公司发票开具申领保管制度

公司发票开具申领保管制度公司发票管理涉及开具、申领、保管等全流程，各环节须严格遵循国家税收法规及内部财务制度，确保发票使用合法、规范、可追溯。发票申领环节，由财务部门税务会计负责统一管理。申领前须核对空白发票库存，结合上月使用量及本月业务预测，确定需申领的发票种类（增值税专用发票、普通发票、电子发票等）及数量，填写《发票申领审批表》，经财务主管审核后执行。现场申领时，经办人须携带税务登记证（或三证合一后的营业执照）、发票领购簿、税控设备（金税盘/税控盘）、本人身份证原件及复印件；通过电子税务局申领的，需登录系统提交申请，经税务机关审批后，由专人前往办税服务厅或通过邮寄方式领取。新申领的空白发票须当日移交税务会计，双方核对数量、种类并签字确认，同步登记《发票领用登记簿》，记录发票代码、号码段、领用日期及领用人。发票开具须以真实交易为基础，确保开票内容与合同、订单、收款凭证一致，严禁虚开、代开。开具前，业务部门须提供经审核的《开票申请单》，注明客户名称、税号、地址电话、开户行及账号（专票必填）、交易内容（商品/服务名称、数量、单价、金额）、税率等信息，经部门负责人签字后提交财务部门。税务会计须核对客户信息准确性（可通过全国企业信用信息公示系统验证税号），确认交易真实性后，通过税控系统开具。开具时，须确保票面信息完整（客户名称不得简称、金额大小写一致、税率选择正确），备注栏按规定填写（如建筑服务需注明项目名称及地点、运输服务需注明起运地及车牌号）。电子发票须通过税务机关认可的平台开具，生成后同步发送至客户预留邮箱或提供下载链接，同时打印纸质件留存。开具完成后，须在发票联及抵扣联（专票）加盖发票专用章，存根联、记账联留存备查，当日将记账联移交会计进行账务处理，同步在《发票开具登记簿》登记发票代码、号码、客户名称、金额、开票日期及经手人。空白发票由税务会计专人保管，存放于公司财务室专用保险柜，钥匙与密码分人管理。每日下班前须核对保险柜内空白发票数量与《发票领用登记簿》记录是否一致，发现差异立即核查并上报财务主管。已开具发票的存根联、记账联按月份及发票种类整理，装订成册（每册不超过200份），封面注明月份、发票种类、起始号码及份数，由税务会计保管于文件柜。电子发票的电子数据须每日备份至公司服务器及移动硬盘（双备份），存储路径设置访问权限，禁止非授权人员查看或修改。已开具发票的纸质件及电子数据须保存至少5年（法律另有规定的从其规定），期满需销毁时，须填写《发票销毁申请单》，经财务总监审批后，由财务部门与审计部门共同监督，在指定地点销毁并记录。发票作废仅限当月开具且未抄税、未交付客户或客户已退回全部联次的情况。作废时，须在税控系统中做“作废”操作，在纸质发票各联次（含存根联）注明“作废”字样，按顺序粘贴于存根联后，与其他已开具发票一同保管。跨月或已抄税、已抵扣的发票需红冲时，须取得客户出具的有效证明（如《开具红字增值税专用发票信息表》或拒收说明），通过税控系统申请红字信息表，经税务机关校验通过后开具红字发票。红字发票须与原发票一一对应，联次齐全，相关证明材料与红字发票存根联一并存档。财务部门每月末须对发票管理情况进行自查，核对《发票领用登记簿》《发票开具登记簿》与税控系统数据、账务记录是否一致，检查空白发票保管是否规范、已开具发票装订是否完整。审计部门每季度抽取10%的发票（含作废、红冲发票）进行专项检查，重点核查开票依据是否充分、信息是否准确、流程是否合规，发现问题立即要求整改并追究相关人员责任。因保管