企业员工请假流程及存根模板

企业员工请假流程及存根模板一、请假流程规范的核心价值企业建立清晰的请假流程与存根管理机制，既是保障日常运营秩序的基础，也能通过规范的文书留痕维护劳资双方权益，同时满足劳动法规对考勤管理的合规性要求。从员工角度，明确的流程可减少沟通成本；从企业管理视角，完整的存根记录则为考勤统计、薪资核算及劳动纠纷举证提供关键依据。二、员工请假流程详解（一）请假申请的发起员工需结合假种类型与时长提前规划申请节奏：常规假种（如年假、事假、调休）：建议提前1-3个工作日以书面形式发起申请（可通过企业OA系统、邮件或纸质单据），申请内容需清晰标注请假类型（年假/病假/事假等）、起止时间（精确到日期及时段，如“2024年10月8日上午-10月9日下午”）、工作交接方案（含需交接的工作内容、对接人及进度说明）。紧急/突发假种（如急诊病假、直系亲属突发变故）：可先通过电话、即时通讯工具向直属上级说明情况，2个工作日内补充书面申请及相关证明（如病假需附医疗机构诊断证明）。（二）审批层级与权限划分企业可根据组织架构与管理需求，设定差异化审批权限：基层员工（如专员、助理）：1-3天（含）以内的短期请假，由直属上级（如主管、组长）审批；超过3天的假期，需经部门负责人（如经理）复核，HR部门备案。管理岗/技术核心岗：因岗位关联性强，无论假期时长，建议经直属上级、部门负责人双重审批后，报HR确认（涉及团队协作或项目进度的岗位，可要求同步抄送项目负责人）。特殊假种（婚假、产假、丧假）：需提供法定证明材料（如结婚证、医院产检单），经部门负责人审批后，HR根据劳动法规核验假期天数，最终由企业分管领导签字确认（确保假期待遇合规发放）。（三）请假手续的闭环管理审批通过后，员工需完成三项核心动作：1.工作交接：与对接人完成任务清单、账号权限、待办事项的书面交接（可通过《工作交接单》同步留痕），确保假期期间工作不受影响。2.存根备案：向HR部门提交请假申请的留存联（或在OA系统中完成电子流程归档），HR需在考勤台账中标记请假时段，为后续薪资核算、考勤统计提供依据。3.信息同步：通过团队沟通工具（如企业微信、飞书）向项目组、协作部门同步请假信息，避免因信息差导致工作延误。（四）销假与续假管理销假：假期结束当日（或次日），员工需向直属上级及HR反馈到岗情况；若因行程延误、病情反复等原因需续假，需提前1个工作日发起续假申请（流程同首次请假，需说明续假原因及新的假期时长）。续假审批：续假申请需重新走审批流程，若未经批准逾期未到岗，企业可按《员工手册》相关条款（如旷工）处置，因此员工需确保续假申请的及时性与合规性。三、请假存根模板设计与应用（一）存根核心要素请假存根需包含管理性字段（便于统计、追溯）与业务性字段（还原请假场景），建议涵盖：基础信息：请假单编号（如QJ-年份-序号）、员工姓名、部门/岗位、入职日期（可选，便于结合司龄核算年假）。请假信息：假种类型、起止日期（含时段）、请假天数（精确到半天，如“1.5天”）、工作交接人。审批信息：申请日期、直属上级意见（签字/日期）、部门负责人意见（签字/日期）、HR备案意见（签字/日期）。备注字段：证明材料类型（如“附三甲医院诊断书”“附结婚证复印件”）、特殊说明（如“假期期间远程处理紧急工作”）。（二）存根模板示例（表格形式）**请假单编号**QJ-2024-001**员工姓名**张三----------------------------------------------------**部门/岗位**行政部/行政专员**入职日期**2022.05.01**请假类型**事假**请假起止时间**2024.10.08（上午）-2024.10.09（下午）**请假天数**2天**工作交接人**李四**申请日期**2024.10.07**直属上级意见**同意（签字：王主管/日期：2024.10.07）**部门负责人意见**同意（签字：李经理/日期：2024.10.07）**HR备案意见**已备案（签字：张HR/日期：2024.10.07）**备注**因家庭事务请假，工作已交接完毕--（三）存根的管理要求1.存档周期：请假存根需至少保存3年（覆盖劳动仲裁时效），电子存根需做好防篡改设置（如PDF加密、系统日志留痕），纸质存根需编号归档、专人保管。2.复用与适配：企业可根据自身规模（如小微企业简化审批层级、集团企业细化多部门签批）、行业特性（如生产型企业增加“班次调整说明”字段）调整模板，确保工具适配管理需求。四、流程与存根管理的实操建议（一）合规性前置核查假种时长需符合《劳动法》《职工带薪年休假条例》等法规（如年假天数与司龄挂钩、病假工资发放标准），HR需定期核验请假证明的真实性（如病假条的医院等级、婚假的结婚登记日期）。对“泡病假”“虚假请假”等行为，企业可通过复查诊断证明、工作成果追溯等方式举证，按制度严肃处理（需确保处罚依据在《员工手册》中明确公示）。（二）流程透明化与培训新员工入职时，需通过《员工手册》《考勤管理制度》培训明确请假流程；流程更新时（如审批权限调整、假种政策优化），需通过全员邮件、OA公告同步说明，避免因信息滞后导致执行偏差。（三）柔性管理与人文关怀对突发疾病、家庭重大变故等特殊情况，可在流程中设置“绿色通道”（如简化审批层级、延长证明提交期限），体现企业人文关怀；对长期病假员工，可通过定期沟通了解康复进度，合理调整岗位任务。结合数字化工具（如考勤系统自动关联