超市供应商结算财务制度

PAGE超市供应商结算财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范超市与供应商之间的结算财务流程，确保结算工作的准确性、及时性和公正性，维护双方的合法权益，促进超市与供应商之间的良好合作关系，保障超市业务的正常运营。2.适用范围本制度适用于超市与所有供应商之间的商品采购结算业务，包括但不限于各类食品、日用品、生鲜产品、服装、家电等供应商。3.基本原则合法性原则：结算工作必须严格遵守国家法律法规以及相关财务会计准则和税收政策，确保所有结算活动合法合规。准确性原则：财务部门应准确记录每一笔采购交易，确保结算金额、数量、价格等信息与采购合同及实际交易情况一致，避免出现差错。及时性原则：按照合同约定的结算周期及时办理结算手续，不得无故拖延，以保障供应商的资金周转和双方合作的顺畅进行。公正性原则：在结算过程中，应公平对待所有供应商，不偏袒任何一方，确保结算结果公正合理。二、结算流程1.采购订单管理采购部门根据超市的商品需求计划，向供应商发送采购订单。采购订单应明确商品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。采购订单需经采购部门负责人审核签字后生效，并及时传递给供应商和财务部门备案。如因特殊情况需要变更采购订单，采购部门应提前与供应商沟通协商，并签订变更协议。变更协议需经双方签字确认后生效，并及时通知财务部门。2.收货验收仓库部门在收到供应商送来的货物时，应按照采购订单的要求进行验收。验收内容包括商品的数量、质量、规格、包装等。验收合格的商品，仓库部门应填写收货单，并由验收人员签字确认。收货单应注明商品的名称、规格、数量、收货日期等信息。如发现商品存在数量短缺、质量问题或与采购订单不符等情况，仓库部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。对于不合格商品，仓库部门应拒绝收货，并做好记录。3.发票管理供应商应在规定的时间内（一般为交货后[X]个工作日内）向超市开具合法有效的发票。发票内容应与采购订单及实际交易情况一致，包括商品名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等。财务部门在收到供应商发票后，应进行认真审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票开具日期、发票号码、购货方名称、销货方名称、金额、税额等信息是否准确无误，发票加盖的发票专用章是否清晰等。对于审核通过的发票，财务部门应及时进行账务处理，并按照发票管理规定进行妥善保管。对于审核不通过的发票，财务部门应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商重新开具符合要求的发票。4.结算申请采购部门应在收货验收完成且发票审核通过后，定期（一般为每月[X]日）向财务部门提交结算申请。结算申请应包含采购订单号、供应商名称、商品名称、规格、数量、单价、金额、发票号码、已付款金额、本次申请结算金额等详细信息。结算申请需经采购部门负责人审核签字后提交给财务部门。财务部门收到结算申请后，应进行再次审核，核对结算金额的准确性以及相关资料的完整性。5.结算审批财务部门审核通过的结算申请，应提交给财务经理进行审批。财务经理应根据公司的财务政策、资金状况以及与供应商的合作情况等进行综合审批。对于金额较大的结算申请（超过[X]元），还需提交给总经理进行最终审批。总经理审批通过后，结算申请方可进入付款流程。6.付款结算财务部门根据审批通过的结算申请，按照合同约定的付款方式和时间安排进行付款结算。付款方式一般包括支票、银行转账、电汇等。在付款前，财务部门应再次核对付款信息，确保付款金额、收款账户等准确无误。付款完成后，财务部门应及时记录付款日期、付款金额、付款方式等信息，并更新应付账款台账。财务部门应定期与供应商核对往来账目，确保双方账目清晰一致。对于供应商提出的疑问或异议，财务部门应及时进行核实和处理。三、结算周期1.常规结算周期超市与供应商的常规结算周期一般为[X]天，具体结算周期在采购合同中明确约定。结算周期从商品验收合格并收到供应商发票之日起计算。2.特殊结算周期对于部分供应商或特定商品，经双方协商一致，可以采用特殊结算周期。特殊结算周期应在采购合同中详细注明，并报财务部门备案。3.结算周期调整如因市场变化、供应商合作情况等原因需要调整结算周期，采购部门应提前与供应商沟通协商，并签订补充协议。补充协议需经双方签字确认后生效，并及时通知财务部门。财务部门应根据补充协议调整相关结算流程和账务处理。四、结算方式1.货到付款货到付款是指供应商将商品送到超市并验收合格后，超市在规定的结算周期内支付货款。货到付款方式适用于部分信誉良好、合作稳定的供应商。合同中应明确约定付款期限和付款方式。2.月结月结是指超市与供应商约定每月固定日期进行结算，结算周期为上月[X]日至本月[X]日。供应商应在每月规定的时间内将发票及结算清单提交给超市，超市在审核无误后，按照合同约定的付款方式支付货款。月结方式适用于大多数供应商，是超市常用的结算方式之一。3.账期结算账期结算是指超市与供应商约定一定的账期（如[X]个月），在账期结束后进行一次性结算。账期结算方式适用于一些具有一定实力且合作关系较为紧密的供应商。合同中应明确账期的起始日期、结束日期以及结算方式等条款。