实物财务制度规定

PAGE实物财务制度规定一、总则（一）目的本制度旨在规范公司实物财务管理，确保实物资产的安全、完整，提高资产使用效益，保障公司财务信息的真实性、准确性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的实物财务管理活动，包括但不限于固定资产、流动资产（如存货、低值易耗品等）的购置、验收、保管、使用、处置等环节。（三）基本原则1.合法性原则：实物财务管理活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保公司运营合法合规。2.准确性原则：对实物资产的记录、核算应准确无误，保证财务信息真实可靠，为公司决策提供有力依据。3.安全性原则：加强实物资产的安全防护措施，防止资产损坏、丢失、被盗等情况发生，保障公司资产安全。4.效益性原则：合理配置实物资产，提高资产使用效率，降低运营成本，实现公司经济效益最大化。二、固定资产管理（一）固定资产定义与分类1.定义：固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。2.分类：房屋及建筑物：包括办公用房、生产车间、仓库等各类建筑物。机器设备：如生产设备、加工机械、运输车辆等。电子设备：电脑、打印机、服务器等电子办公设备及相关硬件设施。运输工具：各类汽车、货车、叉车等用于运输的车辆。其他设备：不属于上述分类的其他固定资产，如办公家具、消防设备等。（二）固定资产购置1.需求申请：各部门根据业务发展需要，填写固定资产购置申请表，详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、用途、预计金额等信息，并经部门负责人审核签字后提交至资产管理部门。2.审核与审批：资产管理部门对购置申请进行初步审核，核实是否确有必要购置，以及资产配置是否合理。审核通过后，报财务部门进行预算审核。财务部门根据公司预算安排，审核购置申请是否在预算范围内。若超出预算，需按公司预算调整流程进行审批。最终购置申请经公司主管领导审批后生效。3.采购执行：采购部门依据审批后的购置申请表，按照公司采购管理制度进行采购。在采购过程中，应充分考虑资产的性价比，选择合格的供应商，确保所购资产符合质量要求和公司需求。采购合同签订后，应及时将合同副本提交至资产管理部门和财务部门备案。（三）固定资产验收1.验收准备：资产管理部门在收到采购部门通知资产到货后，应组织相关人员（包括技术人员、使用部门人员等）成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和流程。2.实物验收：验收小组依据采购合同、发票等相关文件，对固定资产的数量、规格型号、外观质量、技术性能等进行逐一核对验收。对于大型设备或复杂资产，必要时可邀请专业机构进行检测。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。3.资料归档：验收过程中形成的各类资料，如验收报告、采购合同、发票等，由资产管理部门负责整理归档，作为固定资产入账的依据。（四）固定资产入账与折旧1.入账：财务部门依据验收合格的固定资产相关资料，按照会计准则及时进行账务处理，将固定资产入账。入账价值应包括购买价款、相关税费、使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。2.折旧计提：财务部门根据固定资产的类别、预计使用寿命、预计净残值等因素，按照公司规定的折旧方法计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。固定资产折旧应按月计提，计入相关成本费用科目。（五）固定资产保管与使用1.保管责任：资产管理部门负责固定资产的日常保管工作，应建立固定资产台账，详细记录每一项固定资产的购置时间、使用部门、存放地点、维修保养情况等信息。对固定资产进行定期盘点，确保账实相符。2.使用部门职责：使用部门负责固定资产的日常使用和维护，应指定专人负责资产保管，严格按照操作规程使用资产，不得擅自改变资产用途或转借他人。如发现资产出现故障或损坏，应及时通知资产管理部门进行维修。3.资产转移：因工作需要，固定资产在公司内部不同部门之间转移时，由转出部门填写固定资产转移申请表，经转出、转入部门负责人签字确认后，报资产管理部门审核备案。资产管理部门应及时更新固定资产台账信息。（六）固定资产维修与保养1.维修计划：资产管理部门应根据固定资产的使用情况和运行状况，制定年度维修保养计划。对于大型设备或关键资产，应制定专项维修计划。维修计划应明确维修内容、维修时间、维修预算等。2.维修申请：使用部门在发现固定资产需要维修时，应填写维修申请表，详细说明资产故障情况、维修要求等，提交至资产管理部门。资产管理部门根据维修计划和实际情况进行审核，如需外委维修，应按照公司采购管理制度选择合格的维修供应商。3.维修费用核算：财务部门对固定资产维修费用进行单独核算，根据维修发票及相关审批文件，将维修费用计入相应的成本费用科目。对于符合资本化条件的维修支出，应增加固定资产账面价值。（七）固定资产处置1.处置申请：固定资产因报废、出售、转让、捐赠等原因需要处置时，由使用部门或资产管理部门填写固定资产处置申请表，详细说明处置资产的名称、规格型号、数量、购置时间、账面价值、处置原因、预计处置收入等信息，并经部门负责人审核签字后提交至资产管理部门。2.评估与审批：资产管理部门对处置申请进行审核，并组织相关人员对拟处置资产进行评估，确定合理的处置价格。评估报告经公司内部审计部门审核后，报公司主管领导审批。对于重大资产处置事项，需经公司董事会审议通过。3.处置实施：经审批同意后，资产管理部门按照公司规定的处置方式进行处置。对于出售、转让固定资产，应签订相关合同，确保处置过程合法合规。