招标部财务制度

PAGE招标部财务制度一、总则（一）目的为加强招标部财务管理，规范财务行为，确保招标工作的顺利开展，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合招标部实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于招标部全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映招标部财务状况和经营成果。3.准确性原则：财务核算准确无误，各项收支记录清晰，数据计算精准。4.及时性原则：及时进行财务核算、报表编制和财务分析，为管理决策提供及时有效的财务信息。5.效益性原则：合理配置资源，降低成本费用，提高资金使用效益。二、财务岗位职责（一）财务负责人职责1.全面负责招标部财务管理工作，制定和完善财务管理制度，确保制度的有效执行。2.组织编制年度财务预算和财务决算，监督预算执行情况，定期进行财务分析，为领导决策提供依据。3.负责资金筹集、调配和使用，合理安排资金，确保招标项目资金需求，提高资金使用效率。4.审核各项费用支出，严格控制成本费用，对重大财务事项进行审批。5.负责财务报表的编制和报送，定期向公司领导汇报财务工作情况。6.加强财务内部控制，防范财务风险，确保财务安全。7.配合公司内部审计和外部审计工作，提供相关财务资料和解释说明。8.负责与财政、税务等相关部门的沟通协调，及时了解政策法规变化，依法纳税。（二）会计职责1.按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。2.负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的原始凭证予以退回，并要求更正补充。3.定期核对账目，确保账账相符、账实相符，及时清理往来款项。4.负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案的安全完整。5.协助财务负责人编制财务预算和决算，提供相关财务数据和分析资料。6.参与财务内部控制制度的制定和执行，对发现的问题及时提出改进建议。（三）出纳职责1.负责现金收付和银行结算业务，严格按照现金管理规定和银行结算制度办理相关业务。2.及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。3.保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据，确保其安全完整。4.定期盘点库存现金，编制现金盘点表，如有不符及时查明原因并进行处理。5.协助会计做好财务报销工作，对报销凭证进行初审，确保报销手续齐全、合规。6.负责与银行等金融机构的沟通协调，办理相关业务。三、预算管理（一）预算编制1.招标部应根据年度工作计划和项目安排，编制年度财务预算。预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性和合理性。2.预算编制内容包括收入预算、成本费用预算、资金预算等。收入预算应根据招标项目预计收入情况进行编制；成本费用预算应包括人员工资、办公费用、差旅费、业务招待费等各项支出；资金预算应根据项目资金需求和资金来源情况进行编制。3.预算编制应采用零基预算法，对各项收支进行详细分析和预测，避免不合理的预算安排。4.预算编制完成后，应提交财务负责人审核，经公司领导批准后执行。（二）预算执行1.招标部应严格按照批准的预算执行，确保各项收支按照预算安排进行。不得擅自调整预算，如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。2.财务部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。对预算执行偏差较大的项目，应进行重点跟踪和分析，确保预算目标的实现。3.各部门应积极配合财务部门做好预算执行工作，严格控制各项费用支出，提高资金使用效益。（三）预算调整1.预算执行过程中，如因市场变化、政策调整、项目变更等原因导致预算无法执行或需要调整预算的，应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等，并附相关证明材料。3.预算调整申请经财务负责人审核后，提交公司领导审批。经批准的预算调整申请应作为预算执行的依据。四、收入管理（一）招标收入确认1.招标项目收入应按照合同约定的收款方式和时间进行确认。在收到客户支付的款项后，应及时开具发票，并按照规定进行账务处理。2.对于一次性收取的招标项目费用，应在项目完成并经客户验收合格后确认收入；对于分期收取的招标项目费用，应按照合同约定的收款进度分期确认收入。3.收入确认应遵循权责发生制原则，确保收入的真实性和准确性。（二）收入核算1.财务部门应按照国家统一会计制度的规定，对招标收入进行明细核算，确保收入核算清晰、准确。2.收入核算应与合同管理相结合，建立合同台账，详细记录合同签订情况、收款情况、收入确认情况等，便于核对和查询。3.定期对收入情况进行分析，与预算收入进行对比，及时发现收入差异原因，并采取相应措施进行调整。（三）收入票据管理1.招标部应按照国家税收法律法规的规定，正确使用发票。发票开具应真实、准确、完整，不得虚开发票。2.发票由专人负责保管，建立发票领用登记制度，详细记录发票的领用、开具、作废、退回等情况。3.定期对发票使用情况进行检查，确保发票使用规范、合法。五、成本费用管理（一）成本费用分类1.招标部成本费用主要包括人员工资、办公费用、差旅费、业务招待费、项目成本等。