财务制度往来账制度

PAGE财务制度往来账制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司往来账的管理，加强财务内部控制，确保公司资金安全，真实、准确、完整地反映公司的财务状况和经营成果，为公司的决策提供可靠的财务依据。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位和个人之间的各类往来款项的核算与管理。（三）基本原则1.真实性原则：往来账的记录必须以实际发生的经济业务为依据，如实反映经济业务的内容和结果，不得虚构或隐瞒。2.准确性原则：往来账的核算要准确无误，账目清晰，数字准确，确保财务信息的质量。3.及时性原则：及时记录和处理往来账项，不得拖延，保证财务信息的及时性和有效性。4.完整性原则：涵盖所有往来业务，不得遗漏，保证财务数据的完整性。5.权责发生制原则：按照权责发生制确认收入和费用，正确计算各期损益。二、往来账的分类及核算方法（一）应收账款1.定义：企业因销售商品、提供劳务等经营活动应收取的款项。2.核算内容：包括销售货款、增值税销项税额、代购货单位垫付的包装费、运杂费等。3.核算方法：销售实现时，按应收金额借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。收回款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。如有商业折扣，按扣除商业折扣后的金额入账；如有现金折扣，采用总价法核算，实际发生时计入财务费用。（二）应付账款1.定义：企业因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付的款项。2.核算内容：包括购买货物的价款、增值税进项税额、对方代垫的运杂费等。3.核算方法：购入货物时，按应付金额借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目。支付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。如有现金折扣，按扣除现金折扣前的金额入账，实际享受现金折扣时，冲减财务费用。（三）其他应收款1.定义：企业除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。2.核算内容：包括应收的各种赔款、罚款，应收出租包装物租金，应向职工收取的各种垫付款项，存出保证金，其他各种应收、暂付款项等。3.核算方法：发生其他应收款时，借记“其他应收款”科目，贷记相关科目。收回款项时，借记相关科目，贷记“其他应收款”科目。（四）其他应付款1.定义：企业除应付票据、应付账款、预收账款、应付职工薪酬、应交税费、应付股利等以外的其他各项应付、暂收的款项。2.核算内容：包括应付租入包装物租金、存入保证金、应付的经营租入固定资产租金、应付的罚款、滞纳金等。3.核算方法：发生其他应付款时，借记相关科目，贷记“其他应付款”科目。支付款项时，借记“其他应付款”科目，贷记“银行存款”等科目。（五）预收账款1.定义：企业按照合同规定向购货单位预收的款项。2.核算内容：主要为预收的货款。3.核算方法：收到预收款时，借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”科目。发出商品时，按实现的收入和应交的增值税销项税额，借记“预收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。购货单位补付的款项，借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”科目；退回多付的款项，做相反的会计分录。（六）预付账款1.定义：企业按照合同规定预付的款项。2.核算内容：主要为预付的货款、工程款等。3.核算方法：预付款项时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。收到所购物资时，按应计入购入物资成本的金额，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“预付账款”科目。补付的款项，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”等科目；退回多付的款项，做相反的会计分录。三、往来账的管理流程（一）业务发生环节1.业务部门在开展涉及往来业务的活动时，应签订规范的合同或协议，明确双方的权利和义务，包括款项的金额、支付方式、支付时间、结算方式等条款。合同或协议签订后，及时提交给财务部门备案。2.业务部门按照合同或协议的约定执行相关业务，并负责收集和整理与往来业务相关的原始凭证，如发票、收据、送货单、验收单等。原始凭证应真实、合法、有效，内容完整，手续齐全。（二）财务审核环节1.