卫生院院长办公室制度

PAGE卫生院院长办公室制度一、总则（一）目的为加强卫生院院长办公室的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及医疗卫生行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院院长办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业规范，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则：以提高工作效率为核心，注重实际效果，切实履行工作职责。3.分工协作原则：明确各岗位职责，加强团队协作，形成工作合力。4.保密原则：严格保守卫生院的机密信息，维护卫生院的利益和形象。二、岗位职责（一）院长职责1.全面负责卫生院的行政管理工作，制定卫生院的发展规划、年度工作计划和目标，并组织实施。2.组织领导卫生院的医疗、预防、保健、康复、健康教育等业务工作，不断提高医疗服务质量。3.负责卫生院的人员管理、财务管理、物资管理等工作，合理配置资源，确保卫生院的正常运转。4.加强与上级主管部门、相关部门及社会各界的沟通协调，争取支持，营造良好的发展环境。5.定期召开院长办公会议，研究解决卫生院发展中的重大问题，决策重要事项。（二）办公室主任职责1.在院长的领导下，负责院长办公室的日常管理工作，制定办公室工作计划并组织实施。2.组织协调办公室各项工作，确保工作有序开展，及时处理各类文件、信函、电话等，做好上传下达工作。3.负责院长办公会议、院务会议等重要会议的组织筹备工作，做好会议记录，整理会议纪要，并督促会议决议的贯彻执行。4.负责卫生院的公文管理，严格按照公文处理程序，做好文件收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时高效。5.负责卫生院的档案管理工作，建立健全档案管理制度，做好各类档案的收集、整理、保管和利用工作。6.负责卫生院的印章管理，严格按照印章使用规定，做好印章的保管、使用登记工作，确保印章安全。7.负责卫生院的办公用品管理，制定办公用品采购计划，做好办公用品的采购、发放、保管等工作，节约使用办公用品。8.负责卫生院的车辆管理，制定车辆使用管理制度，做好车辆的调度、维修、保养等工作，确保车辆安全运行。9.负责卫生院的安全保卫工作，制定安全保卫制度，加强安全防范措施，确保卫生院人员和财产安全。10.负责与其他部门的沟通协调工作，协助院长做好各项工作的落实和推进。（三）秘书职责1.协助办公室主任做好日常工作，负责文件的起草、打印、校对等工作，确保文件质量。2.负责各类会议的通知、签到、记录等工作，协助整理会议纪要。3.负责卫生院的信息收集、整理和报送工作，及时向院长反馈重要信息。4.负责卫生院的宣传工作，撰写宣传稿件，制作宣传资料，提高卫生院的知名度和美誉度。5.负责院长办公室的日常事务性工作，如接听电话、接待来访等，做好服务工作。6.完成领导交办的其他临时性工作任务。（四）档案管理员职责1.负责卫生院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.建立健全档案管理制度，制定档案保管期限表，定期对档案进行鉴定和销毁。3.负责档案库房的管理，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案安全。4.积极开展档案利用工作，为卫生院的各项工作提供档案信息服务，做好档案查阅、借阅登记工作。5.负责档案信息化建设，将档案资料录入计算机系统，建立电子档案数据库，提高档案管理效率。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（五）印章管理员职责1.负责卫生院印章的保管工作，确保印章存放安全，防止印章丢失、被盗用。2.严格按照印章使用规定，审核用印申请，做好用印登记工作，记录用印时间、内容、批准人等信息。3.在用印过程中，要认真核对用印文件内容，确保用印准确无误。4.不得擅自将印章交他人使用，如遇特殊情况需委托他人用印，必须经院长批准，并做好委托记录。5.定期对印章进行检查，如发现印章损坏或字迹不清，应及时报告院长并申请更换。6.完成领导交办的其他印章管理工作任务。（六）办公用品管理员职责1.负责制定卫生院办公用品采购计划，根据各部门需求，合理采购办公用品。2.做好办公用品的验收、入库、保管工作，建立办公用品台账，记录办公用品的名称、规格、数量、出入库时间等信息。