外部审计财务制度

PAGE外部审计财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司外部审计财务工作，确保财务信息的真实性、准确性和完整性，加强财务管理与监督，防范财务风险，维护公司及利益相关者的合法权益，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的外部审计财务相关工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、会计准则及相关行业标准，确保外部审计财务工作合法合规。2.独立性原则：外部审计机构应保持独立、客观、公正的立场，不受公司内部其他部门或个人的干扰，独立开展审计工作。3.全面性原则：涵盖公司财务活动的各个方面，包括财务报表审计、内部控制审计、重大经济事项审计等，确保审计范围全面、无遗漏。4.及时性原则：及时安排外部审计工作，按照规定的时间节点完成审计任务，及时披露审计结果，为公司决策提供及时有效的依据。5.保密性原则：外部审计机构及相关人员应对公司财务信息严格保密，不得泄露给任何无关第三方。二、外部审计机构的选择与管理（一）选择标准1.资质要求：具备合法有效的审计资质，拥有专业的注册会计师团队，且团队成员具备丰富的财务审计经验。2.信誉良好：在行业内具有良好的声誉，无违规违纪行为记录，受到客户的广泛认可。3.专业能力：熟悉公司所在行业的财务特点和审计要求，能够提供高质量的审计服务，具备应对复杂财务问题的能力。4.服务质量：过往审计工作质量高，能够按时、准确地出具审计报告，审计意见客观、公正，对发现的问题提出切实可行的建议。（二）选择程序1.需求评估：每年年初，由公司财务部门根据公司发展战略、财务状况及管理需求，提出外部审计机构的需求评估报告，明确审计工作的重点、范围和时间要求等。2.供应商筛选：根据需求评估报告，由公司采购部门负责筛选符合条件的外部审计机构。采购部门通过多种渠道收集相关信息，如查阅行业资料、咨询其他企业、参加行业展会等，建立外部审计机构供应商库。3.招标或谈判：对于重大审计项目，采用招标方式确定外部审计机构；对于一般性审计项目，可通过谈判方式选择。招标或谈判文件应明确审计服务的具体要求、报价要求、服务期限、违约责任等内容。4.选定决策：成立由公司财务部门、法务部门、审计部门等相关人员组成的评审小组，对参与招标或谈判的外部审计机构进行综合评审。评审小组根据各机构的资质、信誉、专业能力、服务质量、报价等因素进行打分，最终选定得分最高的外部审计机构。选定结果报公司管理层审批后生效。（三）合同签订与选定的外部审计机构签订详细的审计服务合同，明确双方的权利和义务。合同应包括以下主要条款：1.服务内容：明确审计工作的具体范围，如年度财务报表审计、专项审计等。2.服务期限：规定审计服务的起止时间。3.费用及支付方式：确定审计费用的金额、支付时间和支付方式。4.工作要求：对审计工作的质量标准、时间进度等提出明确要求。5.保密条款：约定外部审计机构对公司财务信息的保密责任。6.违约责任：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。（四）管理与监督1.建立沟通机制：公司财务部门与外部审计机构应建立定期沟通机制，及时协调解决审计工作中出现的问题。每月至少召开一次沟通会议，汇报审计工作进展情况，讨论遇到的困难和解决方案。2.工作监督：公司审计部门负责对外部审计工作进行监督，定期检查审计工作质量。审计部门可通过抽查审计工作底稿、参与审计现场访谈等方式，对外部审计机构的工作进行监督，确保审计工作符合合同要求和相关法律法规、行业标准。3.评价与反馈：每年年底，由公司财务部门组织对外部审计机构的服务质量进行评价。评价内容包括审计工作完成情况、审计报告质量、问题发现及解决情况、沟通协作情况等。根据评价结果，对外部审计机构提出反馈意见，要求其改进不足之处。如外部审计机构服务质量连续两年不达标，公司有权终止合同并重新选择审计机构。三、外部审计工作流程（一）审计准备阶段1.审计计划制定：外部审计机构根据公司提供的财务资料和审计需求评估报告，制定详细的审计计划。审计计划应明确审计目标、范围、方法、时间安排、人员分工以及重点审计领域等内容。审计计划需报公司财务部门审核，经公司管理层批准后实施。2.资料收集：公司财务部门负责向外部审计机构提供审计所需的各类财务资料，包括财务报表、会计凭证、账簿、合同协议、银行对账单等。同时，协助外部审计机构与公司内部各部门进行沟通协调，确保审计工作顺利开展。3.