工程项目物资采购管理办法

工程项目物资采购管理办法一、目的与适用范围（一）目的为规范工程项目物资采购行为，优化资源配置，保障工程建设质量、进度及成本可控，提升采购管理效率与风险防控能力，结合工程项目管理实际需求，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司承接的各类工程项目（含新建、扩建、改建及修缮类项目）的物资采购活动，涵盖工程主材、辅材、设备、构配件等物资的计划编制、供应商管理、采购实施、质量验收、库存管理及结算付款等全流程管理。二、管理职责（一）项目部1.依据工程设计图纸、施工进度计划及现场实际需求，编制物资需求计划，明确物资名称、规格型号、数量、技术参数、交货时间及使用部位等要求；2.参与供应商现场考察、采购方案评审及物资到货验收，反馈现场使用过程中的质量问题与改进建议；3.配合采购部门做好物资领用、消耗台账登记，确保物资使用合规、可追溯。（二）采购部1.统筹物资采购全流程管理，根据审批后的需求计划制定采购计划，明确采购方式、预算、时间节点；2.组织供应商调研、资格预审及采购谈判，建立并维护供应商信息库；3.负责采购合同签订、履行跟踪，协调解决交货、质量争议等问题；4.定期分析采购成本、市场价格趋势，提出成本优化建议。（三）质检部1.制定物资质量验收标准（含入场检验规程、抽样比例等），参与关键物资的供应商资质审核；2.对到货物资进行质量检验，出具检验报告，判定是否合格；3.跟踪不合格物资的处理流程（退货、换货、返修等），监督整改措施落实。（四）财务部1.审核采购预算及付款申请，确保资金使用符合财务制度及合同约定；2.建立采购成本核算台账，分析采购资金使用效率；3.参与采购合同评审，把控付款节点、发票合规性等财务风险。（五）审计/纪检部门1.对采购流程合规性进行监督审计，重点核查招标程序、合同条款、付款凭证的真实性；2.排查采购环节廉政风险，受理违规举报并开展调查处理。三、采购流程管理（一）需求计划编制与审批1.需求提报：项目部根据工程进度（如基础施工、主体结构、装饰装修阶段）及设计要求，每月25日前编制下月《物资需求计划表》，经项目经理初审后提交采购部。特殊紧急需求（如抢险、设计变更增补）可提交《紧急需求申请》，说明原因及时间要求。2.需求评审：采购部联合质检、财务部门对需求计划进行评审，重点核查：物资规格参数是否符合设计图纸及技术规范；数量是否与工程量清单、库存结余匹配（避免超采或短缺）；预算是否在项目成本控制范围内。评审通过后，形成《采购需求审批单》，报分管领导审批。（二）采购方式选择根据物资特性、金额规模及市场供应情况，选择以下采购方式：1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、需公开竞争的物资（如钢材、混凝土、大型设备）。应组建招标工作小组，发布招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商。2.询价采购：适用于常用辅材、标准件等小额物资，通过向3家以上供应商发询价函，对比价格、交货期、售后服务，选择最优供应商。3.直接采购：适用于独家供应（如专利产品）、应急抢险物资或与战略供应商的长期合作项目，需附《直接采购说明》（说明唯一性或紧急性依据），报总经理审批。（三）供应商管理1.准入审核：新供应商需提交营业执照、生产许可证、产品检测报告、业绩案例等资料，采购部联合质检部实地考察生产能力、质量管控体系，经评审后纳入《合格供应商库》。2.动态评价：每季度对供应商进行评价，指标包括：交货及时性（按时交货率）、质量合格率、服务响应速度（如售后问题处理时效）、价格稳定性。评价结果分为A（优秀）、B（合格）、C（待改进）、D（淘汰），D类供应商从库中移除，C类需限期整改并重新评审。3.战略合作：对长期合作、质量稳定、价格合理的供应商，可签订《战略合作协议》，约定年度采购量、优惠条款、优先供货权等，降低采购成本与风险。（四）采购实施与合同管理1.合同签订：采购部根据谈判结果起草合同，条款需明确：物资规格、数量、质量标准（引用国标/行标或企业标准）；交货时间、地点（如项目施工现场指定仓库）；付款方式（如预付款比例、进度款节点、质保金留存）；违约责任（如逾期交货违约金、质量不合格的索赔条款）。合同经法务、财务、分管领导评审后签订，原件由行政部存档，采购部、项目部留存副本。2.订单跟踪：采购部建立《采购订单跟踪表》，记录交货进度、物流信息，提前3天提醒供应商交货，遇延期风险及时协调（如调整施工计划、更换运输方式）。（五）到货验收与付款1.到货验收：物资到货后，项目部、质检部、采购部联合验收：核对送货单与采购合同的一致性（名称、规格、数量）；质检部按标准抽样检验（如钢材的力学性能检测、电缆的绝缘测试），出具《检验报告》；验收合格后，三方签署《物资验收单》，作为入库及付款依据；不合格物资由采购部协调退货、换货，同时追溯供应商责任。2.付款结算：预付款：根据合同约定，供应商提交预付款申请及发票，经采购、财务审核后支付（一般不超过合同额的30%）；进度款：到货验收合格后，供应商提交进度款申请（附验收单、发票），经项目部确认使用情况、质检部确认质量，财务审核后支付；质保金：工程竣工且质保期满后，无质量问题的，一次性支付（质保期一般为1-2年，按合同约定）。四、库存与物资发放管理（一）仓储管理1.项目部设立现场仓库，根据物资特性分区存放（如钢材露天存放需垫高防锈、易燃易爆品单独隔离），配置消防、防潮、防盗设施；2.仓库管理员建立《物资库存台账》，实时更新入库、出库、结余数量，每月末与财务部对账，确保账实一致；3.定期盘点（每月小盘点、季度大盘点），对积压物资（如超期未使用、规格不符）及时上报，由采购部协调调拨或降价处理。（二）物资发放1.施工班组凭《领料单》（项目经理签字）到仓库领料，领料单需注明使用部位、数量；2.仓库实行“先进先出”原则，优先发放早入库的物资，避免积压变质；3.项目部建立《物资消耗台账》，按分项工程统计物资使用量，对比预算消耗量，分析节超原因（如设计变更、施工浪费），及时优化采购计划。五、监督与考核（一）监督机制1.审计部每半年开展采购专项审计，重点检查：采购流程合规性（如招标程序是否规范、供应商选择是否公正）；合同履行情况（如交货期、质量是否达标，付款是否超合同约定）；成本控制效果（如采购价格是否低于市场平均水平、库存积压金额占比）。2.纪检部门受理采购环节的廉政举报（如围标串标、收受回扣），查实后按公司制度严肃处理，涉嫌违法的移交司法机关。（二）考核指标对采购部及相关部门设置考核指标：采购成本节约率（实际采购价与预算价的差额占预算的比例）；按时交货率（按时到货批次/总批次）；质量合格率（检验合格物资金额/总采购金额）；库存周转率（年采购总额/平均库存金额）。（三）奖惩措施1.奖励：年度考核达标的，按节约成本的一定比例发放奖金；对提出有效成本优化建议、避免重大质量风险的个人/团队，给予专项奖励。2.处