销售及采购财务制度管理

PAGE销售及采购财务制度管理一、总则（一）目的本制度旨在规范公司销售及采购业务中的财务行为，加强财务管理与监督，确保公司财务信息的真实性、准确性和完整性，保障公司资产安全，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及销售及采购业务的部门和人员，包括销售部门、采购部门、财务部门以及相关业务岗位工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保公司销售及采购业务在合法合规的框架内进行。2.准确性原则：财务数据记录准确无误，销售及采购业务的核算符合会计准则和公司财务规定，保证财务信息真实可靠。3.完整性原则：涵盖销售及采购业务全过程的财务事项，包括合同签订、款项收付、成本核算、发票管理等，确保财务制度覆盖全面，无遗漏。4.及时性原则：及时记录和处理销售及采购业务的财务信息，保证财务报表和分析能够及时反映公司业务状况，为决策提供及时有效的支持。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，对销售及采购业务中的财务风险进行有效防范和控制，确保各环节相互制约、相互监督。二、销售财务制度管理（一）销售合同管理1.合同签订销售部门在签订销售合同前，应将合同草本提交给财务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算周期、违约责任等涉及财务的条款是否符合公司规定和财务风险控制要求。对于重大销售合同，财务部门应参与合同谈判过程，从财务角度提供专业意见，确保合同条款对公司财务状况无不利影响。2.合同执行跟踪销售部门负责销售合同的执行跟踪，及时掌握客户的付款情况。财务部门应定期与销售部门核对合同执行进度和款项收付情况，确保信息沟通顺畅。如发现客户付款逾期或可能存在违约风险，销售部门应及时通知财务部门，并共同商讨解决方案，采取必要的催款措施或法律手段维护公司权益。3.合同变更管理销售合同执行过程中如需变更，销售部门应及时与客户协商并签订变更协议。变更协议签订前同样需提交财务部门审核，审核内容包括变更后的价格、付款方式、结算周期等财务条款的变动对公司财务的影响。财务部门根据审核结果调整相应的财务记录和核算，确保财务数据与合同变更后的实际情况一致。（二）销售定价管理1.定价原则销售价格应根据产品成本、市场需求、竞争状况等因素综合确定，确保公司在实现盈利目标的同时具有市场竞争力。销售部门制定销售价格时，应参考财务部门提供的成本核算数据和市场价格信息，进行成本效益分析，避免定价过低影响公司利润或定价过高导致市场份额下降。2.价格调整根据市场变化和公司经营策略调整销售价格时，销售部门应提前通知财务部门，并提供详细的价格调整方案。财务部门对价格调整方案进行财务评估，分析对公司收入、成本、利润等方面的影响。经公司管理层批准后，财务部门按照新的价格标准进行财务核算和销售数据统计，确保财务信息准确反映价格调整后的业务情况。（三）销售收入确认与核算1.确认原则销售收入的确认应遵循会计准则的规定，根据销售商品或提供劳务的风险和报酬转移情况、公司是否保留与所有权相联系的继续管理权以及是否对已售出的商品实施有效控制等因素进行判断。一般情况下，在商品已发出且客户取得相关商品控制权时，同时满足合同约定的收款条件，方可确认销售收入。2.核算流程销售部门在发货后，应及时将发货信息传递给财务部门。财务部门根据发货记录、销售合同等资料，核对客户确认的收货情况，按照销售收入确认原则进行收入核算。对于分期收款销售业务，财务部门应按照合同约定的收款日期和金额分期确认销售收入，并进行相应的账务处理。同时，加强对分期收款款项的跟踪管理，确保款项按时足额收回。（四）销售费用管理1.费用预算销售部门应根据年度销售计划和业务拓展目标，编制年度销售费用预算。销售费用预算应详细列出各项费用的名称、金额、用途及预计发生时间，并提交财务部门审核。