往来单据财务制度

PAGE往来单据财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司往来单据的管理，确保财务信息的准确、完整和及时，加强财务管理，防范财务风险，保障公司资产安全，维护公司正常运营秩序。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经济业务活动中涉及的各类往来单据，包括但不限于销售发票、采购发票、收款收据、付款凭证、借款单、报销单等。3.依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》以及国家其他相关法律法规和公司实际情况制定。二、往来单据的分类与定义1.销售发票销售发票是公司销售商品或提供劳务后，向购买方开具的证明销售业务发生的书面凭证，是公司确认销售收入的重要依据，同时也是购买方据以记账和抵扣进项税额的凭证。2.采购发票采购发票是公司采购商品或接受劳务时，从销售方取得的证明采购业务发生的书面凭证，是公司确认采购成本的重要依据，同时也是公司据以记账和抵扣进项税额的凭证。3.收款收据收款收据是公司收到外部单位或个人款项时开具的收款证明，主要用于非经营性收入的收款业务，如押金、租金、违约金等。4.付款凭证付款凭证是公司支付款项时编制的记账凭证，用于记录公司的资金支出情况，包括现金付款凭证、银行付款凭证等。5.借款单借款单是公司内部员工因工作需要向公司借款时填写的借款申请单据，明确借款金额、用途、还款期限等信息，是公司进行借款管理的重要依据。6.报销单报销单是公司员工因公务活动发生费用后，向公司申请报销时填写的单据，详细记录费用发生的日期、内容、金额等信息，经审批后作为公司费用支出的记账依据。三、往来单据的填制要求1.基本要求往来单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。填写的内容必须真实、准确、完整，不得遗漏或虚假记载。字迹应清晰、工整，不得潦草、模糊，易于辨认。2.具体要求销售发票发票内容应包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、发票代码、发票号码、开票日期、销售方（章）等。发票开具应按照税务机关规定的开票时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。采购发票发票内容要求与销售发票一致。采购发票应在取得时及时进行审核，确保发票的真实性、合法性和有效性。如发现发票存在问题，应及时与销售方联系沟通，要求对方重新开具或进行更正。收款收据收款收据应包括收款日期、交款单位（或个人）、收款事由、金额、收款人等内容。收款收据应加盖公司财务专用章或收款专用章，并由收款人签字确认。付款凭证付款凭证应填写日期、凭证编号、摘要、借方科目、贷方科目、金额、附件张数等内容。付款凭证应根据审核无误的原始凭证编制，并由制单人、审核人、记账人、会计主管等相关人员签字盖章。借款单借款单应填写借款人姓名、所在部门、借款日期、借款事由、借款金额（大写和小写）、预计还款日期等内容。借款单应由借款人签字，经部门负责人审批同意后，报财务部门审核，最后由公司领导审批。报销单报销单应填写报销日期、报销人姓名、所在部门、报销事由、附件张数、金额（大写和小写）等内容。报销单应按照公司规定的报销流程进行填写，附上相关的原始凭证，并由报销人、证明人、部门负责人、财务审核人、公司领导等签字审批。四、往来单据的审核与审批1.审核原则真实性审核：审核往来单据所反映的经济业务是否真实发生，是否与实际情况相符。合法性审核：审核往来单据是否符合国家法律法规和公司相关制度的规定，是否存在违法违规行为。完整性审核：审核往来单据的内容是否完整，各项要素是否齐全，相关签字盖章是否完备。准确性审核：审核往来单据的金额计算是否准确，数据填写是否正确，大小写金额是否一致。2.审核流程业务部门初审：业务人员在取得或填制往来单据后，应首先进行自我审核，确保单据内容真实、准确、完整。然后将单据提交给部门负责人进行初审，部门负责人应对业务的真实性、合理性进行审核，并签字确认。