公司收付款财务制度

PAGE公司收付款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收付款行为，加强财务管理，确保公司资金安全、有序流动，提高资金使用效率，保障公司各项业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的收付款业务管理。3.基本原则合法性原则：公司收付款业务必须严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及公司内部规章制度。准确性原则：收付款信息应准确、完整，确保每一笔交易记录清晰、可追溯。及时性原则：及时办理收付款业务，避免因延误导致的财务风险和业务损失。安全性原则：采取有效措施保障资金安全，防止资金被盗用、挪用或遭受其他损失。二、收款管理1.收款流程业务部门发起：业务部门在与客户签订合同或达成业务协议后，应及时将相关信息传递给财务部门，并负责跟进款项回收工作。财务部门审核：财务部门收到业务部门提交的收款信息后，对合同条款、收款金额、收款方式等进行审核，确保收款依据充分、准确。开具收款凭证：审核通过后，财务部门根据收款情况开具收款凭证，如发票、收据等，并按照规定进行编号和登记。款项入账：收款凭证开具后，财务部门及时将款项存入公司指定账户，并进行账务处理，确保资金及时、准确入账。2.收款方式现金收款：对于金额较小、符合现金交易规定的款项，可以采用现金收款方式。现金收款必须由财务人员或指定专人负责，并在收款当场开具收款收据，加盖公司财务专用章。收款人员应在当日将现金缴存银行，并及时进行账务处理。银行转账收款：通过银行转账方式收取款项是公司主要的收款方式。业务部门应及时向客户提供公司银行账户信息，并要求客户在规定时间内将款项足额转入指定账户。财务部门在收到银行到账通知后，应及时核对收款金额、客户名称等信息，并进行账务处理。票据收款：包括支票、汇票、本票等票据收款。财务部门收到票据后，应及时进行审核，确保票据真实性、有效性和完整性。对于支票，应在规定时间内到银行办理入账手续；对于汇票、本票，应按照相关规定进行背书转让或贴现处理。3.应收账款管理账龄分析：财务部门定期对应收账款进行账龄分析，及时掌握应收账款的逾期情况和客户信用状况。催款措施：对于逾期未收回的应收账款，财务部门应及时向业务部门反馈，并协助业务部门采取催款措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。坏账处理：对于确实无法收回的应收账款，按照公司坏账管理制度进行审批和处理。坏账处理应遵循谨慎性原则，确保公司资产真实、准确。三、付款管理1.付款流程业务部门申请：业务部门根据业务需要，填写付款申请单，详细注明付款事由、金额、收款单位、付款方式等信息，并附上相关合同、发票、审批文件等证明材料。部门负责人审批：业务部门负责人对付款申请进行审核，确认业务真实性、必要性和金额合理性，并签署审批意见。财务部门审核：财务部门收到付款申请单后，对申请内容、相关证明材料以及资金预算等进行审核。审核重点包括付款依据是否充分、审批手续是否齐全、资金是否在预算范围内等。分管领导审批：根据公司授权审批制度，超过一定金额的付款申请需经分管领导审批。分管领导对付款申请进行全面审查，权衡风险与收益，做出审批决策。总经理审批：对于重大付款事项，需经总经理审批。总经理从公司战略和整体利益出发，对付款申请进行最终决策。款项支付：审核通过后，财务部门按照审批意见办理款项支付手续。对于现金付款，应严格按照现金管理规定进行操作；对于银行转账付款，应确保收款单位信息准确无误，付款金额与审批金额一致。2.付款方式现金付款：严格控制现金付款范围，对于符合现金支付规定的小额款项，经审批后可以采用现金支付。现金支付应通过公司库存现金进行，不得坐支现金。银行转账付款：银行转账是公司主要的付款方式。财务部门应根据审批后的付款申请，及时将款项转入收款单位指定账户。在办理银行转账时，应确保转账信息准确无误，避免因信息错误导致的资金延误或损失。票据付款：根据业务需要和收款单位要求，可以采用支票、汇票、本票等票据付款方式。票据开具应严格按照票据管理规定进行，确保票据真实性、有效性和完整性。财务部门应及时跟踪票据使用情况，确保款项按时支付。3.预算控制付款预算编制：公司各部门应根据年度业务计划和财务预算，编制本部门年度付款预算，并报财务部门汇总审核。财务部门结合公司整体预算情况，对各部门付款预算进行综合平衡，形成公司年度付款预算方案。预算执行监控：财务部门定期对各部门付款预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。