审计通知：外部审计机构在实施审计前，应向公司发送审计通知书，告知审计的目的、范围、时间安排以及需公司配合提供的资料等事项。审计通知书应提前[X]个工作日送达公司。（二）审计实施阶段1.现场审计：外部审计机构按照审计计划，进驻公司开展现场审计工作。审计人员通过查阅财务资料、实地盘点资产、访谈相关人员、函证往来单位等方式，对公司财务状况进行全面审查。在审计过程中，审计人员应详细记录审计工作底稿，确保审计证据充分、可靠。2.问题发现与沟通：审计人员在审计过程中如发现问题，应及时与公司财务部门及相关人员进行沟通。对于一般性问题，可通过口头沟通或内部审计工作联系单的方式进行反馈；对于重大问题，应及时召开专题会议进行讨论，明确问题的性质、影响及整改要求。3.审计调整：根据审计结果，如发现公司财务报表存在错报、漏报等问题，外部审计机构应与公司财务部门共同商讨调整方案。公司财务部门应按照调整方案及时对财务报表进行调整，并确保调整后的财务报表符合会计准则和相关法律法规的要求。（三）审计报告阶段1.初稿编制：外部审计机构在完成现场审计工作后，应及时编制审计报告初稿。审计报告初稿应包括审计概况、审计发现的问题、审计意见及建议等内容。审计报告初稿需提交公司财务部门征求意见。2.意见反馈与沟通：公司财务部门对审计报告初稿进行认真审核，如有异议应及时与外部审计机构进行沟通反馈。双方就审计报告中的问题表述、审计意见及建议等内容进行充分讨论，达成一致意见。3.报告定稿与发布：经双方沟通确认后，外部审计机构完成审计报告定稿。审计报告定稿应加盖审计机构公章，并由注册会计师签字。审计报告发布前，需报公司管理层审批。公司管理层审批通过后，由公司财务部门按照规定的程序和渠道对外发布审计报告。四、审计结果的处理与应用（一）问题整改1.整改责任落实：对于审计报告中提出的问题，公司应明确整改责任部门和责任人，制定详细的整改计划。整改责任部门应按照整改计划认真组织实施整改工作，确保问题得到有效解决。2.整改措施制定：整改责任部门针对审计发现的问题，分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施。整改措施应具有针对性、可操作性和时效性，能够从根本上解决问题，防止类似问题再次发生。3.整改跟踪与监督：公司审计部门负责对整改工作进行跟踪与监督，定期检查整改责任部门的整改工作进展情况。对于整改不力的部门，审计部门应及时发出整改督办通知，督促其加快整改进度。整改工作完成后，整改责任部门应向公司审计部门提交整改报告，说明整改情况及取得的成效。（二）结果应用1.完善内部控制：公司应根据审计结果，对内部控制制度进行评估和完善。针对审计发现的内部控制薄弱环节，及时修订相关制度和流程，堵塞管理漏洞，加强内部控制，提高公司财务管理水平。2.决策支持：审计结果可为公司管理层决策提供重要依据。公司管理层在制定战略规划、投资决策、预算编制等重大决策时，应充分考虑审计发现的问题及风险因素，确保决策的科学性和合理性。3.绩效评价：将外部审计结果纳入公司绩效评价体系，作为对各部门和相关人员绩效考核的重要指标。对于审计工作中发现问题较多、整改不力的部门和人员，在绩效考核中予以扣分或降职降薪等处罚；对于审计工作表现优秀的部门和人员，给予相应的奖励。五、保密与档案管理（一）保密措施1.保密协议签订：外部审计机构在承接公司审计业务时，应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应涵盖公司财务信息、商业秘密、技术秘密等重要信息，确保外部审计机构对公司信息严格保密。2.人员培训与教育：外部审计机构应对参与审计工作的人员进行保密培训，提高其保密意识。审计人员在审计过程中应严格遵守保密规定，不得私自复制、传播、泄露公司财务信息。3.信息存储与管理：外部审计机构应采取安全可靠的措施存储和管理公司财务信息，防止信息泄露。审计工作结束后，应及时销毁审计过程中产生的纸质和电子资料，确保信息不留存隐患。（二）档案管理1.档案分类与整理：外部审计机构应按照审计工作流程和相关规定，对审计档案进行分类整理。审计档案应包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、相关证据资料等。档案分类应清晰、合理，便于查阅和管理。2.档案保管期限：审计档案的保管期限应符合国家法律法规和行业标准的要求。一般情况下，年度财务报表审计档案的保管期限为[X]年，专项审计档案的保管期限根据项目性质和重要程度确定，但不得少于[X]年。3.档案查阅与借阅：公司内部人员如需查阅或借阅审计档案，应按照公司档案管理制度的规