财务部门审核：财务人员收到业务部门提交的往来单据后，应按照审核原则进行详细审核。重点审核单据的合法性、完整性和准确性，对不符合要求的单据应及时退回业务部门，并要求其补充或更正。审核无误后，财务人员在单据上签字确认。其他相关部门审核（如有需要）：对于涉及其他相关部门的往来业务，如采购合同需经采购部门审核、销售合同需经销售部门审核等，应按照公司规定的流程，由相关部门进行审核，并签字确认。3.审批流程一般业务往来单据：经财务部门审核无误后，按照公司授权审批制度，由相应级别的公司领导进行审批。审批通过后，方可作为记账依据。重大业务往来单据：对于涉及金额较大、风险较高的重大业务往来单据，如重大采购合同、重大销售合同等，应在财务部门审核、相关部门审核的基础上，提交公司管理层进行集体决策审批。五、往来单据的传递与保管1.传递原则及时传递原则：往来单据应在业务发生后及时进行传递，确保财务信息的及时性，避免因传递不及时而影响财务核算和业务处理。准确传递原则：往来单据在传递过程中应确保内容准确无误，避免因传递错误而导致财务信息失真。安全传递原则：往来单据在传递过程中应注意安全，防止单据丢失、损坏或被盗用。2.传递流程业务部门传递给财务部门：业务人员在取得或填制往来单据后，应在规定的时间内将单据传递给财务部门。传递方式可采用纸质单据传递或电子数据传递，具体方式由公司根据实际情况确定。财务部门内部传递：财务人员收到往来单据后，应按照审核流程进行审核，并在审核过程中进行内部传递。如需要与其他财务岗位人员沟通或协调，应及时进行传递，确保审核工作顺利进行。财务部门传递给其他相关部门（如有需要）：对于涉及其他相关部门的往来业务，财务部门在审核无误后，应将往来单据传递给相关部门。传递方式可采用纸质单据传递或电子数据共享，具体方式由公司根据实际情况确定。3.保管要求纸质往来单据保管：纸质往来单据应按照类别、年度、月份等进行分类整理，装订成册，并妥善保管。保管期限应按照国家法律法规和公司相关制度的规定执行，一般为10年或更长时间。电子往来单据保管：电子往来单据应按照规定的存储格式和存储位置进行保存，确保数据的安全性和完整性。同时，应定期进行备份，防止数据丢失。电子往来单据的保管期限与纸质往来单据相同。保管场所要求：往来单据的保管场所应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保单据的质量不受影响。六、往来单据的清查与盘点1.清查盘点目的通过对往来单据的清查与盘点，及时发现往来单据管理中存在的问题，如单据丢失、损坏、未及时入账等，确保往来单据的真实性、完整性和准确性，保证财务信息的质量，为公司财务管理提供可靠依据。2.清查盘点范围清查盘点范围包括公司所有已发生的往来业务所涉及的各类往来单据，如销售发票、采购发票、收款收据、付款凭证、借款单、报销单等。3.清查盘点方法定期清查盘点：公司应定期（如每月、每季度或每年）组织对往来单据进行清查盘点。清查盘点时，应按照往来单据的类别、年度、月份等进行逐一核对，检查单据的数量、金额、内容等是否与账面记录一致。不定期清查盘点：在公司发生重大财务事项、内部审计、税务检查等情况下，应根据需要对往来单据进行不定期清查盘点。清查盘点方法与定期清查盘点相同。4.清查盘点结果处理对于清查盘点中发现的问题，如单据丢失、损坏、未及时入账等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。对于盘盈或盘亏的往来单据，应按照规定的会计处理方法进行账务调整，确保账实相符。清查盘点结束后，应编制清查盘点报告，详细记录清查盘点的情况、发现的问题及处理结果等，并提交给公司管理层和相关部门。七、往来单据的销毁1.销毁条件往来单据在保管期限届满后，经公司管理层批准，并按照国家法律法规和公司相关制度的规定，可以进行销毁。2.销毁程序编制销毁清单：由财务部门负责编制往来单据销毁清单，详细记录拟销毁单据的类别、年度、月份、数量、金额等信息。审批销毁清单：销毁清单编制完成后，应提交给公司管理层进行审批。审批通过后，方可进