用款申请单财务制度

PAGE用款申请单财务制度一、总则（一）目的为了规范公司的用款申请流程，加强财务管理，确保资金的合理使用和安全，提高资金使用效益，特制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在办理各类款项支付业务时的用款申请。（三）基本原则1.合法性原则：用款申请必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.合理性原则：用款申请应根据实际业务需要，确保款项支出合理、必要。3.审批流程原则：严格执行分级审批制度，确保每笔用款申请经过适当的审核和批准。4.资金安全原则：保障资金支付过程中的安全，防止出现资金风险。二、用款申请单的填写规范（一）基本信息1.申请部门：填写提出用款申请的具体部门名称。2.申请人：填写实际提出用款申请的员工姓名。3.申请日期：填写用款申请提交的具体日期。（二）用款事由1.详细描述用款的具体原因和用途，应清晰、准确、完整，能够让审批人员明确款项的去向和必要性。2.涉及采购业务的，应注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预计单价等信息；涉及项目支出的，应说明项目名称、项目内容、进度安排等。（三）用款金额1.明确填写申请用款的具体金额，大写金额与小写金额应一致。2.如有多种费用明细，应分别列出各项费用的金额及合计金额。（四）付款方式1.选择合适的付款方式，如支票、银行转账、现金等，并注明收款单位名称、账号、开户行等信息（适用于银行转账等方式）。2.对于涉及预付款项的业务，应在备注中说明预付款的比例及后续付款安排。（五）附件要求1.根据用款事由，附上相关的证明材料或审批文件。2.采购业务需附上采购合同、报价单、验收单等；费用报销需附上发票、费用明细清单、审批单等；项目支出需附上项目预算批复、项目进度报告等。三、用款申请的审批流程（一）部门负责人审批1.申请人所在部门负责人对用款申请进行初审，重点审核用款事由是否合理、必要，金额是否准确，附件是否齐全。2.如同意申请，部门负责人应在“部门负责人审批意见”栏签署同意意见，并注明日期，同时对申请内容的真实性负责；如不同意申请，应详细说明理由，退回申请人修改。（二）财务审核1.财务部门收到用款申请单后，对申请金额、付款方式、资金来源等进行审核。2.核对申请金额是否符合公司财务预算安排，付款方式是否符合规定及安全要求，资金来源是否合理。3.审核附件是否合规、完整，发票等凭证是否符合税务及财务规定。4.财务审核人员如无异议，在“财务审核意见”栏签署同意意见，并注明日期；如有问题，应及时与申请人沟通，要求补充或修改相关内容，直至审核通过。（三）管理层审批1.根据公司规定的审批权限，用款申请金额达到一定标准的，需提交公司管理层审批。2.在管理层审批前，财务部门应向管理层提供相关财务分析和风险提示，协助管理层做出决策。3.管理层审批同意后，在“管理层审批意见”栏签署同意意见，并注明日期；如不同意，应明确批示理由，申请单返回相关环节进行调整。（四）特殊情况处理1.对于紧急用款事项，在确保资金安全和业务正常开展的前提下，可适当简化审批流程，但必须经过相关负责人的特批，并记录特批的原因和过程。2.涉及重大资金支出或特殊业务的用款申请，应组织相关部门进行专题论证和评审，根据评审结果进行审批。四、用款支付与执行（一）支付安排1.经审批通过的用款申请单，由财务部门按照审批意见和付款方式进行支付安排。2.对于支票支付，应严格按照支票管理规定填写支票信息，确保支票的安全使用；对于银行转账支付，应准确录入收款方信息，进行转账操作，并保留转账记录。3.现金支付应严格遵守现金管理规定，确保现金的提取、保管和使用安全，符合现金使用范围的规定。（二）支付执行1.财务人员在支付款项时，应核对收款方信息与用款申请单一致，确保款项支付到正确的对象。2.支付完成后，及时在财务系统中记录支付情况，更新相关账目，并将支付凭证妥善保管，作为财务核算的依据。3.对于已支付的款项，如因特殊原因需要退款的，应按照公司退款流程办理，经相关审批后进行退款操作，并做好记录。（三）进度跟踪1.对于涉及采购、项目等需要一定时间周期完成的用款业务，财务部门应定期跟踪业务进展情况。2.要求申请人或相关部门及时反馈业务进度信息，如采购合同执行情况、项目阶段性成果等。对于未按计划执行的业务，应及时与相关部门沟通，了解原因，督促加快推进，确保资金使用效益。五、财务监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对用款申请及支付情况进行审计检查。2.审查用款申请的审批流程是否合规，是否存在越权审批、违规审批等情况；检查用款事由的真实性、合理性，资金使用是否符合预算安排和公司规定。3.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门和人员进行整改，并跟踪整改落实情况。（二）日常财务检查1.财务部门在日常工作中对用款申请单及相关财务资料进行定期检查。2.检查用款申请单的填写是否规范、附件是否齐全、审批手续是否完备；核对财务账目与支付记录是否一致，资金流向是否清晰。3.对检查中发现的问题及时进行纠正，对违规行为按照公司规定进行处理。（三）违规处理1.对于违反本用款申请单财务制度的行为，如未经审批擅自用款、虚报用款事由、违规支付等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、解除劳动合同等，并要求相关责任人承担因违规行为给公司造成的经济损失。3.对于涉嫌违法犯罪的行为，将依法移送司法机关处理。六、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的特殊情况或问题，由财务部门根据公司实际情况和相关法律法规进行研究处理，并报公司管理层备案。（二）修订与更新1.随着公司业务发展、法律法规变化以及财务管理要求的提高，本制度将适时进行