研究生会财务制度

PAGE研究生会财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范研究生会的财务管理，确保经费使用的合理性、透明性和合规性，保障研究生会各项工作的顺利开展，更好地服务广大研究生同学。（二）适用范围本制度适用于研究生会的所有部门及相关活动的财务收支管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和学校的相关财务规定，依法进行财务活动。2.合理性原则：经费使用应符合研究生会的宗旨和工作实际需要，注重效益，避免浪费。3.透明性原则：财务信息公开透明，接受研究生会成员及广大同学的监督。4.预算管理原则：实行全面预算管理，各项收支均纳入预算安排。二、财务管理机构及职责（一）财务负责人研究生会设财务负责人一名，全面负责研究生会的财务管理工作。财务负责人应具备良好的财务知识和责任心，熟悉国家财经法规和学校财务制度。（二）职责1.制定和完善研究生会财务管理制度，并组织实施。2.负责编制研究生会年度预算和决算报告。3.审核各项经费支出，确保支出合理合规。4.定期向研究生会成员汇报财务收支情况，接受监督。5.负责财务档案的整理、保管和归档工作。（三）财务工作小组成立财务工作小组，由财务负责人、各部门负责人代表组成。财务工作小组负责审议重大财务事项，监督预算执行情况，提出改进建议。三、预算管理（一）预算编制1.每年年底，由财务负责人牵头，组织各部门编制下一年度的经费预算。各部门应根据本部门的工作计划和活动安排，详细列出各项经费支出预算。2.预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，充分考虑工作实际需要和经费来源情况。预算内容应包括收入预算和支出预算两部分。3.收入预算主要包括学校拨款、社会赞助、会员会费等；支出预算应按照功能分类，分为活动经费、办公经费、宣传经费、培训经费等。（二）预算审批1.各部门编制的预算草案提交财务工作小组审议。财务工作小组应根据研究生会的整体工作目标和财务状况，对预算草案进行审核和调整。2.经财务工作小组审议通过的预算草案，报研究生会主席团审批。主席团审批通过后，作为年度预算执行的依据。（三）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应提前向财务负责人提出书面申请，说明调整原因和金额，经财务工作小组审议和主席团批准后方可调整。2.财务负责人应定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。如发现预算执行偏差较大，应及时向研究生会主席团汇报，并提出改进建议。（四）预算调整1.在预算执行过程中，如遇重大活动或不可预见的情况，导致原预算无法满足工作需要时，可进行预算调整。2.预算调整应按照以下程序进行：由相关部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、项目和金额。财务负责人对调整申请进行审核，并提出审核意见。财务工作小组对调整申请进行审议，形成审议意见。审议意见报研究生会主席团审批，经批准后实施预算调整。四、收入管理（一）学校拨款研究生会应按照学校规定的程序和要求，及时申请学校拨款。学校拨款应专款专用，严格按照预算安排使用。（二）社会赞助1.积极拓展社会资源，争取社会赞助。接受社会赞助应签订书面协议，明确赞助金额、用途、期限等条款。协议签订后，应及时报财务负责人备案。2.社会赞助资金应按照协议约定的用途使用，不得挪作他用。在使用过程中，应严格按照财务制度进行报销和核算。（三）会员会费1.按照学校规定和研究生会章程，收取会员会费。会员会费应使用学校统一规定的收费票据，并及时足额上缴学校财务。2.会员会费主要用于会员服务、活动开展等方面，不得用于其他非会员相关的支出。（四）其他收入研究生会的其他收入，如捐赠收入、利息收入等，应按照相关规定进行管理和核算。收入应及时入账，纳入预算统一管理。五、支出管理（一）支出审批流程1.经费支出应严格按照审批流程进行。一般支出由部门负责人审核签字后，报财务负责人审批；重大支出（单笔金额超过[X]元）需经财务工作小组审议通过后，报研究生会主席团审批。2.报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、报销单等。报销凭证应注明支出事由、金额、日期、经手人等信息，并按照财务制度的要求粘贴整齐。（二）支出范围1.活动经费：用于组织开展各类学术交流、文体活动、社会实践等活动的费用，包括场地租赁、设备购置、嘉宾邀请、奖品奖品、宣传推广等支出。2.办公经费：用于研究生会日常办公所需的费用，如办公用品购置、水电费、通讯费、差旅费等。3.宣传经费：用于研究生会的宣传工作，如海报制作、宣传单页印刷、网站建设、新媒体运营等费用。4.培训经费：用于组织研究生会成员参加各类培训、讲座等活动的费用。5.其他经费：用于研究生会开展工作所需的其他合理支出。（三）支出标准1.办公用品购置应遵循勤俭节约的原则，按照实际工作需要进行采购。对于批量采购的办公用品，应进行集中采购，降低采购成本。2.差旅费应按照学校规定的标准执行，严格控制出差人数、天数和交通工具选择。出差报销应提供真实有效的出差审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证。3.活动经费的支出应根据活动的实际需要和规模进行合理安排，确保经费使用效益。对于大型活动，应提前制定详细的经费预算，并严格按照预算执行。（四）特殊情况支出1.在紧急情况下，如应对突发事件、开展临时重要活动等，需要临时支出经费的，可由相关部门负责人提出申请，经财务负责人同意后先行支出，但事后应及时补办审批手续。2.对于一些不可预见的支出项目，如因政策调整、市场变化等原因导致的额外费用，应及时向财务工作小组汇报，并按照规定的程序进行审批。六、财务报销（一）报销凭证要求1.报销凭证必须是合法有效的票据，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章。2.报销凭证应注明支出事由、金额、日期、经手人等信息，不得涂改、挖补。如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。3.对于购买实物的支出，报销凭证应附详细的物品清单，清单应注明物品名称、规格、数量、单价等信息。（二）报销流程1.经手人应在支出发生后及时整理报销凭证，并填写报销单。报销单应注明支出事由、金额、日期、经手人等信息，并按照要求粘贴报销凭证。2.部门负责人对报销凭证和报销单进行审核，审核无误后签字确认。3.财务负责人对报销凭证和报销单进行审批，审批通过后予以报销。对于不符合报销规定的凭证，财务负责人有权拒绝报销。（三）报销时间为了保证财务工作的及时性和准确性，报销时间原则上为每周[具体时间]。各部门应在规定的报销时间内提交报销申请，逾期不予受理。如有特殊情况需要提前报销的，应提前向财务负责人说明情况。七、财务监督（一）内部监督1.财务负责人应定期对研究生会的财务收支情况进行自查，发现问题及时整改。2.财务工作小组应定期对财务收支情况进行检查和监督，确保经费使用合理合规。研究生会成员有权对财务收支情况进行监督，如发现违规行为，可向财务负责人或研究生会主席团反映。（二）外部监督1.接受学校财务部门的指导和监督，按照学校要求定期报送财务报表和相关资料。2.主动接受广大研究生同学的监督，通过公开财务信息、设立意见箱等方式，广泛听取同学的意见和建议。八、财务档案管理（一）档案内容财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、预算报告、决算报告、合同协议、报销凭证等与财务工作相关的资料。（二）档案整理财务负责人应定期对财务档案进行整理，按照时间顺序、类别等进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管财务档案应妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮的地方。档案保管期限按照国家有关规定执行，一般