税务管理税务申报与缴纳：公司应按照国家税收法律法规的规定，按时、足额申报缴纳各项税款。财务部门应建立税务台账，记录公司的税务申报和缴纳情况。每月应在规定的纳税申报期限内，完成增值税、企业所得税、个人所得税等各项税款的申报和缴纳工作。如遇税收政策调整或税务检查事项，应及时按照要求进行处理。税务筹划：在合法合规的前提下，公司应进行合理的税务筹划，降低税务成本。税务筹划应结合公司的经营业务和财务状况，通过优化业务流程、合理利用税收优惠政策等方式，实现公司税负的合理降低。税务筹划方案应经公司负责人审批，并报税务机关备案。税务风险管理：加强税务风险管理，防范税务风险。财务部门应及时关注税收政策变化，确保公司的税务处理符合法律法规要求。对于重大税务事项，应提前咨询税务专业机构或税务机关的意见，避免因税务处理不当导致税务风险。同时，应建立税务风险预警机制，对可能存在的税务风险进行及时识别和评估，并采取相应的措施进行防范和化解。四、财务监督与审计1.内部监督财务部门内部监督：财务部门应建立健全内部监督制度，加强对财务人员的日常管理和监督。财务经理应定期对会计凭证、账簿、报表等财务资料进行审核，确保财务核算的准确性和规范性。同时，应加强对财务人员的职业道德教育，提高财务人员的业务水平和风险意识。公司内部审计监督：公司设立内部审计部门，负责对公司的财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。内部审计部门应定期制定审计计划，并按照计划对公司各部门进行审计检查。审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。公司各部门应积极配合内部审计工作，对审计提出的问题及时进行整改落实。2.外部审计年度财务审计：公司应按照国家法律法规的要求，聘请具有资质的会计师事务所对公司年度财务报表进行审计。年度财务审计报告应作为公司对外披露财务信息的重要依据。会计师事务所应按照审计准则和相关规定，对公司财务报表的真实性、准确性、完整性进行审计，并出具审计意见。专项审计：根据公司经营管理需要，可聘请会计师事务所进行专项审计，如对重大项目的财务收支审计、对内部控制制度的有效性审计等。专项审计应针对特定的审计事项进行深入调查和分析，为公司决策提供参考依据。3.财务违规处理违规行为界定：明确财务违规行为的界定标准，包括但不限于违反财务制度、挪用资金、虚报费用、贪污受贿等行为。对于财务违规行为，应根据情节轻重进行分类处理。处理措施：对于发现的财务违规行为，应视情节轻重给予相应的处理措施。情节较轻的，可给予警告、责令改正、扣减绩效奖金等处理；情节严重的，应依法追究相关人员的法律责任，包括解除劳动合同、移送司法机关等。同时，对于因财务违规行为给公司造成损失的，应责令相关责任人承担赔偿责任。五、附则1.制度解释：本制度由公司财务部门负责解释。