公司财务制度报账流程

PAGE公司财务制度报账流程一、总则1.目的本财务制度报账流程旨在规范公司各项费用的报销行为，确保公司资金的合理使用，加强财务管理，保障公司运营的顺畅进行，同时符合国家相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本流程适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、运输费等。3.基本原则真实性原则：报账所提供的票据及相关资料必须真实、合法，反映实际发生的经济业务。合理性原则：费用支出应符合公司业务需要，具有合理的商业目的，且金额与业务实际相符。合规性原则：严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司内部规定，确保报账流程合法合规。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报账手续，避免逾期报账影响财务核算和资金流转。二、报账流程1.费用发生员工在开展业务活动过程中，按照公司规定和实际业务需求发生各项费用，并妥善保存相关原始凭证。原始凭证应具备以下要素：发票：必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或商品明细、金额、税率、税额等，并加盖发票专用章。收据：对于一些特殊情况无法取得发票的，可使用财政部门监制的收据，但需注明收款事由、金额等信息，并加盖收款单位财务章。其他凭证：如车票、机票、住宿发票、合同协议等，应清晰反映业务内容、时间、金额等关键信息。2.填写报销单员工根据费用发生情况，填写公司统一格式的报销单。报销单应包括以下内容：基本信息：填写报销人姓名、部门、报销日期、联系方式等。费用明细：详细列出各项费用的名称、金额、用途等，确保与原始凭证一致。报销金额：计算各项费用的报销金额，并填写合计金额。附件张数：注明所附原始凭证的张数。3.部门负责人审批报销人将填写完整的报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司业务情况和费用合理性进行审核，重点关注以下几点：业务真实性：核实费用是否确实因公司业务需要发生，与员工工作职责相符。费用合理性：审查费用金额是否合理，是否符合公司相关标准和市场行情。审批意见：如同意报销，在报销单上签署审批意见并签名；如不同意报销，应注明原因并退回报销单。4.财务审核经部门负责人审批后的报销单提交至财务部门进行审核。财务人员主要审核以下内容：票据合规性：检查原始凭证是否符合国家法律法规和公司财务制度要求，发票是否真实有效、内容是否完整、印章是否齐全等。报销金额准确性：核对报销单上的费用明细和金额计算是否正确，是否符合公司规定的报销标准。审批流程完整性：确认报销单是否经过部门负责人审批，审批意见是否明确。其他事项：对于一些特殊费用或存在疑问的报销，财务人员有权要求报销人提供补充说明或相关证明材料。如审核通过，财务人员在报销单上签署审核意见并签名；如审核不通过，应向报销人说明原因，要求其修改或补充相关资料后重新提交。5.分管领导审批对于超过一定金额标准或涉及重要业务的报销，需提交分管领导进行审批。分管领导应从公司整体利益和战略角度出发，对报销事项进行全面审查，重点关注费用支出对公司业务的影响、与预算的匹配情况等。审批通过后，在报销单上签署审批意见并签名。6.总经理审批重大费用支出或涉及公司重要决策的报销，最终需经总经理审批。总经理拥有最高决策权，对报销事项进行综合评估和决策。总经理审批通过后，报销单方可进入下一步报账流程。7.报销支付经各级审批通过的报销单，由财务部门根据公司资金状况和支付安排进行报销支付。支付方式主要包括：银行转账：对于金额较大或需要支付给供应商等外部单位的报销款项，一般采用银行转账方式，将款项直接支付到对方指定的银行账户。现金支付：对于符合公司现金支付规定的小额报销款项，可采用现金支付方式。财务人员在支付现金时，应要求报销人在报销单上签字确认，并留存相关凭证。其他支付方式：如通过电子支付平台进行支付等，具体支付方式根据实际情况和公司规定执行。三、各类费用报账规定1.差旅费定义：差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。报销标准：交通费用：根据出差的目的地和出行方式，按照公司规定的标准报销。如乘坐飞机，应根据职务级别选择相应的舱位；乘坐火车，一般按照硬卧或高铁二等座标准报销，特殊情况需经审批。