供应商管理财务制度

PAGE供应商管理财务制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、合作及付款等财务相关流程，确保公司采购业务的顺利进行，保障公司资金安全，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与供应商发生采购业务往来的部门及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保供应商管理财务活动合法合规。2.公平公正原则：在供应商选择、评估、合作等过程中，遵循公平公正的原则，维护公司与供应商双方的合法权益。3.成本效益原则：在保障采购质量和供应稳定性的前提下，通过合理的供应商管理，降低采购成本，提高公司经济效益。4.风险可控原则：对供应商管理过程中的财务风险进行有效识别、评估和控制，确保公司资金安全。二、供应商选择（一）供应商筛选标准1.资质要求具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）等相关证照。具有良好的商业信誉，无重大违法违规记录。具备与采购业务相适应的生产经营资质和能力，如生产许可证、行业认证等。2.财务状况具有健全的财务制度，财务状况良好，具备一定的资金实力，能够保证持续稳定的生产经营。资产负债率合理，一般要求不高于[X]%，流动比率不低于[X]。经审计的财务报表应真实、准确、完整，无明显财务风险迹象。3.产品质量提供的产品或服务应符合国家相关标准、行业标准以及公司的采购要求，具备良好的质量稳定性。具有完善的质量控制体系，能够提供有效的质量检测报告、质量认证文件等。4.价格水平在同等质量和服务条件下，价格具有竞争力。供应商应提供合理的报价，报价应包含产品价格、运输费用、税费等所有相关费用。公司应定期对市场价格进行调研分析，与供应商的报价进行对比评估，确保采购价格处于合理区间。5.服务能力具备良好的售后服务能力，能够及时响应公司的需求，提供维修、退换货、技术支持等服务。交货期应满足公司生产经营需要，一般要求按时交货率不低于[X]%。供应商应具备较强的物流配送能力，确保产品能够安全、及时送达公司指定地点。（二）供应商信息收集与整理1.信息收集渠道采购部门通过市场调研、行业展会、网络搜索、供应商推荐等方式收集潜在供应商信息。公司内部各部门如生产部门、质量部门、技术部门等可根据工作中了解到的供应商情况，向采购部门提供相关信息。利用行业协会、专业媒体、咨询机构等第三方渠道获取供应商信息。2.信息内容供应商基本信息，包括公司名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围等。资质证明文件，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）、生产许可证、行业认证证书等。财务状况相关资料，如近[X]年经审计的财务报表、资产负债表、利润表、现金流量表等。产品质量相关资料，如质量检测报告、质量认证文件、产品样本、用户评价等。价格水平及报价记录，包括历史报价、价格调整情况等。服务能力相关资料，如售后服务承诺、交货期记录、物流配送方案等。3.信息整理与建档采购部门负责对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商信息档案。档案应包括纸质文档和电子文档，确保信息的完整性和可追溯性。对供应商信息进行定期更新和维护，及时删除过期或无效信息，补充新的有效信息。（三）供应商初选与评审1.初选采购部门根据收集到的供应商信息，对照筛选标准进行初步筛选，确定符合基本条件的潜在供应商名单。对于初选合格的供应商，采购部门应向其发放供应商调查问卷，要求供应商详细填写公司概况、产品或服务介绍、质量控制、价格政策、售后服务等方面的信息。2.评审成立供应商评审小组，成员包括采购部门、质量部门、技术部门、财务部门等相关人员。评审小组负责对初选合格的供应商进行全面评审。评审方式包括实地考察、样品检验、文件审核、供应商面谈等。实地考察主要了解供应商的生产经营场所、设备设施、人员状况等；样品检验由质量部门对供应商提供的样品进行质量检测；文件审核主要审查供应商的资质证明文件、财务状况资料、质量相关文件等；供应商面谈则与供应商管理层及相关人员就合作事宜进行沟通交流。