工程合同及收款财务制度

PAGE工程合同及收款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司工程合同签订及收款财务流程，确保公司财务活动合法、合规、有序进行，保障公司资金安全，提高资金使用效率，维护公司的经济利益。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的合同签订及收款财务相关事宜，包括但不限于工程建设、安装、维修、装饰等各类工程项目。3.依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规以及行业通行的财务管理制度制定。二、工程合同签订管理1.合同签订流程项目发起：业务部门根据公司业务需求，发起工程项目申请，详细说明项目背景、目标、内容、预算等信息。合同起草：由业务部门负责起草工程合同，合同内容应明确双方当事人的基本信息、工程概况、工程价款及支付方式、工程质量标准、工期要求、违约责任等条款。合同文本应符合法律法规要求，语言准确、清晰，避免歧义。合同审核：合同起草完成后，依次提交业务部门负责人、法务部门、财务部门进行审核。业务部门负责人主要审核合同内容是否符合业务需求和项目实际情况；法务部门重点审查合同条款的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门审核合同价款、支付方式、结算条款等财务相关内容，确保公司财务利益得到保障。审核过程中如有异议，应及时与起草部门沟通协商，进行修改完善。合同签订：经各部门审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与对方当事人签订。签订合同时，应确保合同双方签字盖章齐全，合同生效。2.合同价款管理价款确定：工程合同价款应根据工程预算、市场行情以及双方协商等因素合理确定。合同中应明确约定工程价款的具体金额、计价方式（如固定总价、固定单价、可调价格等）以及价格调整的条件和方法。价款变更：如因工程变更、设计调整等原因导致合同价款发生变化，业务部门应及时与对方协商签订补充协议，明确价款变更的具体内容和金额，并按照合同签订流程进行审核和签订。财务部门应根据变更后的合同价款调整财务预算和核算。3.支付方式约定预付款：合同应明确约定预付款的比例、金额及支付时间。预付款一般不超过合同价款的30%，支付时间应在合同签订后一定期限内，如7个工作日内。预付款应在满足合同约定的预付款支付条件后支付，如已签订合同、提供预付款保函等。进度款：根据工程进度分阶段支付进度款。合同应明确进度款的支付节点、比例及支付时间。进度款支付比例应根据工程实际完成情况合理确定，一般不超过已完成工程量对应价款的80%。支付进度款前，业务部门应提交工程进度报告、质量验收证明等相关资料，经审核通过后，财务部门按照合同约定支付。竣工款：工程竣工验收合格后，支付竣工款。竣工款支付比例一般为合同价款扣除预付款和进度款后的余额。支付竣工款前，业务部门应提交工程竣工验收报告、竣工结算报告等资料，经审核通过后，财务部门办理支付手续。质保金：合同应约定质保金的比例和金额，一般为合同价款的5%10%。质保期届满且无质量问题，质保金应在质保期届满后一定期限内无息返还。质保期内如出现质量问题，对方应负责维修或承担相应费用，公司可从质保金中扣除相应金额。三、收款管理1.收款流程收款通知：业务部门在合同约定的收款时间前，应向财务部门提交收款通知，注明收款金额、收款依据（合同编号、收款条款等）、对方付款信息等内容。收款核对：财务部门收到收款通知后，与合同进行核对，确认收款金额、付款方等信息是否一致。如发现问题，及时与业务部门沟通核实。款项收取：财务部门根据核对无误的收款通知，及时与对方联系，办理款项收取手续。款项收取方式可采用银行转账、支票、汇票等方式。如采用银行转账方式，应确保收款账户信息准确无误；如采用支票、汇票等方式，应及时办理入账手续，确保资金安全。收款记录：财务部门收到款项后，应及时进行账务处理，记录收款日期、收款金额、收款来源等信息，并在财务系统中进行登记。同时，将收款情况反馈给业务部门。2.逾期收款管理预警通知：如出现逾期未收款情况，财务部门应及时向业务部门发出预警通知，说明逾期情况及可能产生的风险。原因分析：业务部门负责对逾期收款原因进行调查分析，如因对方资金紧张、合同纠纷等原因导致逾期，应及时采取相应措施，如与对方协商制定还款计划、通过法律途径解决纠纷等。跟踪催收：业务部门和财务部门应密切配合，跟踪催收逾期款项。