规避小金库财务制度

PAGE规避小金库财务制度一、总则1.目的为加强公司财务管理，规范财务行为，严格执行财经纪律，防止设立“小金库”，确保公司资产安全完整，保障公司健康稳定发展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构。3.基本原则公司财务管理遵循合法合规、公开透明、全面覆盖、防范风险的原则，坚决杜绝任何形式的“小金库”行为。二、“小金库”的定义及表现形式1.定义“小金库”是指违反法律法规及其他有关规定，应列入而未列入符合规定的单位账簿的各项资金（含有价证券）及其形成的资产。2.表现形式违规收费、罚款及摊派设立“小金库”：通过违规收取费用、擅自提高收费标准、乱罚款或摊派等方式，将收取的款项存入账外，形成“小金库”。例如，未经物价部门批准，自行设定收费项目向客户收取费用，所收款项不入公司大账。用资产处置、出租收入设立“小金库”：在资产处置过程中，如固定资产出售、报废等，不按规定程序进行账务处理，将处置收入截留，存入账外；或者在资产出租时，隐瞒出租收入，另设账户核算。比如，将公司闲置的房产出租，租金收入未计入公司正常财务核算，而是私自存入个人账户。以会议费、劳务费、培训费和咨询费等名义套取资金设立“小金库”：虚构会议、劳务项目，编造虚假合同支付费用，将资金套出后形成“小金库”。例如，编造不存在的培训项目，支付培训费用，实际资金被挪作他用。经营收入未纳入规定账簿核算设立“小金库”：公司的主营业务收入、其他业务收入等未按照财务制度规定及时、足额入账，而是隐匿在账外，形成“小金库”。比如，销售产品时，部分客户以现金支付货款，公司未将该部分收入计入财务账，而是存入账外账户。虚列支出转出资金设立“小金库”：通过虚增费用、虚报业务等方式，将资金从公司正常账户转出，存入账外。例如，虚构办公用品采购业务，开具虚假发票，将资金支付给关联方，再由关联方将资金转回设立“小金库”。以假发票等非法票据骗取资金设立“小金库”：使用伪造、变造的发票或其他非法票据报销费用，套取公司资金，形成“小金库”。比如，购买假发票报销差旅费、业务招待费等。上下级单位之间相互转移资金设立“小金库”：上级单位将资金转移到下级单位账外，或者下级单位将资金上缴给上级单位后，上级单位未入账，形成“小金库”。例如，上级单位将某项专项资金拨付给下级单位后，要求下级单位将资金以其他名义转回上级单位账外。三、财务管理制度1.收入管理公司所有收入应及时、足额入账，不得账外设账。各项收入必须严格按照国家法律法规及公司相关规定进行核算确认，确保收入的真实性、合法性和完整性。业务部门在签订合同或协议时，应明确收入条款，包括收入金额、结算方式、收款时间等。财务部门应根据合同条款及时跟踪收款情况，督促相关部门按时足额收回款项。对于现金收入，必须由出纳人员及时收取并开具收款凭证，当日送存银行。严禁坐支现金，不得以任何理由截留、挪用现金收入。对于银行转账收入，财务部门应及时核对银行到账信息，确保收入准确无误入账。如发现异常情况，应及时与相关部门沟通核实，查明原因并进行处理。2.支出管理公司各项支出应严格按照预算执行，遵循审批程序。所有支出必须取得合法有效的原始凭证，原始凭证应具备凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等要素。费用报销应按照公司规定的报销流程进行，由报销人填写报销单，注明费用明细、金额、用途等，经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门应重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合公司规定标准。审核通过后，报公司领导审批。对于大额支出（具体金额标准由公司另行规定），应实行集体决策和联签制度。重大投资、资产购置、对外捐赠等支出，必须经过公司领导班子集体研究决定，并由相关负责人签字确认。严禁使用虚假发票、白条等非法票据报销费用。财务部门在审核报销凭证时，如发现票据不符合规定，应拒绝报销，并及时向公司领导报告。对于涉及违法违规的行为，应依法追究相关人员责任。3.资产管理公司资产包括流动资产、固定资产、无形资产等，应建立健全资产管理制度，加强资产的日常管理和核算。资产管理部门应定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。清查盘点结果应形成书面报告，报财务部门审核备案。对于盘盈、盘亏的资产，应按照规定程序进行处理，调整资产账面价值，并及时入账。固定资产的购置、处置应按照公司规定的审批程序进行。购置固定资产应纳入公司预算管理，严格控制购置成本。处置固定资产时，应按照评估价值进行公开拍卖或招标转让等方式进行，处置收入应及时足额入账。无形资产的管理应注重保护公司的知识产权和商业秘密。无形资产的取得、摊销、处置等应按照相关会计准则进行核算，并报财务部门备案。4.票据管理公司应加强票据管理，规范票据的购买、使用、保管和核销等环节。票据包括发票、收据、支票等。财务部门应指定专人负责票据管理工作，建立票据台账，详细记录票据的种类、号码、购买日期、使用情况、作废情况等信息。发票的开具应按照国家税收法律法规的规定进行，确保发票内容真实、准确、完整。开具发票后，应及时登记入账，并妥善保管发票存根联。收据的使用应符合公司规定，仅限于公司内部往来结算等特定业务。开具收据后，应及时入账，并定期核销。支票的购买、保管和使用应严格按照银行规定执行。支票应存放在保险柜中，由专人保管。使用支票时，应填写支票领用单，注明用途、金额、收款单位等信息，经审批后领用。支票使用后，应及时将支票存根联交回财务部门核销。四、监督检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对公司财务收支情况进行审计监督，重点检查是否存在“小金库”问题。审计人员应严格按照审计程序和方法进行审计工作，深入细致地审查财务凭证、账簿、报表等资料，不放过任何可疑线索。对于审计发现的问题，内部审计部门应及时出具审计报告，提出整改意见和建议。被审计部门应按照审计报告要求，认真落实整改措施，及时纠正违规行为。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作取得实效。2.财务检查监督财务部门应定期对公司财务制度执行情况进行自查自纠，及时发现和纠正财务管理中存在的问题。自查工作应形成书面报告，报公司领导审阅。公司应不定期组织财务专项检查，对重点部门、重点项目的财务收支情况进行全面检查。检查内容包括财务制度执行情况、收入支出核算情况、资产管理情况、票据管理情况等。对于检查发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。3.举报监督公司鼓励全体员工对发现的“小金库”问题进行举报。设立举报信箱和举报电话，并向全体员工公布。对举报内容应严格保密，保护举报人权益。对于收到的举报信息，公司应及时进行调查核实。经查实存在“小金库”问题的，应依法依规严肃处理相关责任人，并对举报人给予适当奖励。五、责任追究1.对设立“小金库”行为的责任认定凡违反本制度规定设立“小金库”的部门或个人，均应承担相应责任。根据“小金库”行为的性质、情节轻重、造成的后果等因素，综合认定责任主体。在认定责任时，应区分直接责任人和间接责任人。直接责任人是指对设立“小金库”行为直接负责、起主要作用的人员；间接责任人是指在设立“小金库”过程中，虽未直接参与，但对该行为负有一定责任的人员。2.对设立“小金库”行为的处罚措施对于设立“小金库”的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等。对于设立“小金库”情节严重，构成违法犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。因设立“小金库”给公司造成经济损失的，相关责任人员应承担赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定。3.对相关责任人员的责任追究程序发现设立“小金库”行为后，公司应成立专门的调查小组，对该行为进行调查核实。调查小组应收集相关证据，查明事实真相，确定责任主