医院招采财务制度

PAGE医院招采财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范医院招采财务行为，加强招采财务管理与监督，确保医院招采活动合法、合规、有序进行，提高资金使用效益，保障医院各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于医院内部所有涉及物资采购、设备采购、服务采购等招采活动的财务处理及管理。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准和规定，确保招采活动在法律框架内进行。2.规范性原则明确招采财务流程和操作规范，做到流程清晰、职责明确、手续完备。3.公正性原则秉持公正、公平、公开的原则，对待所有参与招采的供应商，确保竞争环境公平公正。4.效益性原则在保证招采质量的前提下，合理控制成本，提高资金使用效益，实现医院资源的优化配置。二、招采预算管理（一）预算编制1.各部门根据医院发展规划、业务需求以及年度工作计划，提出招采项目申请，明确项目名称、规格型号、数量、预计金额等详细信息。2.财务部门会同招采管理部门对各部门提交的招采申请进行审核，结合医院财务状况和资金安排，综合考虑市场价格波动等因素，编制招采预算草案。3.招采预算草案经医院预算管理委员会审议通过后，纳入医院年度预算体系。（二）预算执行1.严格按照批准的招采预算组织实施招采活动，不得擅自调整预算。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照医院预算调整程序进行审批。2.财务部门对招采预算执行情况进行实时监控，定期分析预算执行差异，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格大幅波动、业务发展需要等原因导致原招采预算无法执行的，由招采项目实施部门提出预算调整申请。2.申请部门应详细说明调整原因、调整内容及预计调整金额，并提供相关证明材料。3.财务部门会同招采管理部门对调整申请进行审核，提出审核意见后报医院预算管理委员会审批。经批准的预算调整事项应及时调整相关预算指标，并在财务核算中予以反映。三、招采流程财务控制（一）采购申请与审批1.使用部门根据实际需求填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、用途等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据医院整体规划和资源配置情况，对采购申请进行审批。重大采购项目需提交医院院长办公会或党委会审议决定。（二）供应商选择与管理1.招采管理部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商。在选择供应商过程中，应充分考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。2.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、合作历史等内容，并定期对供应商进行评估和考核。3.对于长期合作的供应商，应签订框架协议，明确双方的权利义务、采购价格、结算方式、交货期等条款。（三）采购合同签订与执行1.采购合同由招采管理部门负责起草，经法律事务部门审核后，报医院法定代表人或授权代表签署。合同内容应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.财务部门参与采购合同的审核，重点关注合同中的付款条款、结算方式、发票开具等财务相关内容，确保合同条款符合医院财务管理制度要求。3.采购部门按照合同约定及时跟踪供应商交货情况，组织相关部门进行验收。验收合格后，采购部门应及时办理入库手续，并将验收报告提交财务部门。4.财务部门根据合同约定和验收情况，及时支付采购款项。在付款前，应审核相关发票、验收报告、合同等凭证，确保付款依据充分、手续完备。（四）采购验收与付款1.采购物品或服务到货后，由采购部门组织使用部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面，确保采购物品或服务符合合同要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收单，并由验收人员签字确认。验收单应作为财务付款的重要依据之一。3.供应商根据合同约定开具发票，发票内容应与采购合同一致。财务部门在收到发票后，应进行严格审核，确保发票的真实性、合法性、完整性。4.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于货到付款的项目，在验收合格后及时付款；对于分期付款的项目，按照合同约定的付款节点进行支付。四、招采财务核算与监督（一）财务核算1.财务部门按照国家统一的会计制度和医院财务管理制度，对招采业务进行准确、及时的会计核算。2.设立专门的招采财务账目，详细记录招采项目的预算执行情况、采购合同执行情况、资金收付情况等信息。3.对招采过程中发生的各项费用，如采购成本、运输费、装卸费、保险费等，按照规定进行归集和分配，计入相应的会计科目。（二）财务监督1.内部审计部门定期对招采财务活动进行审计监督，检查招采流程是否合规、财务核算是否准确、资金使用是否合理等。2.财务部门加强对招采资金的日常监督管理，定期对招采项目的资金使用情况进行分析和检查，确保资金安全、高效使用。3.建立招采财务信息公开制度，定期向医院内部相关部门和人员公开招采项目的预算执行情况、采购合同执行情况、资金收付情况等信息，接受广大职工的监督。五、招采风险管理（一）风险识别与评估1.识别招采过程中可能存在的风险，如市场风险、供应商违约风险、法律风险、财务风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对市场风险，加强市场调研和价格监测，合理制定采购预算和采购计划，降低市场价格波动对招采成本的影响。2.对于供应商违约风险，在选择供应商时严格考察其信誉和资质，签订详细的采购合同，明确违约责任，并加强对供应商的日常管理和监督。3.防范法律风险，加强对招采法律法规的学习和培训，确保招采活动符合法律法规要求。在签订采购合同前，充分征求法律事务部门的意见，对合同条款进行严格审核。4.控制财务风险，严格执行招采预算管理，加强资金收付管理，确保资金安全。合理安排资金支付进度，避免资金闲置或资金链断裂。六、信息管理与沟通（一）信息管理1.建立招采财务信息管理系统，及时记录和更新招采项目的预算、合同、采购、验收、付款等信息，实现信息的集中管理和共享。2.定期对招采财务信息进行整理和分析，为医院决策提供数据支持。（二）沟通协调1.招采管理部门与财务部门应建立定期沟通机制，及时交流招采项目进展情况、财务状况等信息，共同解决招采过程中出现的问题。2.财务部门与其他相关部门，如使用部门、质量控制部门