住宿费用：根据出差地区的经济水平和公司规定的住宿标准报销。一线城市和经济发达地区的住宿标准相对较高，其他地区则根据实际情况确定。餐饮补贴：按照出差天数和规定的补贴标准给予补贴，补贴标准根据地区差异进行设定。市内交通费用：根据实际发生的费用凭票据报销，但应合理控制。报账要求：出差前应填写出差审批单，注明出差事由、时间、地点等信息，经部门负责人和分管领导审批后作为差旅费报销的依据。报销时应提供真实有效的交通票据、住宿发票、餐饮发票等原始凭证，发票上应注明出差日期、地点等信息，与出差审批单一致。如因特殊情况需要乘坐飞机头等舱或高铁一等座等超出标准的交通工具，需提前经总经理审批同意。2.业务招待费定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。报销标准：业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，根据业务实际需要合理安排。宴请费用应注明宴请对象、事由、人数等信息，单次宴请费用不得超过规定标准。礼品费用应符合公司业务需要，且价值合理，一般应留存礼品签收记录等相关资料。报账要求：报销业务招待费时，应填写业务招待费报销单，详细说明招待事由、对象、时间、地点等情况。提供正规的餐饮发票、礼品发票等原始凭证，发票上应注明相关信息，且与报销单内容相符。对于大额业务招待费或重要业务招待活动，需提前经总经理审批同意。3.办公用品费定义：办公用品费是指公司为满足日常办公需要而购买的文具、纸张、电脑耗材、办公设备等费用。报销标准：办公用品采购应遵循公司的采购流程，选择合格的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。对于批量采购的办公用品，应建立库存管理制度，定期盘点，确保账实相符。报账要求：报销办公用品费时，应提供购买办公用品的发票、清单等原始凭证，清单上应注明物品名称、规格、数量、单价等信息。如通过公司内部采购系统采购办公用品，应提供采购订单、入库单等相关凭证。对于金额较大的办公设备采购，应按照公司固定资产管理规定进行入账和管理。4.通讯费定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。报销标准：根据员工的职务级别和工作需要，设定不同的通讯费报销标准。如管理人员可享受较高的报销额度，普通员工则根据实际工作需求确定合理的报销标准。报销通讯费应凭正规的电信发票，发票上应注明手机号码或固定电话号码、费用所属期间等信息。报账要求：员工应按照公司规定的报销标准，在每月规定时间内提交通讯费报销申请。对于报销金额较大或存在疑问的通讯费发票，财务人员有权要求员工提供通话记录等相关证明材料，以核实费用的真实性和合理性。5.运输费定义：运输费是指公司因业务需要发生的货物运输、快递等费用。报销标准：运输费用应根据业务实际情况选择合适的运输方式和供应商，并确保费用合理。对于长期合作的运输供应商，应定期进行评估和比价，以降低运输成本。报账要求：报销运输费时，应提供运输发票、运输合同、送货清单等原始凭证，发票上应注明运输货物的名称、数量、起运地、目的地、运输费用等信息。如通过快递方式发货，应提供快递单号及对应的快递发票，确保发票与业务实际相符。四、报账时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报账手续，将填写完整的报销单及相关原始凭证提交至部门负责人审批。2.部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，并提交至财务部门。3.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销单提交至分管领导审批。4.分管领导应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，对于需总经理审批的报销单，应及时提交至总经理。5.总经理应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批。6.财务部门在报销单经各级审批通过后，应在[X]个工作日内安排报销支付。如遇特殊情况无法按时支付，应向报销人说明原因。五、报账监督与检查1.公司设立内部审计部门，定期对报账流程和费用报销情况进行审计监督。审计部门有权查阅相关报销凭证、账目记录等资料，对发现的问题及时提出整改意见。2.财务部门应加强对报账业务的日常管理，定期对报销数据进行统计分析，发现异常情况及时进行核实和处理。3.公司鼓励员