对于超预算付款申请，应严格按照公司预算调整程序进行审批。预算调整：如因业务发展需要或其他特殊原因导致付款预算需要调整，业务部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额以及对公司财务状况的影响。财务部门审核后，报公司领导审批。经批准后的预算调整方案应作为付款申请审核的重要依据。四、资金安全管理1.银行账户管理账户开立与注销：公司银行账户的开立、变更和注销必须经公司财务负责人批准，并按照银行规定办理相关手续。财务部门应定期对银行账户进行清理，确保账户信息准确、有效。账户使用规范：严格按照银行账户用途使用账户资金，不得出租、出借银行账户，不得将公司资金存入个人账户。对于银行账户的网上银行操作，应设置严格的权限管理，确保操作安全。账户余额核对：财务部门每月末与银行进行账户余额核对，确保银行存款余额与公司账务记录一致。如发现不符情况，应及时查明原因并进行处理。2.资金保管与安全防范现金保管：公司库存现金应存放在专门的保险柜中，并由专人负责保管。保险柜应放置在安全可靠的地点，配备必要的防盗、防火、防潮设施。现金保管人员应严格遵守现金保管制度，不得擅自挪用、坐支现金。票据保管：财务部门应设立专门的票据保管岗位，负责支票、汇票、本票等票据的保管。票据保管人员应建立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、出票日期、到期日期、金额、收款单位等信息。票据应妥善保管，防止丢失、被盗或损坏。印章管理：公司财务印章包括财务专用章、法人章、发票专用章等，应分别指定专人保管，并严格按照印章使用规定进行审批和使用。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在空白票据或文件上加盖印章。安全防范措施：加强公司财务办公场所的安全防范工作，安装必要的监控设备、报警装置等。财务人员应增强安全意识，妥善保管个人财物和重要文件资料，防止因疏忽导致的安全事故。3.资金风险监控与预警风险监控指标设定：财务部门应设定资金风险监控指标，如资金流动性指标、资金负债率指标、资金周转率指标等，定期对公司资金状况进行分析和评估。风险预警机制：当资金风险监控指标出现异常变化时，财务部门应及时发出预警信号，并向公司管理层报告。公司管理层应根据预警情况，及时采取措施调整资金结构、优化资金配置，防范资金风险。应急处置预案：制定资金风险应急处置预案，明确在发生资金风险事件时的应对措施和责任分工。一旦出现资金风险事件，应立即启动应急预案，确保公司资金安全和正常运营。五、财务印章管理1.印章种类与用途财务专用章：用于公司财务结算、票据背书、财务报表盖章等财务相关业务。法人章：用于公司重大合同签订、授权委托书盖章等涉及法人授权的业务。发票专用章：用于公司开具发票时盖章。其他印章：根据公司业务需要，可能还会涉及其他财务印章，如合同专用章、收款专用章等，其用途应根据公司规定明确界定。2.印章保管专人保管：各类财务印章应指定专人负责保管，不得由一人保管所有印章。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。保管地点：印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱中，放置在财务部门指定的保管地点。保管地点应具备必要的安全防范设施，防止印章被盗用或丢失。交接手续：印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，由财务负责人监交，确保印章交接清楚、责任明确。3.印章使用审批流程：印章使用必须经过严格的审批流程。使用部门填写印章使用申请表，注明使用事由、金额、收款单位等信息，并经部门负责人、财务负责人审核签字后，方可使用印章。对于重大事项或金额较大的业务，还需经公司领导审批。登记备案：印章保管人员应建立印章使用登记簿，详细记录印章使用日期、使用事由、使用部门、审批人、盖章人等信息。每次印章使用后，应及时在登记簿上进行登记备案，确保印章使用记录完整、可查。用印要求：印章使用应严格按照规定用途使用，不得超出授权范围使用印章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在空白处。六、票据管理1.票据种类与使用范围支票：用于同城结算，适用于支付货款、劳务费用、借款等款项。汇票：包括银行汇票和商业汇票，银行汇票适用于异地结算，商业汇票适用于同城或异地结算，可用于支付货款、劳务费用等。本票：仅限于在同城范围内使用，可用于支付货款、劳务费用等。发票：是公司销售商品、提供劳务等业务活动中开具的法定收款凭证，分为增值税专用发票和增值税普通发票。