4.其他结算方式除上述常见结算方式外，根据实际业务需要，经双方协商一致，还可以采用其他结算方式，如预付款、分期付款、银行承兑汇票等。采用其他结算方式时，应在采购合同中明确约定相关结算条款，并按照公司的财务管理制度和相关法律法规进行操作。五、结算价格1.采购合同定价超市与供应商的结算价格应按照采购合同约定执行。采购合同中应明确商品单价及价格调整方式等条款。价格调整应根据市场行情、原材料价格波动、商品质量变化等因素，按照合同约定的程序进行协商和调整。2.价格调整原则市场价格波动原则：当市场同类商品价格出现较大波动时，双方应根据市场行情协商调整结算价格。价格调整幅度应合理反映市场价格变化情况，确保双方利益平衡。成本变动原则：如因原材料价格上涨、生产成本增加等原因导致供应商成本大幅上升，供应商可向超市提出价格调整申请。超市应根据实际情况进行审核，并与供应商协商确定合理的价格调整幅度。商品质量原则：对于商品质量发生变化的情况，如出现质量问题或商品品质提升等，应根据质量变化对结算价格进行相应调整。质量下降的商品，超市有权要求供应商降低结算价格；质量提升的商品，可根据双方协商适当提高结算价格。3.价格调整程序供应商如需调整结算价格，应提前[X]天向超市提交价格调整申请。申请中应详细说明价格调整的原因、调整幅度以及依据等相关信息。采购部门收到供应商的价格调整申请后，应进行市场调研和成本分析，核实价格调整的合理性。如认为有必要，采购部门可组织与供应商进行协商谈判。经双方协商一致的价格调整方案，应签订补充协议，并作为结算的依据。补充协议需经双方签字确认后生效，并及时通知财务部门。财务部门应根据补充协议调整相关账务处理。六、结算争议处理1.争议提出在结算过程中，如双方对结算金额、结算方式、商品质量、交货时间等事项存在争议，任何一方应及时向对方提出书面异议，并说明争议的具体内容和理由。2.争议协商双方收到对方提出的争议后，应在[X]个工作日内进行协商沟通。协商过程中，双方应提供相关证据和资料，以便查明事实真相。协商达成一致意见的，应签订书面协议，作为结算的依据。3.争议调解如双方在规定时间内无法通过协商解决争议，可申请由超市内部的争议调解机构进行调解。调解机构应在收到调解申请后[X]个工作日内组织双方进行调解，并出具调解意见。调解意见经双方签字确认后具有约束力。4.争议仲裁或诉讼如双方对调解意见仍存在分歧，且在采购合同中约定了仲裁条款的，可按照合同约定向仲裁机构申请仲裁；如未约定仲裁条款的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。在争议解决期间，除争议事项外，双方应按照合同约定继续履行其他义务。七、财务核算与账务处理1.财务核算原则财务部门应按照国家财务会计准则和相关税收法规的要求，对超市与供应商之间的结算业务进行准确的财务核算。核算应遵循权责发生制原则，确保收入与成本费用的合理匹配，真实反映超市的财务状况和经营成果。2.账务处理流程采购业务发生时，财务部门根据采购订单和收货单，记录应付账款增加。账务处理为：借记“库存商品”等科目，贷记“应付账款[供应商名称]”科目。收到供应商发票时，财务部门核对发票信息无误后，进行账务处理。如发票金额与采购订单及收货单一致，账务处理为：借记“应交税费应交增值税（进项税额）”科目，贷记“应付账款[供应商名称]”科目；如发票金额与采购订单及收货单存在差异，应根据实际情况进行调整账务处理。结算付款时，财务部门根据审批通过的结算申请，进行账务处理。账务处理为：借记“应付账款[供应商名称]”科目，贷记“银行存款”等科目。对于因质量问题、退货、折让等原因发生的结算调整事项，财务部门应根据相关协议和审批文件，及时进行账务处理。如发生退货，账务处理为：借记“应付账款[供应商名称]”科目，贷记“库存商品”等科目；如发生折让，账务处理为：借记“应付账款[供应商名称]”科目，贷记“营业外收入”等科目（如为现金折扣）或其他相关科目（如为商业折扣）。3.应付账款管理财务部门应建立健全应付账款台账，详细记录与每个供应商的往来账款情况，包括采购日期、采购金额、发票号码、付款日期、付款金额、余额等信息。定期对应付账款进行核对和清理，确保账款记录准确无误。每月末，财务部门应编制应付账款余额明细表，与供应商进行核对，如有差异应及时查明原因并进行调整。对于长期挂账的应付账款，财务部门应及时与采购部门沟通，查明原因并督促相关人员进行处理。如因供应商原因导致无法支付的账款，应按照公司规定进行坏账处理，并报管理层审批。八、监督与检查1.内部监督财务部门应定期对结算业务进行内部审计，检查结算流程是否符合制度规定，结算金额是否准确无误，相关资料是否完整等。内部审计应形成审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部门应配合财务部门的内部监督工作，提供相关采购合同、收货单、发票等资料，并对结算业务的真实性和合理性负责。超市内部的审计部门或监察部门应不定期对结算业务进行专项检查，重点检查结算过程中的合规性、公正性以及内部控制制度的执行情况。对于发现的违规行为，应按照公司规定进行严肃处理。2.外部监督超市应接受供应商及相关监管部门的监督。对于供应商提出的关于结算业务的疑问或投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给供应商。同时，超市应积极配合税务、工商等监管部门的检查，确