处置收入应及时足额上缴公司财务部门，按照相关规定进行账务处理。4.账务核销：财务部门根据固定资产处置审批文件和相关凭证，及时对已处置的固定资产进行账务核销，冲减固定资产账面价值和累计折旧。三、流动资产（存货、低值易耗品）管理（一）存货管理1.存货定义与分类：定义：存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。分类：包括原材料、在产品、产成品、周转材料、委托加工物资等。2.存货采购：采购计划：采购部门应根据公司生产经营计划、销售订单及库存情况，制定存货采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、时间、供应商等信息，并经相关部门审核批准。采购执行：采购部门按照采购计划进行采购，选择合格的供应商，签订采购合同。采购过程中应严格控制采购成本，确保所购存货质量符合要求。采购到货后，应及时通知仓储部门进行验收。3.存货验收：仓储部门在收到采购的存货后，应组织相关人员进行验收。验收内容包括存货的数量、规格型号、质量、包装等。验收合格后，填写验收单，办理入库手续。对于验收不合格的存货，应及时与供应商协商处理。4.存货保管：仓储部门负责存货的保管工作，应建立存货台账，详细记录存货的出入库情况、存放地点、保管状态等信息。对存货进行分类存放，定期盘点，确保账实相符。同时，应做好存货的防潮、防火、防盗等安全防护措施。5.存货发出：生产部门或销售部门根据生产经营需要，填写存货领用申请表或发货通知单，经部门负责人审核签字后提交至仓储部门。仓储部门根据审批后的申请单或通知单发货，并填写出库单。财务部门根据出库单及时进行账务处理，核算存货成本。6.存货盘点：公司应定期组织存货盘点工作，至少每年进行一次全面盘点。盘点前，仓储部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。盘点过程中，应认真核对存货数量、质量、账实情况。盘点结束后，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理意见。经公司管理层审批后，财务部门进行相应的账务调整。（二）低值易耗品管理1.低值易耗品定义与分类：定义：低值易耗品是指单项价值在规定限额以下或使用期限不满一年，能多次使用而基本保持其实物形态的劳动资料。分类：一般分为通用工具、专用工具、替换设备、管理用具、劳动保护用品、其他低值易耗品等。2.低值易耗品购置：各部门根据业务需要填写低值易耗品购置申请表，经部门负责人审核后提交至采购部门。采购部门按照公司采购管理制度进行采购，采购到货后，由使用部门验收并办理入库手续。3.低值易耗品摊销：财务部门对低值易耗品采用一次摊销法或五五摊销法进行摊销。一次摊销法是指在领用低值易耗品时，将其全部价值一次计入成本费用；五五摊销法是指在领用低值易耗品时，摊销其价值的一半，报废时再摊销其价值的另一半。具体摊销方法由公司根据实际情况确定，并在财务制度中明确规定。4.低值易耗品保管与使用：使用部门负责低值易耗品的日常保管和使用，应建立低值易耗品领用台账，记录领用情况。如发现低值易耗品损坏或丢失，应及时查明原因，并按照公司规定进行处理。5.低值易耗品处置：低值易耗品因报废、出售等原因需要处置时，由使用部门填写处置申请表，经部门负责人审核后提交至资产管理部门。资产管理部门审核同意后，按照公司规定的处置方式进行处置，并及时通知财务部门进行账务处理。四、实物资产清查与盘点（一）清查盘点计划公司应制定年度实物资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员分工、工作流程等内容。清查盘点计划应涵盖固定资产、存货、低值易耗品等各类实物资产。（二）清查盘点实施1.准备工作：在清查盘点前，资产管理部门应组织相关人员对实物资产进行清理，核对资产台账信息，确保账账相符。同时，准备好必要的盘点工具和表格。2.实地盘点：清查盘点人员按照分工对各类实物资产进行实地盘点，逐一核对资产的数量、规格型号及实际状态等信息。对于盘点中发现的问题，如账实不符、资产损坏等，应详细记录并及时查明原因。3.盘点记录：盘点人员应认真填写盘点记录，包括资产名称、规格型号、数量、存放地点、账实差异情况等内容。盘点记录应由盘点人员和监盘人员签字确认，确保记录真实可靠。（三）清查盘点结果处理1.差异分析：清查盘点结束后，资产管理部门应组织相关人员对盘点结果进行分析，查找账实差异的原因。差异原因可能包括资产购置、验收、入账、保管、处置等环节的问题，以及人为因素、自然灾害等不可抗力因素。2.报告编制：根据差异分析结果，编制实物资产清查盘点报告。报告应包括清查盘点基本情况、账实差异情况、差异原因分析、处理建议等内容。清查盘点报告经资产管理部门负责人审核签字后，提交至公司管理层。3.审批与处理：公司管理层对清查盘点报告进行审批，根据审批意见对盘盈、盘亏及其他问题进行处理。对于盘盈资产，应及时入账；对于盘亏资产，应查明责任，按照公司规定进行赔偿或核销处理。同时，对清查盘点中发现的管理漏洞和问题，应及时采取措施进行整改，完善实物资产管理制度。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对实物财务管理制度的执行情况进行审计监督，检查实物资产的购置、验收、保管、使用、处置等环节是否符合制度规定，财务核算是否准确无误。审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门检查财务部门应加强对实物资产财务核算的日常检查，核对资产账目与实物台账是否一致，折旧计提、摊销计算等是否准确。定期对实物资产的财务状况进行分析，为公司管理层提供决策支持。（三）资产管理部门自查资产管理部门应定期开展实物资产自查工作