财务部门对销售费用预算进行合理性审核，结合公司历史数据、市场行情和财务状况，提出调整建议，确保预算既满足业务发展需要又符合公司成本控制要求。2.费用报销销售费用报销应严格按照公司费用报销制度执行。销售人员发生费用支出后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票、合同、审批文件等证明材料。财务部门对报销单据进行审核，重点审核费用的真实性、合理性、合规性以及报销手续是否齐全。对于不符合规定的报销申请，财务部门有权拒绝报销。3.费用控制与分析财务部门定期对销售费用进行统计和分析，与预算进行对比，找出差异原因，提出改进措施。对于超预算的销售费用项目，应及时与销售部门沟通，共同分析原因并采取措施加以控制。通过费用控制与分析，优化销售费用结构，提高费用使用效率，降低销售成本，提升公司盈利能力。（五）销售收款管理1.收款方式公司应根据客户信用状况、销售业务特点等因素合理确定收款方式，包括现金收款、银行转账收款、支票收款、商业汇票收款等。对于信用状况良好的客户，可以适当给予一定的信用期；对于信用风险较高的客户，应采取较为严格的收款方式，如要求预付款或缩短信用期等。2.收款流程销售部门负责跟踪客户收款情况，及时向客户发送收款通知，提醒客户按时付款。客户付款后，销售部门应及时将收款信息传递给财务部门。财务部门收到款项后，应及时进行核对和账务处理，确保收款金额与销售合同一致。对于银行转账收款，应及时确认到账情况；对于支票收款，应及时办理入账手续，防止支票退票等风险。3.应收账款管理财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表，及时掌握应收账款的分布和回收情况。对于逾期未收回账款，销售部门应积极与客户沟通催款，财务部门应配合提供相关财务数据和分析资料，共同制定催款策略。如经多次催款仍无法收回，应及时采取法律手段追讨欠款，同时按照公司坏账管理制度进行坏账处理。三、采购财务制度管理（一）采购合同管理1.合同签订采购部门在签订采购合同前，应将合同草本提交给财务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的采购价格、付款方式、结算周期、违约责任等涉及财务的条款是否符合公司规定和财务风险控制要求。对于重大采购合同，财务部门应参与合同谈判过程，从财务角度提供专业意见，确保合同条款对公司财务状况无不利影响。2.合同执行跟踪采购部门负责采购合同的执行跟踪，及时掌握供应商的供货情况和发票开具情况。财务部门应定期与采购部门核对合同执行进度和款项收付情况，确保信息沟通顺畅。如发现供应商供货逾期或可能存在违约风险，采购部门应及时通知财务部门，并共同商讨解决方案，采取必要的措施维护公司权益，如扣除违约金、暂停付款等。3.合同变更管理采购合同执行过程中如需变更，采购部门应及时与供应商协商并签订变更协议。变更协议签订前同样需提交财务部门审核，审核内容包括变更后的采购价格、付款方式、结算周期等财务条款的变动对公司财务的影响。财务部门根据审核结果调整相应的财务记录和核算，确保财务数据与合同变更后的实际情况一致。（二）采购定价管理1.定价原则采购价格应根据市场行情、供应商报价以及公司采购成本控制目标等因素综合确定，确保公司在获得优质物资和服务的同时实现成本节约。采购部门制定采购价格时，应参考财务部门提供的成本分析数据和市场价格信息，进行性价比分析，选择合适的供应商和采购价格。2.价格调整根据市场变化和供应商价格变动情况调整采购价格时，采购部门应提前通知财务部门，并提供详细的价格调整方案。财务部门对价格调整方案进行财务评估，分析对公司采购成本、库存成本、生产成本等方面的影响。经公司管理层批准后，财务部门按照新的价格标准进行财务核算和采购数据统计，确保财务信息准确反映价格调整后的业务情况。（三）采购成本核算与控制1.成本核算财务部门应对采购成本进行准确核算，包括采购价格、运输费用、装卸费用、保险费用、关税等直接成本以及采购过程中发生的其他间接成本。