财务部门收到业务部门提交的与往来业务相关的原始凭证后，按照财务制度和相关法律法规的要求进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性以及与合同或协议的一致性等。2.对于审核无误的原始凭证，财务人员按照会计核算方法，及时进行账务处理，登记往来账。对于审核发现的问题，如凭证不规范、与合同不符等，及时与业务部门沟通，要求其补充或更正相关资料。（三）款项结算环节1.根据合同或协议约定的结算方式和时间，财务部门负责及时与往来单位进行款项结算。结算时，应核对往来账余额，确保结算金额准确无误。2.对于通过银行转账等方式结算的款项，财务人员应及时办理相关手续，确保资金的安全和及时到账。对于现金结算的款项，应严格按照现金管理规定进行操作，确保现金收付的安全和准确。3.在款项结算过程中，如发现问题或争议，财务部门应及时与往来单位沟通协商，寻求解决方案。如无法协商解决，应及时向上级领导汇报，采取相应的法律措施维护公司的合法权益。（四）定期核对环节1.财务部门应定期（至少每月一次）与往来单位核对往来账余额，确保双方账目一致。核对方式可采用函证（适用于外部往来单位）、内部核对（适用于公司内部各部门之间）等。2.对于核对中发现的差异，应及时查明原因，进行调整。如属于记账错误，应及时更正；如属于未达账项，应编制银行存款余额调节表等进行说明。3.往来账核对情况应形成书面记录，包括核对时间、核对人员、核对结果、差异原因及处理情况等，并存档保管。（五）清理催收环节1.财务部门应定期对往来账进行清理，对于长期挂账的往来款项，如超过合同约定付款期限的应收账款、超过合理期限未支付的应付账款等，及时查明原因，采取相应的催收或清理措施。2.对于应收账款，应按照账龄分析等方法，对不同账龄的款项采取不同的催收策略。对于逾期时间较短的款项，可通过电话、邮件等方式提醒对方付款；对于逾期时间较长的款项，应发送正式的催款函，并安排专人跟进催收情况。如仍无法收回，应考虑采取法律诉讼等手段。3.对于应付账款，应与供应商沟通协商，确定合理的付款时间和方式，避免因逾期付款给公司带来不良影响。同时，对于确实无法支付的应付账款，应按照相关规定进行账务处理，如转入营业外收入等。四、往来账的内部控制（一）岗位设置与职责分离1.设立专门的往来账会计岗位，负责往来账的核算与管理工作。往来账会计应具备扎实的财务专业知识和丰富的实践经验，熟悉财务制度和相关法律法规。2.往来账的记账、审核、结算等工作应分别由不同的人员负责，实现岗位之间的职责分离，避免一人包办往来账业务的全过程，以防止舞弊行为的发生。3.明确各岗位的职责和权限，制定详细的岗位说明书，确保每个岗位的人员清楚自己的工作职责和工作流程，做到各司其职，相互监督。（二）授权审批制度1.建立往来账业务的授权审批制度，明确不同金额的往来账业务需要经过的审批流程和审批权限。2.对于重大的往来账业务，如涉及金额较大的销售合同、采购合同等，应实行集体决策审批制度，确保决策的科学性和公正性。3.业务部门在签订合同或协议时，应按照授权审批制度的要求，提交相关申请，经审批通过后方可签订。财务部门在进行往来账的账务处理和款项结算时，应严格按照审批后的合同或协议执行，确保每一笔往来业务都经过合法授权。（三）内部审计监督1.内部审计部门应定期对往来账进行审计监督，检查往来账的核算是否符合财务制度和相关法律法规的要求，内部控制制度是否有效执行。2.审计内容包括往来账的账务处理、款项结算、定期核对、清理催收等环节。通过审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保往来账管理的规范和有效。3.内部审计部门应定期向公司管理层汇报往来账审计情况，为管理层提供决策依据，促进公司往来账管理水平的不断提高。五、往来账的风险防范（一）信用风险1.对于往来单位，尤其是新客户或信用状况不明的客户，应进行严格的信用调查和评估。了解其经营状况、财务状况、信用记录等，评估其信用风险。2.根据信用评估结果，合理确定信用额度和信用期限。对于信用风险较高的客户，应采取谨慎的信用政策，如缩短信用期限、降低信用额度、要求提供担保等。3.定期对往来单位的信用状况进行跟踪评估，根据其经营和财务状况的变化，及时调整信用政策。如发现客户信用状况恶化，应及时采取措施，如停止发货、催收货款等，降低信用风险。（二）财务风险1.加强往来账的核算管理，确保财务信息的真实、准确、完整。及时清理往来账，避免长期挂账导致财务数据失真，影响公司财务状况的准确判断。2.合理安排资金，确保往来款项的及时结算。避免因资金紧张导致逾期付款或收款，影响公司的信誉和资金周转。3.关注往来账的账龄结构，对于账龄较长的款项，应及时分析原因，采取有效的催收或清理措施，降低坏账风险。同时，按照谨慎性原则，对可能发生的坏账计提坏账准备，确保公司财务状况的稳健。（三）法律风险1.在签订合同或协议时，应确保合同条款符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务，避免因合同纠纷引发法律风险。2.对于