财务制度及采购报销流程

PAGE财务制度及采购报销流程一、总则1.目的本财务制度及采购报销流程旨在规范公司财务管理，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，加强采购环节的控制与监督，提高资金使用效率，保障公司各项业务活动的顺利开展，维护公司及全体员工的合法权益，促进公司健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于[公司/组织名称]及其所属各部门、分支机构。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保公司财务活动合法合规。真实性原则：财务数据应真实、准确地反映公司经济业务实际情况，不得虚报、瞒报。完整性原则：涵盖公司财务活动的各个方面，确保财务制度无遗漏、无死角。及时性原则：及时记录、处理财务事项，保证财务信息的时效性，为公司决策提供及时有效的支持。权责明确原则：明确各部门、各岗位在财务活动中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。成本效益原则：在财务管理中权衡成本与效益，力求以最小的投入获取最大的收益，提高公司经济效益。二、财务机构与人员设置1.财务部门职责负责公司财务管理制度的制定、执行和监督，确保公司财务活动符合法律法规和公司规定。组织财务核算工作，准确记录公司各项经济业务，编制财务报表，为公司管理层提供财务信息支持。负责公司资金的筹集、调配和使用，合理安排资金，确保公司资金链的稳定。进行财务分析，为公司决策提供财务依据，评估公司财务状况和经营成果，提出改进建议。加强成本费用控制，制定成本费用预算，监督预算执行情况，降低公司运营成本。负责公司税务管理，依法纳税，合理避税，维护公司税务权益。建立健全财务档案管理制度，妥善保管财务资料，确保财务信息安全。2.财务人员岗位职责财务经理全面负责公司财务管理工作，制定财务工作计划和目标，组织实施并监督执行。建立健全公司财务管理制度和内部控制体系，防范财务风险。组织财务核算和财务报表编制工作，确保财务数据准确、及时。负责公司资金管理，合理安排资金，保证公司资金安全和正常运转。参与公司重大决策，提供财务分析和建议，为公司管理层决策提供支持。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的外部财务环境。负责财务团队建设和管理，提高财务人员业务水平和综合素质。会计人员按照国家会计准则和公司财务制度，进行财务核算工作，准确记录各项经济业务。负责编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表等日常会计工作，确保财务数据的准确性和完整性。协助财务经理进行财务分析，提供相关财务数据和信息。负责财务档案的整理、归档和保管工作，保证财务档案的安全和完整。配合税务部门进行税务申报和缴纳工作，及时了解税收政策变化，合理进行税务筹划。出纳人员负责公司现金、银行存款的收付和保管工作，确保资金安全。严格按照现金管理规定和银行结算制度办理收付款业务，做到日清月结。负责编制现金日记账和银行存款日记账，定期与会计核对账目，保证账实相符。协助会计做好其他财务工作，如票据管理、工资发放等。三、财务管理制度1.预算管理制度预算编制公司各部门应根据年度经营计划和工作目标，编制本部门年度预算草案，于每年[具体时间]前报送财务部门。财务部门对各部门预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体战略目标和财务状况，编制公司年度预算方案，提交公司管理层审议。经公司管理层批准后的年度预算方案，由财务部门下达各部门执行。预算执行与监控各部门应严格按照预算执行，确保各项预算指标的完成。如遇特殊情况需要调整预算，应提前向财务部门提出书面申请，说明调整原因和调整金额。财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并向公司管理层汇报。对于预算执行偏差较大的部门，财务部门应会同相关部门进行调查和分析，提出改进措施。预算考核公司建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。考核指标包括预算完成率、预算控制率等。根据预算考核结果，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对未完成预算任务或预算执行偏差较大的部门进行相应的处罚。2.收入管理制度收入确认原则公司收入应按照权责发生制原则确认，即在收入的权利和义务已经发生，经济利益能够流入公司时予以确认。销售商品收入应在同时满足以下条件时予以确认：公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入公司；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。提供劳务收入应在资产负债表日按照提供劳务收入总额乘以完工进度扣除以前会计期间累计已确认提供劳务收入后的金额，确认当期提供劳务收入；同时，按照提供劳务估计总成本乘以完工进度扣除以前会计期间累计已确认劳务成本后的金额，结转当期劳务成本。