根据逾期情况，采取不同的催收方式，如电话催收、函件催收、上门催收等。对于长期逾期且多次催收无效的款项，应及时启动法律程序，维护公司合法权益。3.收款台账管理财务部门应建立完善的收款台账，详细记录每个工程项目的收款情况，包括收款日期、收款金额、收款方式、付款方、合同编号等信息。收款台账应定期进行核对和更新，确保数据准确无误。通过收款台账，能够及时掌握公司各工程项目的收款进度，为资金管理和决策提供依据。四、财务核算与监督1.财务核算核算依据：财务部门应根据工程合同及实际收款情况进行账务核算。按照权责发生制原则，确认工程收入和成本费用，确保财务报表真实、准确、完整地反映公司工程业务的财务状况和经营成果。收入确认：工程收入应根据合同约定的收款节点和实际收款情况进行确认。对于已完成的工程量，如符合收入确认条件，应及时确认收入。收入确认时，应核对相关合同文件、工程进度报告、验收证明等资料，确保收入确认的准确性。成本核算：工程成本应按照成本核算对象进行归集和分配。成本核算对象应根据工程项目特点和管理要求确定，一般为单个工程项目。成本核算内容包括直接成本（如材料成本、人工成本、机械使用费）和间接成本（如项目管理人员工资、办公费、差旅费等）。财务部门应定期对工程成本进行核算和分析，控制成本支出，提高项目经济效益。2.财务监督合同执行监督：财务部门应定期检查工程合同的执行情况，包括合同价款支付、工程进度、质量验收等方面。如发现合同执行过程中存在问题，应及时与业务部门沟通，督促整改，确保合同顺利履行。资金使用监督：加强对工程资金使用的监督，确保资金专款专用，不得挪作他用。财务部门应审核资金支出的合理性和合规性，对不符合规定的支出不予支付。同时，定期对工程资金使用情况进行审计，发现问题及时纠正。财务报表监督：定期编制工程财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映工程业务财务状况和经营成果。公司内部审计部门应定期对财务报表进行审计监督，确保财务报表质量。五、财务风险管理1.风险识别与评估合同风险：包括合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷、对方违约等风险。财务部门应协助业务部门对合同风险进行识别和评估，重点关注合同价款支付、结算条款、违约责任等方面的风险。收款风险：如逾期收款、坏账损失等风险。财务部门应通过建立收款台账、分析收款数据等方式，及时识别和评估收款风险。对于风险较高的项目，应采取相应的风险应对措施。资金风险：如资金短缺、资金周转困难等风险。财务部门应根据公司资金状况和工程资金需求，合理安排资金，确保资金链安全。同时，关注宏观经济形势和金融市场变化，及时调整资金策略，防范资金风险。2.风险应对措施合同风险应对：加强合同管理，在合同签订前进行充分的风险评估和审核，确保合同条款合法、合规、明确。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，如发现问题及时协商解决，必要时通过法律途径维护公司权益。收款风险应对：建立健全逾期收款管理制度，加强催收力度，及时与对方沟通协商，制定合理的还款计划。对于可能出现的坏账损失，应按照会计准则计提坏账准备，降低坏账风险。同时，加强与客户的信用管理，评估客户信用状况，避免与信用不良客户签订合同。资金风险应对：合理安排资金预算，优化资金配置，确保工程资金及时足额到位。加强资金流动性管理，保持一定的资金储备，应对突发资金需求。拓宽融资渠道，如申请银行贷款、发行债券等，增加资金来源，降低资金风险。六、信息沟通与协作机制1.内部沟通定期会议：建立工程合同及收款财务定期会议制度，由财务部门牵头组织，业务部门、法务部门等相关人员参加。会议主要汇报工程合同签订及收款财务情况，分析存在的问题，讨论解决方案，协调各部门之间的工作。信息共享：建立信息共享平台，业务部门、财务部门等应及时在平台上共享工程合同签订、执行、收款等相关信息。财务部门应定期向业务部门提供财务报表和分析报告，为业务决策提供支持；业务部门应及时向财务部门反馈工程进展情况和收款动态，便于财务部门进行账务处理和资金管理。2.外部沟通与客户沟通：业务部门应加强与客户的沟通，及时了解客户需求和付款情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。财务部门应协助业务部门与客户进行财务方面的沟通，如解释付款条款、核对收款信息等。与银行等金融机构沟通：财务部门应与银行