采购成本核算应按照权责发生制原则进行，确保成本费用与采购业务的实际发生期间相匹配，真实反映公司采购业务的成本情况。2.成本控制采购部门应通过优化采购流程、选择合适的供应商、谈判合理的采购价格、控制采购数量等方式降低采购成本。财务部门应协助采购部门进行成本分析和控制，提供成本数据支持和决策建议。建立采购成本考核机制，对采购部门的成本控制效果进行考核评价，将考核结果与采购人员的绩效挂钩，激励采购人员积极降低采购成本。（四）采购付款管理1.付款方式公司应根据供应商信用状况、采购业务特点等因素合理确定付款方式，包括现金付款、银行转账付款、支票付款、商业汇票付款等。对于信用状况良好的供应商，可以适当给予一定的付款期；对于信用风险较高的供应商，应采取较为严格的付款方式，如要求预付款或缩短付款期等。2.付款流程采购部门收到供应商发票后，应及时审核发票的真实性、准确性和合规性，并填写付款申请单，附上相关合同、验收报告等证明材料，提交给财务部门。财务部门对付款申请进行审核，重点审核发票与采购合同是否相符、验收手续是否齐全、付款金额是否正确等。审核通过后，按照公司资金管理制度安排付款，并进行相应的账务处理。3.应付账款管理财务部门应定期对应付账款进行账龄分析，编制应付账款账龄分析表，及时掌握应付账款的分布和支付情况。对于即将到期的应付账款，财务部门应提前通知采购部门安排资金付款，避免逾期付款产生不良信用记录。同时，加强与供应商的沟通协调，维护良好的合作关系。（五）采购发票管理1.发票取得采购部门应要求供应商按照合同约定及时开具发票。发票内容应与采购合同、实际采购业务一致，包括货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。对于增值税发票等高风险发票，采购部门应重点审核发票的真实性、合法性和有效性，确保发票能够正常抵扣税款。2.发票审核与认证财务部门收到采购发票后，应进行严格审核。审核内容包括发票的格式、内容、印章、防伪标识等是否符合规定，发票与采购业务的关联性是否合理等。对于增值税专用发票，财务部门应及时进行认证，确保在规定时间内完成认证工作，避免因逾期未认证导致无法抵扣税款的情况发生。3.发票保管与归档财务部门应妥善保管采购发票，按照发票类别、时间顺序等进行分类整理和归档。发票保管期限应符合国家法律法规和公司档案管理制度的要求，以便日后查阅和审计。四、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对销售及采购业务的财务制度执行情况进行审计检查，包括合同管理、定价管理、收入与成本核算、款项收付、发票管理等方面。2.审计人员应深入业务部门，查阅相关文件、合同、凭证、报表等资料，与业务人员和财务人员进行沟通访谈，核实财务信息的真实性和业务操作的合规性。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时出具审计报告，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况，确保公司销售及采购财务制度得到有效执行。（二）财务检查1.财务部门应定期对销售及采购业务的财务数据进行自查，包括账务处理的准确性、财务报表的真实性、财务指标的合理性等方面。2.通过账账核对、账实核对、账证核对等方式，检查财务数据的一致性和完整性，及时发现并纠正财务核算中的错误和问题。3.对财务检查中发现的重大问题或异常情况，财务部门应及时向上级领导汇报，并采取相应的措施进行处理，确保公司财务安全。（三）绩效考核1.建立销售及采购业务财务制度执行情况的绩效考核机制，将相关指标纳入部门和员工的绩效考核体系。2.考核指标可包括销售收入完成率、销售利润率、采购成本降低率、应收账款周转率、应付账款逾期率、财务制度执行合规率等。3.根据绩效考核结果，对表现优秀的部门和员工进行奖励，对未能有效执行财务制度或导致公司财务损失的部门和员工进行相应的处罚，激励各部门和员工严格遵守财务制度，提高