物业出纳财务制度

PAGE物业出纳财务制度一、总则（一）目的为加强本物业公司财务管理，规范物业出纳工作流程，确保公司财务信息的准确、及时和完整，保障公司资金安全，提高资金使用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业公司全体出纳人员及与出纳工作相关的财务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法办理财务收支业务。2.准确性原则：确保财务数据记录准确无误，账实相符，为公司财务管理提供可靠依据。3.及时性原则：及时处理各类财务收支事项，不得拖延，保证资金流转顺畅。4.保密性原则：出纳人员应对公司财务信息严格保密，不得泄露给无关人员。二、岗位职责（一）出纳岗位主要职责1.负责公司现金、银行存款的收付及保管工作，确保资金安全。2.严格按照财务制度和审批流程办理各项收支业务，认真审核原始凭证的真实性、合法性和完整性。3.及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。4.定期盘点库存现金，编制现金盘点表，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并报告上级领导。5.负责银行账户的管理，包括开户、销户、账户信息变更等手续的办理。定期核对银行账户余额，与银行对账单进行逐笔核对，编制银行存款余额调节表，及时清理未达账项。6.协助会计做好财务报表的编制工作，提供准确的资金收支数据。7.负责公司各类票据的购买、保管、使用和核销工作，确保票据安全，防止票据遗失和被盗用。8.完成上级领导交办的其他临时性工作任务。（二）工作权限1.在财务制度规定的范围内，有权拒绝办理不符合规定的财务收支业务。2.对公司财务收支情况有知情权和监督权，有权向上级领导反映财务工作中存在的问题。（三）工作流程1.收款流程客户缴纳物业费、水电费、停车费等各项费用时，出纳人员应核对缴费金额与收费标准是否一致，确认无误后开具收款收据或发票。收款方式包括现金、银行转账、支票等。收取现金时，应当面清点金额，验明真伪；收取银行转账或支票时，应及时与银行核对到账情况。将收款信息及时录入财务系统，并登记现金日记账或银行存款日记账。2.付款流程付款申请由相关部门或人员填写付款申请表，注明付款事由、金额、收款单位等信息，并经部门负责人、财务负责人和公司领导审批。出纳人员收到经审批的付款申请表后，核对付款信息是否准确无误。对于现金付款，应按照审批金额准备好现金，当面交付收款人，并要求收款人签字确认。对于银行付款，应通过网上银行或其他支付方式办理转账手续，确保款项准确支付到收款人账户。付款完成后，在付款申请表上加盖“付讫”章，并登记现金日记账或银行存款日记账。3.票据管理流程购买票据时，出纳人员应根据公司业务需要，填写票据申购单，经财务负责人审批后，到指定的票据销售机构购买票据。建立票据台账，详细记录票据的种类、号码、购买日期、使用情况等信息。票据使用时，应按照顺序依次开具，确保票据内容填写完整、准确，字迹清晰。作废的票据应加盖“作废”章，并与存根联一并保存。定期对票据进行盘点，确保票据账实相符。票据核销时，应将已使用的票据存根联交回财务部门，由财务人员进行审核后办理核销手续。三、现金管理（一）现金库存限额根据公司日常资金使用情况，核定现金库存限额为[X]元。出纳人员应严格遵守库存限额规定，不得超限额存放现金。（二）现金收付规定1.公司现金收入应于当日送存开户银行，当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间。2.支付现金，可以从本公司库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本公司的现金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。3.从开户银行提取现金，应当写明用途，由本公司财务负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。4.因采购地点不固定，交通不便，生产或者市场急需，抢险救灾以及其他特殊情况必须使用现金的，应向开户银行提出申请，经本公司财务负责人签字盖章，开户银行审核后，予以支付现金。（三）现金盘点出纳人员应每日营业终了进行现金盘点，编制现金盘点表。现金盘点表应包括当日现金收入、支出、结存金额以及盘点时间、盘点人等信息。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并编制现金盘点差异说明表，注明差异金额、原因分析及处理建议，报财务负责人和公司领导审批。四、银行存款管理（一）银行账户管理1.公司应按照国家法律法规和银行相关规定，在符合条件的银行开立基本存款账户、一般存款账户、专用存款账户和临时存款账户。开户时，应向银行提交相关开户资料，并办理开户手续。2.银行账户的开立、变更、撤销等事项，应由出纳人员提出申请，经财务负责人审核，公司领导批准后，方可办理相关手续。3.出纳人员应妥善保管银行账户开户许可证、预留印鉴卡等重要资料，确保资料安全。（二）银行存款收付规定1.银行存款的收付应严格按照财务制度和审批流程办理。出纳人员应认真审核银行存款收付凭证，确保凭证内容真实、合法、完整。2.办理银行存款收付业务时，应及时取得银行回单，并将回单与记账凭证进行核对，确保账实相符。3.每月末，出纳人员应根据银行对账单与银行存款日记账进行逐笔核对，编制银行存款余额调节表。对于未达账项，应及时查明原因，并督促相关人员进行处理。（三）银行账户安全1.加强银行账户密码管理，密码应定期更换，不得泄露给他人。2.