评审小组根据评审情况，对供应商进行综合评分。评分标准可根据筛选标准设定不同的权重，如资质要求占[X]%、财务状况占[X]%、产品质量占[X]%、价格水平占[X]%、服务能力占[X]%等。根据综合评分结果，确定入围供应商名单。一般选择评分较高的前[X]名供应商作为入围供应商，进入供应商合作阶段。三、供应商评估与考核（一）定期评估1.评估周期对入围供应商每年进行一次定期评估，评估时间一般在每年的[具体月份]。2.评估内容产品质量：检查供应商提供的产品是否符合质量标准，质量稳定性如何。通过对产品的抽检、质量投诉情况等进行评估。交货期：考核供应商是否能够按时交货，统计交货延迟次数及延迟天数，计算按时交货率。价格水平：对比市场价格变化及供应商报价调整情况，评估供应商价格的合理性和竞争力。服务质量：调查公司内部各部门对供应商售后服务的满意度，包括响应速度、解决问题能力、退换货处理等方面。财务状况：审查供应商的最新财务报表，关注其资产负债率、流动比率、盈利能力等财务指标的变化情况，评估财务风险。3.评估方式采购部门负责收集各部门对供应商的评价意见，整理形成供应商评估资料。质量部门提供产品质量检测报告及质量问题反馈；生产部门反馈交货期情况及对产品供应稳定性的评价；财务部门分析供应商财务状况；其他相关部门根据各自工作中与供应商的接触情况提供意见。采购部门根据收集到的资料，对供应商进行综合评估打分，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（二）动态考核1.考核指标在日常采购业务中，对供应商的产品质量、交货期、价格、服务等方面进行动态考核。考核指标包括产品合格率、交货延迟率、价格波动幅度、服务投诉率等。2.数据收集与分析采购部门负责收集采购业务中的相关数据，如采购订单执行情况、质量检验报告、付款记录等。定期对数据进行分析，及时发现供应商存在的问题，并采取相应措施。如发现某供应商交货延迟率突然上升，应及时与供应商沟通，了解原因并要求其采取改进措施。3.考核结果应用根据动态考核结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现较差的供应商进行警告、减少采购份额或暂停合作等处理。（三）评估与考核结果处理1.结果通报采购部门将供应商评估与考核结果以书面形式通报给供应商，并抄送公司内部相关部门。对于评估结果为优秀的供应商，在公司内部进行表扬和宣传，鼓励其他部门与该供应商加强合作；对于评估结果为不合格的供应商，明确指出存在的问题及改进要求，要求其限期整改。2.整改跟踪采购部门负责对供应商的整改情况进行跟踪检查，确保供应商按照要求进行整改。对于整改后仍不符合要求的供应商，终止合作关系，并在公司供应商管理系统中进行标注，防止再次合作。3.调整合作策略根据供应商评估与考核结果，公司可对供应商合作策略进行调整。如对于评估结果为良好但有提升潜力的供应商，可进一步加强合作，共同开展质量改进、成本降低等项目；对于评估结果波动较大的供应商，加强监控和沟通，确保采购业务的稳定进行。四、供应商合作与合同管理（一）合作协议签订1.签订流程采购部门根据评审结果，与入围供应商进行商务谈判，就采购产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款达成一致意见。采购部门起草供应商合作协议，经公司法律部门审核后，提交公司管理层审批。采购部门与供应商签订正式合作协议，明确双方的权利和义务，确保合作的顺利进行。2.协议内容基本条款：包括协议双方的名称、地址、联系方式等基本信息。采购条款：明确采购产品或服务的规格、数量、价格、交货期及交货地点等。质量条款：规定产品或服务应符合的质量标准、质量检验方式及质量保证期限等。价格条款：约定价格调整方式、付款方式及结算周期等。服务条款：明确售后服务内容、响应时间、解决问题期限等。违约责任条款：对双方在合作过程中可能出现的违约行为及应承担的违约责任进行约定。保密条款：规定双方应对合作过程中知悉的对方商业秘密予以保密。争议解决条款：明确双方在合作过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。（二）合同执行与监控1.