收入核算与管理销售部门负责签订销售合同，并及时将销售合同副本送交财务部门。财务部门根据销售合同和发货凭证，及时确认销售收入，并进行账务处理。对于应收账款，销售部门应负责催收，财务部门应定期与销售部门核对账目，及时掌握应收账款的回收情况。对于逾期未收回的应收账款，财务部门应会同销售部门进行分析和催收，必要时采取法律手段。公司其他收入，如租金收入、利息收入等，应按照相关规定及时确认和核算。财务部门应加强对其他收入的管理，确保收入的真实性和完整性。3.成本费用管理制度成本费用核算原则公司成本费用核算应遵循权责发生制原则、配比原则和划分收益性支出与资本性支出原则。成本费用应按照实际发生额进行核算，不得虚增或虚减成本费用。对于应由本期负担的成本费用，无论款项是否支付，均应计入本期成本费用；对于不应由本期负担的成本费用，即使款项已经支付，也不应计入本期成本费用。成本费用控制措施各部门应根据公司成本费用预算，制定本部门成本费用控制计划，并严格按照计划执行。财务部门应加强对成本费用的审核和监督，对不符合规定的成本费用支出不予报销。对于超预算的成本费用支出，应严格按照审批程序进行审批。公司应建立成本费用分析制度，定期对成本费用进行分析和评价，找出成本费用控制的薄弱环节，采取有效措施加以改进。成本费用报销规定公司员工因工作需要发生的成本费用支出，应按照公司规定的报销流程进行报销。报销时应提供真实、合法、有效的报销凭证，如发票、收据等。成本费用报销应按照公司规定的标准执行，不得超标准报销。对于超过标准的部分，应由报销人自行承担。公司应加强对成本费用报销的审核和管理，对报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，对不符合规定的报销凭证不予报销。四、采购管理制度1.采购计划与预算各部门根据业务需求和库存情况，编制采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购计划应经部门负责人审核后报采购部门。采购部门汇总各部门采购计划，结合公司资金状况和市场供应情况，编制年度采购预算草案，提交财务部门审核。财务部门根据公司整体预算安排，对采购预算进行审核和调整，报公司管理层批准后下达执行。2.供应商管理采购部门负责建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估和记录。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，选择优质供应商建立长期合作关系。与供应商签订采购合同前，应审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和公司利益，明确双方权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等关键条款。3.采购流程请购：各部门根据采购计划填写请购单，注明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审批后提交采购部门。审批：采购部门收到请购单后，对请购内容进行审核，对于金额较大或重要物资的采购，应报公司管理层审批。采购：采购部门根据审批后的请购单，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保按时、按质、按量交货。验收：物资到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门按照合同要求和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行检验，出具验收报告。对于验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理。入库：验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门，一联交财务部门。付款：财务部门根据采购合同、验收报告、入库单等凭证，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，对于货到付款的采购业务，应在验收合格后及时付款；对于预付款项的采购业务，应在合同约定的付款期限内付款。五、报销管理制度1.报销范围公司员工因工作需要发生的差旅费、业务招待费、办公费、通讯费、运输费、培训费等费用，符合公司规定的可以报销。个人因私支出的费用，如娱乐费用、旅游费用等，不得在公司报销。2.报销流程填写报销单：员工按照公司规定的格式填写报销单，注明报销事项、金额、日期等信息，并附上相关报销凭证，如发票、收据等。部门负责人审批：报销单经员工所在部门负责人审核，确认报销事项真实、合理、符合公司规定后签字审批。财务审核：财务部门对报销单及相关凭证进行审核，重点审核报销事项的真实性、合法性、合规性，报销金额是否符合公司标准，报销凭证是否齐全、有效等。对于不符合规定的报销单，财务部门应予以退回，并说明原因。公司领导审批：对于金额较大或重要事项的报销，需报公司领导审批。公司领导根据财