收据：用于收取非经营性款项，如押金、定金、往来款等。2.票据购买与保管票据购买：财务部门指定专人负责票据购买工作，按照银行或税务部门规定的程序和要求，及时购买所需票据。购买票据时，应核对票据种类、号码、数量等信息，确保票据真实性和完整性。票据保管：设立专门的票据保管岗位，负责支票、汇票、本票、发票、收据等票据的保管。票据保管人员应建立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、购买日期、启用日期、截止日期、使用情况等信息。票据应妥善保管，防止丢失、被盗或损坏。票据盘点：定期对票据进行盘点，确保票据实际数量与登记簿记录一致。如发现票据短缺或其他异常情况，应及时查明原因并进行处理。3.票据开具与使用开具流程：业务部门根据业务发生情况，填写票据开具申请单，注明开票日期、发票号码、购货单位、货物或劳务名称、数量、单价、金额等信息，并附上相关合同、协议等证明材料。财务部门审核后，按照规定开具票据，并加盖公司发票专用章或财务专用章。使用规范：严格按照票据使用规定开具票据，确保票据内容真实、准确、完整。发票开具应符合税收法律法规要求，不得虚开发票。对于作废的票据，应加盖“作废”戳记，并全联保存，不得擅自销毁。票据传递：票据开具后，应及时将票据传递给购货单位或相关部门。对于发票，应按照税务规定进行传递和保管，确保发票的真实性和合法性。七、财务审批权限与流程1.审批原则分级审批原则：根据公司业务性质、金额大小等因素，实行分级审批制度，明确各级管理人员的审批权限。权责对等原则：审批人员应在其职责范围内行使审批权力，承担相应的审批责任。集体决策原则：对于重大事项或涉及多个部门的决策事项，应通过集体决策程序进行审批，确保决策的科学性和公正性。2.审批流程业务部门申请：业务部门根据业务需要填写付款申请单或其他相关审批表单，详细说明申请事项、金额、依据等信息，并附上相关证明材料。部门负责人初审：业务部门负责人对申请事项进行初步审核，确认业务真实性、必要性和金额合理性，并签署初审意见。财务部门审核：财务部门收到申请材料后，对申请内容、相关证明材料以及资金预算、财务状况等进行审核。审核重点包括付款依据是否充分、审批手续是否齐全、资金是否在预算范围内等，并签署审核意见。分管领导审批：根据公司授权审批制度，超过一定金额的付款申请需经分管领导审批。分管领导对申请事项进行全面审查，权衡风险与收益，做出审批决策。总经理审批：对于重大付款事项、涉及公司战略决策或其他重要事项，需经总经理审批。总经理从公司整体利益出发，对申请事项进行最终决策。3.特殊事项审批紧急事项审批：对于紧急情况下需要立即付款的事项，可按照公司紧急事项审批流程进行特批。业务部门应在申请中详细说明紧急原因，并提供必要的证明材料。经相关领导特批后，财务部门可先行办理付款手续，但事后应及时补办完整的审批手续。预算外事项审批：对于超出预算范围的付款申请，业务部门应详细说明原因，并提出相应的解决方案。经财务部门审核、分管领导和总经理审批后，方可办理付款手续。同时，应按照公司预算调整程序，对预算进行相应调整。八、财务监督与检查1.内部审计监督定期审计：公司内部审计部门定期对公司收付款财务制度执行情况进行审计，检查收付款流程是否合规、财务审批手续是否齐全、资金使用是否合理等。专项审计：根据公司管理需要或发现的问题线索，开展专项审计工作，对特定收付款业务或财务事项进行深入审查，提出审计意见和建议。审计报告与整改：内部审计部门出具审计报告，向公司管理层汇报审计结果。对于审计发现的问题，公司应及时制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，确保问题得到有效解决。2.财务自查自纠定期自查：财务部门定期对本部门收付款业务进行自查，检查财务制度执行情况、账务处理准确性、资金安全管理等方面存在的问题，并及时进行整改。不定期抽查：公司管理层或上级主管部门可根据需要对财务部门收付款业务进行不定期抽查，检查财务工作质量和制度执行情况。问题整改与反馈：对于自查自纠和抽查中发现的问题，财务部门应及时进行整改，并将整改情况向上级汇报。同时，应建立问题台账，跟踪问题整改效果，防止问题再次出现。3.外部监督检查税务检查：积极配合税务机关的检查工作，如实提供公司收付款业务相关资料，确保公司税务合规。对于税务检查中发现的问题，及时进行整改，依法缴纳税款和滞纳金。银行监管：按照银行监管要求，定期向银行提供公司财务报表、资金流动情况等信息，配合银行开展账户检查、资金监管等工作。确保公司银行账户使用合规，资金往来正常。其他监管部门检查：根据行业特点和监管要求，可能会接受其他监管部门的检查。公司应积极配合，如实提供相关资