采购订单下达采购部门根据公司生产经营需要，向供应商下达采购订单。采购订单应明确产品或服务的规格、数量、交货期、交货地点等详细信息。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.交货验收供应商交货前，应提前通知采购部门。采购部门组织质量部门、生产部门等相关人员进行验收。验收内容包括产品数量、规格、质量等是否符合采购订单及合作协议要求。验收合格后，填写验收报告；验收不合格的，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货处理。3.付款管理财务部门根据采购订单、验收报告及合作协议约定的付款方式和结算周期，办理付款手续。付款前，财务部门应对采购业务的真实性、合法性进行审核，确保付款依据充分、合规。对于符合付款条件的供应商，财务部门应及时安排付款，不得无故拖延。同时，应做好付款记录，定期与采购部门核对账目。4.合同变更与终止在合同执行过程中，如因市场变化、公司生产经营调整等原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时与供应商协商终止合同，并按照合同约定办理相关手续。合同终止后，双方应进行清算，确保双方权益得到妥善处理。五、供应商风险管理（一）风险识别1.市场风险关注市场价格波动、原材料供应短缺等因素对供应商生产经营及产品供应的影响。如原材料价格大幅上涨可能导致供应商成本增加，从而影响产品价格或交货期。2.信用风险评估供应商的商业信誉，防范供应商因信用问题导致的交货延迟、产品质量下降、拖欠货款等风险。如供应商出现重大财务危机或经营不善，可能无法履行合同义务。3.质量风险对供应商产品质量进行持续监控，防止因供应商提供的产品质量不合格给公司生产经营带来损失。如因产品质量问题导致公司生产停滞、客户投诉等。4.供应中断风险考虑供应商因自然灾害、设备故障、劳资纠纷等原因导致供应中断的可能性。供应中断可能影响公司正常生产，造成生产延误、订单违约等后果。（二）风险评估1.评估方法采用定性与定量相结合的方法对供应商风险进行评估。定性评估可通过对供应商的经营状况、市场口碑、行业地位等方面进行分析判断；定量评估可设定风险指标体系，如市场价格波动幅度、信用评级、产品合格率、供应中断频率等，根据指标数据计算风险得分。2.风险等级划分根据风险评估结果，将供应商风险分为高、中、低三个等级。高风险供应商指风险得分较高，可能对公司生产经营造成重大影响的供应商；中风险供应商指风险得分适中，存在一定风险但影响程度相对较小的供应商；低风险供应商指风险得分较低，风险对公司影响较小的供应商。（三）风险应对措施1.高风险供应商加强监控频率，密切关注供应商的生产经营状况、财务状况及市场动态。要求供应商提供额外的担保或增加预付款比例，降低信用风险。与供应商协商建立应急供应机制，确保在供应中断时能够及时找到替代供应商或采取其他应急措施。2.中风险供应商定期与供应商沟通，了解其经营情况和潜在风险因素，要求供应商及时反馈相关信息。适当增加采购份额的灵活性，根据供应商表现调整采购数量。加强产品检验力度，确保产品质量符合要求。3.低风险供应商按照正常的供应商管理流程进行管理，定期评估和考核。保持与供应商的良好合作关系，鼓励其持续改进产品质量和服务水平。六、信息沟通与档案管理（一）信息沟通机制**1.内部沟通建立采购部门与公司内部各部门之间的定期沟通会议制度，如每周采购例会。在会议上，采购部门汇报供应商管理情况，各部门反馈采购业务中存在的问题及对供应商的意见和建议。采购部门与质量部门、生产部门、财务部门等应保持日常信息沟通顺畅。质量部门及时向采购部门反馈供应商产品质量问题；生产部门通报供应商交货期及产品供应稳定性情况；财务部门提供供应商财务状况分析及付款相关信息。2.外部沟通采购部门与供应商建立定期沟通机制，如每月或每季度召开供应商座谈会。在会上，双方就合作情况、市场动态、存在问题及改进措施等进行交流沟通。采购部门应及时向供应商传达公司的采购需求、质量要求、价格政策等信息；供应商应向采购部门反馈产品生产进度、质量控制情况、交货计划等信息。对于供应商提出的疑问和建议，采购部门应及时给予答复和处理。（二）供应商档案管理1.档案内容更新采购部门负责定期更新供应商档案信息，确保档