原始凭证财务制度

PAGE原始凭证财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司原始凭证的管理，确保财务信息的真实性、准确性、完整性和合法性，加强财务管理和内部控制，保障公司资产安全，为公司的决策提供可靠的财务依据。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经济业务活动中涉及的原始凭证管理。（三）基本原则1.真实性原则：原始凭证必须如实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。2.合法性原则：原始凭证的取得和使用必须符合国家法律法规、财经纪律以及公司内部规章制度的要求。3.完整性原则：原始凭证应具备的各项内容必须齐全，不得遗漏。4.准确性原则：原始凭证上的各项数据必须准确无误，计算正确。5.及时性原则：经济业务发生后，应及时取得或填制原始凭证，并及时送交财务部门进行处理。二、原始凭证的种类及基本要求（一）种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。2.收据：包括财政部门监制的收据、税务部门监制的收据以及公司自制的收款收据等。3.报销单：如差旅费报销单、费用报销单、借款单等。4.入库单：记录材料、商品等物资入库情况的单据。5.出库单：记录材料、商品等物资出库情况的单据。6.工资表：反映员工工资发放情况的表格。7.合同协议：经济业务发生的合同、协议等文件。8.其他凭证：如银行回单、对账单、完税凭证、行政事业性收费票据等。（二）基本要求1.内容完整原始凭证应具备以下基本内容：凭证的名称、填制日期、填制单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。对于发票，还应包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容。2.字迹清晰原始凭证上的文字和数字应填写清晰、工整，不得潦草、模糊。阿拉伯数字应逐个书写，不得连笔，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“—”；有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”。汉字大写金额数字，如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用简化字代替。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或者“正”字。3.签章齐全从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章或财务专用章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章或财务专用章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。4.不得涂改、挖补原始凭证如有错误，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。三、原始凭证的取得与填制（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。3.从外单位取得的原始凭证，必须是原件，不得使用复印件代替。如因特殊原因需要使用复印件的，应在复印件上注明“与原件核对无误”字样，并由提供原件的单位加盖公章。4.公司员工在办理经济业务时，应及时取得原始凭证，并在规定时间内送交财务部门。对于涉及采购、销售等重要经济业务的原始凭证，应在业务发生后的[X]个工作日内提交。（二）填制要求1.自制原始凭证应根据经济业务的实际情况，按照规定的格式和内容进行填制。2.原始凭证的填制应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。3.一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废[X]”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。4.员工在填制报销单等自制原始凭证时，应详细填写经济业务内容、金额、事由等信息，并确保所填信息真实、准确、完整。对于多人共同办理的经济业务，应由主要负责人填制报销单，并注明其他参与人员。四、原始凭证的审核（一）审核流程1.公司财务部门收到原始凭证后，首先由会计人员进行初步审核。审核内容包括原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性和及时性等方面。2.会计人员审核无误后，将原始凭证交由财务主管进行复核。财务主管应重点审核原始凭证所反映的经济业务是否符合公司的财务政策和相关规定，金额计算是否正确，审批手续是否齐全等。3.对于重大经济业务的原始凭证，财务主管审核后还应提交财务经理进行审批。财务经理应从公司整体财务状况和战略角度出发，对原始凭证进行全面审查，并做出最终审批意见。（二）审核内容1.真实性审核审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否存在虚构交易、虚开发票等情况。检查原始凭证的日期、内容、数据等是否与实际经济业务相符，是否存在篡改、伪造的迹象。对于涉及实物资产的原始凭证，如入库单、出库单等，应核对实物的数量、规格、型号等是否与凭证记录一致，并可通过实地盘点等方式进行验证。2.合法性审核审核原始凭证的取得是否符合国家法律法规的规定，是否属于合法有效的票据。检查原始凭证所反映的经济业务是否符合公司的经营范围和财务制度，是否存在违规支出、违法经营等行为。对于涉及税务事项的原始凭证，如发票等，应审核其是否符合税收法律法规的要求，是否按照规定进行开具和使用。3.完整性审核审核原始凭证的各项内容是否填写齐全，是否有漏项、缺页等情况。检查原始凭证的签章是否齐全，包括填制单位公章、经办人员签名或盖章、验收人员签名或盖章、审批人员签名或盖章等。对于一式几联的原始凭证，应审核各联是否齐全，是否按规定用途使用。4.准确性审核审核原始凭证上的各项数据是否准确无误，包括金额计算是否正确、数量与单价的乘积是否等于金额等。检查原始凭证上的文字表述是否清晰、准确，是否存在歧义或错误。对于涉及外币业务的原始凭证，应审核外币金额的折算是否正确，汇率的选用是否符合规定。5.及时性审核审核原始凭证的取得时间是否及时，是否在经济业务发生后的规定时间内取得。检查原始凭证的传递是否及时，是否在规定时间内送交财务部门进行处理。对于逾期取得的原始凭证，应查明原因，并判断是否影响财务信息的及时性和准确性。（三）审核结果处理1.经审核无误的原始凭证，应及时进行账务处理，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。2.对于审核中发现的问题，应根据不同情况进行处理：对于内容不完整、填写有误的原始凭证，应要求经办人员及时更正或补充。更正或补充后的原始凭证应重新进行审核。对于不符合真实性、合法性要求的原始凭证，应不予受理，并向经办人员说明原因。如发现有违法违规行为，应及时向上级领导报告。对于审批手续不全的原始凭证，应退回经办人员，要求其补办审批手续后再行报销。五、原始凭证的传递与保管（一）传递1.公司应建立原始凭证传递制度，明确原始凭证在各部门之间的传递流程和时间要求。2.经济业务发生后，经办人员应按照规定及时填制或取得原始凭证，并将其传递给相关部门进行审核和审批。3.审核和审批通过后，原始凭证应传递至财务部门进行账务处理。财务部门应在规定时间内完成原始凭证的审核、记账等工作，并将记账凭证与原始凭证装订成册。4.对于涉及多个部门的经济业务，原始凭证应按照业务流程依次传递，确保各部门之间信息沟通顺畅，责任明确。（二）保管1.公司财务部门应指定专人负责原始凭证的保管工作，确保原始凭证的安全、完整。2.原始凭证应按照类别、年度、月份等进行分类整理，并装订成册。装订时应加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容，并由装订人员在封面上签名或盖章。3.原始凭证的保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理规定执行。一般情况下，原始凭证的保管期限为[X]年，其中涉及会计档案保管期限为[具体年限]年的，应按照规定进行保管。4.保管期满的原始凭证，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应由财务部门会同审计部门等相关部门共同进行，并编制销毁清单，注明销毁日期、凭证名称、起讫号码、凭证张数等内容，由监销人员在销毁清单上签名或盖章。5.对于因特殊原因需要查阅或复制原始凭证的，应按照公司档案管理规定办理相关手续。查阅或复制时，不得在原始凭证上进行涂改、标记等操作。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对原始凭证的管理情况进行审计监督，检查原始凭证的取得、填制审核、传递保管等环节是否符合本制度的规定。2.财务部门应加强对原始凭证管理工作的自我监督，定期对原始凭证的审核情况进行复查，及时发现和纠正存在的问题。3.各部门应配合财务部门和审计部门的监督检查工作，如实提供原始凭证及相