2.人员工资包括基本工资、绩效工资、奖金等；办公费用包括办公用品、水电费、通讯费等；差旅费包括因公出差的交通、住宿、餐饮等费用；业务招待费包括因业务需要发生的招待客户的费用；项目成本包括招标项目过程中发生的直接费用和间接费用，如招标文件编制费、评标费、场地租赁费等。（二）成本费用控制1.建立成本费用控制制度，明确各部门和岗位的成本费用控制职责，加强对成本费用的日常管理和监督。2.制定成本费用定额标准，对各项费用支出进行限额控制。如办公用品实行定额领用制度，差旅费按照规定的标准报销等。3.严格审核各项费用支出，确保费用支出真实、合法、合理。对不符合规定的费用支出，财务部门有权拒绝报销。4.定期对成本费用进行分析，找出成本费用控制的薄弱环节，采取有效措施进行改进。（三）成本费用核算1.财务部门应按照国家统一会计制度的规定，对成本费用进行明细核算，确保成本费用核算准确、清晰。2.成本费用核算应与项目管理相结合，建立项目成本台账，详细记录项目成本发生情况，便于进行成本分析和控制。3.定期对成本费用进行归集和分配，计算项目成本和期间费用，编制成本费用报表，为管理决策提供依据。六、资金管理（一）资金筹集1.招标部应根据项目资金需求情况，合理筹集资金。资金筹集方式包括自有资金、银行贷款、财政拨款等。2.筹集资金应符合国家法律法规和公司规定，确保资金来源合法合规。3.财务负责人应根据资金需求和资金来源情况，制定资金筹集计划，合理安排资金筹集时间和金额，确保资金及时足额到位。（二）资金使用1.招标部应按照预算安排使用资金，确保资金专款专用。严禁挪用资金或擅自改变资金用途。2.资金使用应严格按照审批程序进行，由相关部门或人员提出资金使用申请，经财务负责人审核后，报公司领导批准。3.对于重大资金支出，应实行集体决策制度，确保资金使用的合理性和安全性。4.加强对资金使用的监控，定期对资金使用情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施进行处理。（三）资金结算1.严格按照现金管理规定和银行结算制度办理资金结算业务。现金结算应严格控制在规定的范围内，超过限额的支出应通过银行转账结算。2.加强对银行账户的管理，定期核对银行账户余额，确保资金安全。严禁出租、出借银行账户。3.及时处理银行结算凭证，确保资金收付及时、准确。对未达账项应及时进行清理，编制银行存款余额调节表。七、资产管理（一）固定资产管理1.固定资产是指使用期限超过一年，单位价值较高，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，如办公设备、交通工具等。2.建立固定资产台账，详细记录固定资产的购置时间、名称、型号、规格、数量、原值、折旧等信息。3.固定资产购置应按照规定程序进行审批，购置后应及时办理验收手续，并进行账务处理。4.定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因并进行处理。5.按照规定计提固定资产折旧，折旧方法一经确定，不得随意变更。（二）流动资产及其他资产管理1.流动资产包括库存现金、银行存款、应收账款、存货等。应加强对流动资产的管理，确保其安全完整和合理使用。2.应收账款应及时进行清理和催收，定期与客户核对账目，确保应收账款的真实性和准确性。3.存货应建立管理制度，加强对存货的采购、验收、保管、领用等环节的管理，确保存货数量准确、质量完好。4.对其他资产，如无形资产、长期待摊费用等，应按照相关规定进行管理和核算。八、财务报销管理（一）报销范围1.符合公司规定的人员工资、办公费用、差旅费、业务招待费、项目成本等支出可以报销。2.报销费用应真实、合法、合理，且与招标业务相关。（二）报销流程1.报销人应填写报销申请表，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。2.将报销申请表及相关原始凭证提交部门负责人审核，部门负责人应审核报销事项的真实性、合理性和必要性，并签字审批。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性等。审核无误后，由财务负责人签字审批。4.报销人持经审批的报销申请表和原始凭证到出纳处办理报销手续，出纳按照规定支付报销款项。（三）报销凭证要求1.报销凭证应真实、合法、有效，不得使用虚假发票或白条入账。2.原始凭证应具备发票、收据、报销单等基本要素，内容完整、字迹清晰、印章齐全。3.发票应加盖发票专用章，发票内容应与实际业务相符。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。九、财务报告与分析（一）财务报告1.财务部门应定期编制财务报告，包括月度财务报表、季度财务报表和年度财务报表。财务报表应真实、准确、完整地反映招标部财务状况和经营成果。2.月度财务报表应于次月[X]日前报送；季度财务报表应于季度终了后[X]日内报送；年度财务报表应于年度终了后[X]日内报送。3.财务报告应包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等内容，并附简要财务分析说明。（二）财务分析1.定期对财务报告进行分析，为管理决策提供依据。财务分析应包括财务状况分析、经营成果分析、资金使用效益分析等内容。2.通过财务分析，找出存在的问题和原因，提出改进措施和建议，促进招标部财务管理水平的提高。3.财务分析报告应定期提交公司领导，并抄送相关部门。十、财务监督与检查（一）内部监督1.建立健全内部财务监督制度，加强对财务活动的日常监督和检查。财务部门应定期对财务收支、资金使用、资产管理等