妥善保管网上银行U盾等支付工具，U盾应与密码分开存放，防止丢失或被盗用。3.定期对银行账户进行监控，如发现异常交易或资金风险，应及时采取措施，并报告上级领导。五、票据管理（一）票据种类本公司涉及的票据主要包括收款收据、发票、支票等。（二）票据购买与保管1.出纳人员应根据公司业务需要，定期到税务机关或其他指定机构购买收款收据和发票。购买票据时，应填写票据申购单，经财务负责人审批后，方可办理购买手续。2.建立票据台账，详细记录票据的种类、号码、购买日期、使用情况等信息。票据应存放在安全、保密的地方，由专人负责保管，防止票据遗失、被盗用或损坏。3.设立票据专用保险柜，用于存放空白票据和已使用未核销的票据存根联。保险柜应配备必要的安全设施，如密码锁、报警器等。（三）票据使用1.票据使用前，应检查票据是否完好无损，号码是否连续。如有缺页、破损、号码不连续等情况，不得使用。2.开具票据时，应按照规定的格式和内容填写，做到字迹清晰、内容完整、金额准确、印章齐全。收款收据应加盖公司财务专用章或发票专用章，发票应加盖发票专用章。3.作废的票据应加盖“作废”章，并与存根联一并保存。作废票据不得撕毁或丢弃，应定期整理归档，以备查验。4.严格按照票据使用范围开具票据，不得超范围使用或转借、转让票据。（四）票据核销1.定期对已使用的票据进行核销，核销时应检查票据存根联是否齐全、完整，与开具的记账凭证是否一致。2.已核销的票据应按照顺序装订成册，妥善保管，保管期限按照国家法律法规和财务制度的规定执行。3.如发现票据丢失或被盗用，应立即报告上级领导，并采取措施防止损失扩大。同时，应及时向税务机关或其他相关部门挂失，并按照规定办理挂失手续。六、财务印章管理（一）印章种类本公司财务印章主要包括财务专用章、发票专用章、法人章等。（二）印章保管1.财务印章应由专人负责保管，不得由一人保管支付款项所需的全部印章。2.财务专用章和法人章应分别由财务负责人和公司法定代表人指定专人保管，发票专用章由出纳人员保管。3.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在安全、保密的地方，如保险柜等，并配备必要的安全设施。（三）印章使用1.印章使用必须经过严格的审批流程，由使用人填写印章使用申请表，注明使用事由、金额、收款单位等信息，并经部门负责人、财务负责人和公司领导审批。2.印章保管人员应根据审批后的印章使用申请表，认真核对使用人身份和使用事项，确保印章使用的真实性和合法性。3.印章使用时，应在指定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。使用完毕后，应及时将印章归还保管人员，并在印章使用登记簿上登记。（四）印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。交接时，应由财务负责人或其他指定人员监交，交接双方应认真核对印章数量、种类、完好情况等，并在印章交接清单上签字确认。交接清单应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。七、财务报销管理（一）报销范围1.与公司经营活动相关的费用支出，如办公用品费、差旅费、业务招待费、水电费、物业费等。2.经公司领导批准的其他合理费用支出。（二）报销流程1.报销人填写费用报销单，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并将原始凭证粘贴在报销单后面。2.报销人所在部门负责人对报销事项进行审核，确认费用支出的真实性、合理性和必要性，并签字审批。3.财务人员对报销单和原始凭证进行审核，重点审核报销内容是否符合财务制度规定、票据是否合法有效、金额计算是否准确等。审核无误后，签字确认。4.公司领导对报销事项进行最终审批，审批通过后，报销单交给出纳人员办理报销付款手续。5.出纳人员根据审批后的报销单，按照规定的付款方式支付报销款项，并在报销单上加盖“付讫”章。（三）报销标准1.办公用品费：根据公司实际需求，合理控制办公用品采购数量和金额。办公用品应通过正规渠道采购，并取得合法有效的发票。2.差旅费：按照公司制定的差旅费标准执行，包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。出差人员应填写差旅费报销单，并提供相关票据作为报销依据。3.业务招待费：严格控制业务招待费支出，按照公司规定的标准和审批流程进行报销。业务招待费应与公司经营活动相关，并取得合法有效的发票。4.水电费、物业费等其他费用：按照实际发生金额进行报销，相关费用应取得正规发票或缴费凭证。八、财务报表与档案管理（一）财务报表1.出纳人员应协助会计做好财务报表的编制工作，及时提供准确的资金收支数据。2.财务报表应按照国家法律法规和财务制度的规定编制，做到数字真实、内容完整、报送及时。3.定期对财务报表进行分析，为公司管理层提供决策支持。分析内容包括资金收支情况、财务指标变动情况、财务风险分析等。（二）财务档案管理1.财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、发票存根联、收款收据存根联等各类财务资料。2.财务档案应由专人负责整理、装订和保管，确保档案的完整性和安全性。3.财务档案应按照年度分类归档，建立档案目录，便于查阅和管理。4.财务档案的保管期限应按照国家法律法规和财务制度的规定执行。保管期满后，如需销毁，应按照规定的程序办理审批手续，并进行销毁记录。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部应建立健全财务监督机制，加强对出纳工作的日常监督和检查及时发现和纠正财务工作中存在的问题。2.财务负责人应定期对出纳人员