公司通讯录更新维护管理制度

公司通讯录更新维护管理制度公司通讯录更新维护管理适用于全体在职员工、实习生、劳务派遣人员及与公司存在长期合作关系的外部单位关键联系人。通讯录信息涵盖姓名、所属部门、岗位职级、办公电话（含分机）、移动电话、企业邮箱、紧急联系人及联系方式（仅限内部通讯录）、合作单位对接事项等内容，其中员工移动电话、紧急联系人信息为内部敏感信息，仅限公司内部系统访问。行政部为通讯录归口管理部门，设专职行政专员负责日常更新与维护，主要职责包括：审核各部门提交的信息变更申请，确保信息完整准确；操作通讯录管理系统完成信息录入、修改、删除及状态标记；定期校验通讯录数据质量；统筹外部合作单位联系人信息汇总与更新。各部门负责人为第一责任人，需审核本部门人员信息变更申请，确保提交信息与实际一致；离职人员需在当日内书面通知行政部。IT部门负责提供通讯录管理系统技术支持，设置分级访问权限，保障系统稳定运行及数据安全。新员工入职当日，需填写《员工信息登记表》（含全部规定信息），经部门负责人签字确认后提交行政部。行政专员核对入职审批单、劳动合同等材料，于次工作日17:00前完成系统录入，同步更新至企业微信、钉钉、内部OA等官方通讯平台。信息录入后，行政部通过企业邮箱向新员工发送确认通知，员工需在24小时内核对并反馈，逾期未反馈视为信息无误。员工发生岗位调整、部门调动、办公电话/分机变更、手机号码更换等异动时，需在变动生效前1个工作日内通过内部系统提交《信息变更申请单》，注明变更原因及生效时间。部门负责人须在24小时内完成线上审批，未及时审批导致信息延误的，由部门负责人承担相应责任。行政专员收到审批通过的申请后，于当日内完成系统信息修改，同步更新至各官方平台，并通过部门联络群通知相关协作岗位。因特殊情况无法提前申请的，需由部门负责人电话告知行政部，事后2个工作日内补提申请，否则视为无效变更。员工办理离职手续时，部门负责人需在《离职审批表》中注明离职日期，行政部凭人力资源部出具的《离职证明》于离职当日17:00前将该员工状态标记为“离职”，保留姓名、原部门、原岗位等历史信息（保留期限不少于3年），同时删除企业微信、钉钉等外部可访问平台中的联系方式字段。已离职超过6个月的员工信息转为归档状态，仅保留在后台数据库，前台系统不再显示。采购部、销售部、客服部等业务部门需每季度最后一个月20日前，收集合作单位（供应商、客户、服务商等）关键联系人信息，填写《外部合作联系人登记表》（含姓名、职务、固定电话、移动电话、企业邮箱、对接业务范围、有效期），经部门负责人审核签字后提交行政部。行政部于次月初5日前完成汇总，更新至《外部合作通讯录》，并标注信息有效期（最长不超过12个月）。业务部门需在联系人信息到期前1个月重新确认，若合作关系终止，需同步提交《联系人删除申请》，行政部核实后当日内完成信息移除。通讯录管理使用企业级专用系统，行政部设系统管理员1名（A角）、备用管理员1名（B角），A角外出时由B角代为操作。系统设置三级权限：普通员工仅可查询本部门人员信息（不含移动电话、紧急联系人）；部门负责人可查询本部门及跨部门协作岗位信息（含移动电话）；公司管理层可查询全部内部信息。IT部门每月1日生成《系统访问日志》，交行政部备案，发现异常访问需在24小时内核查并上报。数据备份实行“双备份”机制：系统每日23:00自动备份至云端（保存30天），行政专员每周五17:00前手动导出Excel版本备份至公司内网专用文件夹（保存2年），重要节日（春节、国庆等）前增加一次手动备份。如遇系统故障，优先使用云端备份恢复，超过48小时未恢复的，启用Excel备份人工录入。内部通讯录严禁通过个人微信、邮件等非官方渠道传播，因工作需要提供部分信息给外部单位时，需填写《信息外发申请单》，经部门负责人、行政部负责人双签批准，且仅提供固定电话、企业邮箱等非隐私字段。员工因调岗、离职等原因不再需要原权限时，部门负责人需在24小时内通知行政部调整系统权限，未及时通知导致信息泄露的，由原所属部门承担管理责任。行政部每月15日前开展通讯录专项核查，通过比对人力资源部《在职人员清单》，重点检查离职未标记、部门/岗位与实际不符、办公电话空号等问题，形成《核查问题清单》发送至各部门。部门需在5个工作日内核实并反馈整改情况，未按时整改的，每超1日扣减部门负责人当月绩效分1分。每季度最后一个月25日前，行政部联合IT部门开展全量校验，随机抽取20%的联系人（含内部员工及外部合作方），通过拨打电话、发送验证邮件等方式确认信息有效性。内部信息误差率超过5%、外部信息误差率超过10%的部门，需提交书面整改报告，经分管领导审批后10个工作日内完成修正，同时扣减部门当季度绩效奖金的5%10%。因部门负责人未及时审核信息变更申请，导致通讯录信息延误或错误，造成跨部门协作受阻的，第一次予以通报批评，第二次扣减当月绩效200元；行政专员未在规定时限内完成信息更新，每发生1次扣减当月绩效100元，因操