会议室预约使用登记管理流程

会议室预约使用登记管理流程会议室预约需通过公司统一的办公管理系统发起，系统路径为“行政服务会议室管理预约申请”。申请人登录系统后，需填写以下信息：使用日期（精确到小时分钟）、预计时长（不超过4小时，特殊情况需注明原因并提交行政部审批）、参会人数（需与所选会议室容量匹配，小型会议室限10人以内，中型20人以内，大型50人以内）、会议类型（常规会议/培训/视频会议/接待）、设备需求（需勾选具体设备，如投影仪、音响、麦克风、白板笔、翻页笔、视频会议终端等，若需外接设备需备注型号）、申请人姓名及联系方式（用于紧急联络）。提交前需确认系统显示的会议室当前时段无冲突，若显示冲突需调整时间或更换会议室。预约申请提交后，系统自动推送至行政部审核岗。审核人员需在30分钟内完成以下核查：核对参会人数与会议室容量是否匹配（超容申请直接驳回并备注原因）；检查设备需求是否在该会议室配置范围内（如申请视频会议但该会议室无终端设备，需提示更换会议室或调整需求）；确认时间是否与其他已通过申请重叠（重叠需联系申请人协商调整）。审核通过后，系统自动生成预约编号并发送短信/邮件至申请人，同步更新会议室电子屏状态为“已占用”；审核不通过则系统反馈具体原因，申请人可修改信息后重新提交。会议开始前1小时，申请人需登录系统确认是否正常使用，若临时取消或调整时间（提前/延后不超过30分钟），需在原预约时间前2小时通过系统提交变更申请，超时变更需电话联系行政部备案。行政部每日9:00前同步当日所有预约信息至物业及设备维护组，由物业提前30分钟完成会议室清洁（擦拭桌面、清理垃圾桶、更换茶具），设备组提前15分钟开启空调并检查设备状态（测试投影仪清晰度、音响音量、视频会议终端联网情况，白板笔是否可用），若发现设备故障需立即联系申请人更换会议室并更新系统状态。会议开始时，申请人需携带工牌在会议室门口电子签到机完成签到（未签到系统将在5分钟后自动释放该时段预约）。使用期间需遵守以下规定：禁止挪动固定家具（如会议桌、文件柜），可使用活动椅但需在结束后归位；设备使用完毕后需关闭电源（投影仪需等待3分钟散热后关机），视频会议终端需退出账号；禁止在墙面、桌面涂鸦或粘贴带胶物品；会议期间产生的垃圾（外卖盒、纸张、矿泉水瓶）需分类投入室内垃圾桶，茶渍需用纸巾擦拭干净；若使用茶歇服务（需提前4小时在预约时勾选），需将餐具集中放置于指定回收筐。会议结束后，申请人需在10分钟内完成以下操作：通过系统点击“使用完成”按钮（未操作系统将在30分钟后自动标记）；检查并关闭所有设备电源（空调调至26℃待机模式）；确认物品无遗漏（遗失物品需联系行政部登记）；将活动椅归位至会议桌两侧。行政部巡查员在每场会议结束后30分钟内进行现场核查，核查项包括：设备是否关闭（未关闭需记录并扣减申请人当月行政积分）、卫生是否达标（垃圾未清理需联系申请人返工）、家具是否归位（挪动未还原需通知物业复位）。核查结果同步至系统，作为月度会议室使用评价依据，连续3次违规使用将限制该申请人1个月内的预约权限。视频会议类预约需额外遵守：提前15分钟调试终端设备（测试摄像头角度、麦克风收音范围），会议期间禁止遮挡摄像头；使用外部网络接入需通过公司VPN（需提前向IT部申请授权码）；涉及保密内容的会议需关闭屏幕共享功能并启用终端加密模式。培训类预约需提前告知行政部是否需要准备投影幕布、扩音设备或移动白板（超常规设备需提前24小时申请），培训资料需在结束后自行带离，禁止遗留。接待类预约需备注访客数量及身份（客户/供应商/合作伙伴），行政部将同步访客信息至安保部，访客需在会议室区域活动，禁止进入办公区。系统每月1日生成上月会议室使用报告，内容包括各部门使