库存及采购财务制度

PAGE库存及采购财务制度总则1.目的本制度旨在规范公司库存及采购业务的财务管理，确保公司资产安全、财务信息准确，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司各项业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及库存管理及采购活动的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、财务部门等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保公司库存及采购业务合法合规。准确性原则：财务数据记录准确、完整，如实反映库存及采购业务的实际情况。及时性原则：各项财务处理及时，保证财务信息能够及时为公司决策提供支持。内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对库存及采购业务各环节的监督和管理，防范舞弊和错误。库存管理财务制度1.库存分类与计价库存分类：根据公司业务特点，将库存分为原材料、在产品、产成品、低值易耗品等类别。计价方法：原材料采用实际成本法计价，发出原材料时，可根据先进先出法、加权平均法等方法确定发出成本；产成品按照生产成本结转，生产成本包括直接材料、直接人工和制造费用；低值易耗品采用一次摊销法或五五摊销法进行摊销。2.库存收发管理入库管理：采购的物资到货后，仓库管理人员应及时进行验收，核对物资的品种、规格、数量、质量等与采购合同一致后，办理入库手续。入库单应详细记录物资的名称、规格、数量、供应商等信息，并由仓库管理人员、采购人员签字确认。财务部门根据入库单进行账务处理，增加库存资产。出库管理：各部门领用物资时，应填写领料单，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。仓库管理人员根据领料单发放物资，并在领料单上签字。财务部门根据领料单进行账务处理，减少库存资产。对于销售发出的产成品，应根据销售合同开具出库单，并按照销售价格确认销售收入，同时结转销售成本。3.库存盘点盘点计划：财务部门应会同仓库管理部门制定年度库存盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。盘点计划应报公司管理层批准后实施。盘点实施：定期盘点一般每年至少进行一次，在盘点前，仓库管理人员应将库存物资进行整理、分类，核对账目，确保账账相符。盘点过程中，应如实记录盘点结果，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并编制盘点差异报告。盘点结果处理：对于盘盈的库存物资，应查明原因后冲减管理费用；对于盘亏的库存物资，属于正常损耗的，经批准后计入管理费用；属于责任人赔偿的，应向责任人追偿；属于自然灾害等非正常原因造成的损失，应计入营业外支出。财务部门根据盘点差异报告进行账务调整，确保账实相符。4.库存减值准备减值迹象判断：财务部门应定期关注库存物资的市场价格波动、产品质量变化、技术更新等情况，判断库存是否存在减值迹象。如发现库存物资的可变现净值低于账面价值，应计提存货跌价准备。减值准备计提：存货跌价准备应按照单个存货项目计提，对于数量繁多且单价较低的存货，可按照存货类别计提。计提存货跌价准备时，应根据存货的可变现净值低于账面价值的差额，借记“资产减值损失”科目，贷记“存货跌价准备——[具体存货名称]”科目。减值准备转回：当以前减记存货价值的影响因素已经消失，减记的金额应当予以恢复，并在原已计提的存货跌价准备金额内转回，转回的金额计入当期损益。采购管理财务制度1.采购预算预算编制：采购部门应根据公司年度经营计划和生产需求，结合市场价格走势，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等详细信息，并报财务部门审核。财务部门应根据公司资金状况和成本控制要求，对采购预算进行审核，提出修改意见，确保采购预算合理、可行。预算执行：采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因市场变化等原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批，经公司管理层批准后，财务部门调整相应的预算指标。2.采购合同管理合同签订：采购业务应签订书面合同，合同内容应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同由采购部门起草，经法律部门审核后，报公司管理层批准。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送交财务部门备案。合同执行：采购部门应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时安排资金支付。在付款前，财务部门应审核采购发票、验收单等相关凭证，确保付款依据充分、合规。合同变更与终止：如采购合同需要变更或终止，采购部门应及时通知相关部门，并按照规定的程序办理审批手续。财务部门应根据合同变更或终止的情况，调整相应的账务处理。3.采购付款管理付款审批：采购付款应严格按照审批流程进行，由采购人员填写付款申请单，注明采购合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上采购发票、验收单等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司管理层批准后，方可办理付款手续。付款方式：公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。财务部门应根据公司资金状况、供应商要求等因素，合理选择付款方式。对于金额较大的采购付款，应尽量采用银行承兑汇票支付，以缓解公司资金压力。付款记录：财务部门应建立采购付款台账，详细记录每笔采购付款的日期、金额、付款方式、供应商等信息。付款记录应定期与采购合同、付款申请单等进行核对，确保付款信息准确无误。4.采购成本控制成本分析：财务部门应定期对采购成本进行分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期等因素，评估采购成本的合理性。采购部门应根据成本分析结果，与供应商进行谈判，争取更有利的采购价格和条件。成本控制措施：通过建立供应商评估体系，选择优质供应商，降低采购成本；优化采购流程，减少中间环节，提高采购效率，降低采购费用；加强对采购人员的培训和管理，防止采购过程中的舞弊行为，确保采购成本真实、合理。财务监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对库存及采购业务进行审计，检查财务制度的执行情况，评估内部控制的有效性。审计内容包括库存收发、盘点、采购合同签订与执行、采购付款等环节。内部审计人员应通过查阅凭证、账目、报表，实地盘点库存物资，访谈相关人员等方式，获取审计证据，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改情况。2.财务检查财务部门应定期对库存及采购业务进行自查，检查财务数据的准确性、完整性，账务处理的合规性等。自查工作应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改。公司管理层应不定期对库存及采购财务制度的执行情况进行检查，确保制度得到有效落实。对于违反制度的行为，应严肃追究相关人员的责任。信息披露与沟通1.信息披露财务部门应按照公司信息披露制度的要求，定期向公司管理层、股东等披露库存及采购业务的财务信息，包括库存余额、采购金额、成本费用等。信息披露应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚报重要信息。对于库存及采购业务中的重大事项，如重大采购合同签订、库存盘亏等，应及时进行临时信息披露，确保投资者和其他利益相关者能够及时了解公司的经营情况。2.沟通协调采购部门、仓库管理部门与财务部门应建立定期沟通机制，及时交流库存及采购业务中的财务信息和业务问题。采购部门应向财务部门提供采购计划、合同执行情况等信息，仓库管理部门应向财务部门提供库存收发、盘点等信息，财务部门应向采购部门和仓库管理部门提供财务政策、资金状况等信息。在处理