3.按照办公用品发放标准，定期向各部门发放办公用品，做好发放登记工作，确保办公用品发放规范有序。4.定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物品，避免浪费，合理控制办公用品成本。5.负责办公用品的报废处理工作，对损坏、过期的办公用品进行清理和报废登记，按规定程序进行处理。6.完成领导交办的其他办公用品管理工作任务。（七）车辆管理员职责1.负责卫生院车辆的调度管理工作，根据工作需要合理安排车辆使用，提高车辆使用效率。2.建立车辆使用档案，记录车辆的出车时间、地点、任务、里程等信息，定期对车辆使用情况进行统计分析。3.负责车辆的日常维护保养工作，制定车辆保养计划，定期组织车辆进行保养和维修，确保车辆性能良好。4.做好车辆的安全检查工作，每天对车辆进行安全检查，及时发现和排除车辆安全隐患，确保行车安全。5.负责车辆的油耗管理，定期统计车辆油耗情况，采取有效措施降低油耗。6.负责驾驶员的管理工作，组织驾驶员进行安全培训和业务学习，提高驾驶员的安全意识和业务水平。7.完成领导交办的其他车辆管理工作任务。（八）安全保卫员职责1.负责卫生院的安全保卫工作，制定安全保卫制度，加强安全防范措施，维护卫生院的正常秩序。2.负责卫生院大门的值班工作，对进出人员、车辆进行登记检查，严禁无关人员和车辆进入卫生院。3.定期对卫生院进行巡逻检查，重点检查消防设施、电器设备、门窗等安全情况，及时发现和处理安全隐患。4.协助做好卫生院的消防工作，熟悉消防器材的使用方法，定期组织消防演练，提高全体人员的消防安全意识和应急处置能力。5.负责卫生院的治安管理工作，及时发现和处理各类治安问题，维护卫生院的治安秩序。6.协助有关部门做好突发事件的应急处置工作，保护现场，及时报告相关情况。7.完成领导交办的其他安全保卫工作任务。三、工作流程（一）文件处理流程1.收文办公室收到文件后，由专人负责签收、登记，注明文件的来源、日期、文号、标题等信息。对收到的文件进行初步审核，根据文件内容确定传阅范围和处理意见。将文件及时呈送院长阅批，院长批示后，按照批示意见进行传阅或办理。2.发文各部门需要发文时，应填写发文审批单，注明发文事由、主送单位、抄送单位等信息，经部门负责人签字后交办公室审核。办公室对发文内容进行审核，确保文件内容准确、格式规范、符合法律法规和政策要求。审核通过后，由办公室统一编号、打印、盖章，并按照规定的发送方式进行发送。3.文件传阅办公室根据文件传阅范围，将文件分发给相关人员传阅。传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅时间，确保文件传阅及时、准确。传阅完毕后，文件应及时返回办公室归档。4.文件归档文件办理完毕后，办公室应及时将文件进行整理归档。按照档案管理要求，对文件进行分类、编号、装订，建立档案目录，便于查询和利用。定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并提前通知参会人员。办公室负责会议的组织筹备工作，包括会议场地布置、会议资料准备、会议设备调试等。准备会议所需的文件、资料、文具等物品，确保会议顺利进行。2.会议记录安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应准确、完整、清晰，使用规范的记录格式和语言。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。3.会议纪要会议纪要由办公室负责起草，经办公室主任审核后，报院长签发。会议纪要应明确会议主题、参会人员、会议内容、决议事项、责任部门和完成时间等信息。将会议纪要及时分发给参会人员和相关部门，督促会议决议的贯彻执行。4.会议总结会议结束后，办公室应及时对会议效果进行总结评估，分析会议组织过程中存在的问题和不足。根据总结评估结果，提出改进措施和建议，不断提高会议组织水平。（三）印章使用流程1.用印申请各部门需要使用印章时，应填写用印申请表，注明用印事由、文件名称、用印份数等信息，经部门负责人签字后交办公室审核。办公室对用印申请进行审核，重点审核用印内容是否符合规定、用印范围是否准确、用印手续是否齐全等。2.用印审批审核通过后，用印申请表报院长审批。院长根据用印申请内容进行审批，签署同意或不同意用印的意见。3.用印登记经院长审批同意后，印章管理员按照用印申请表内容进行用印登记，记录用印时间、内容、批准人等信息。在文件规定位置加盖印章，确保印章清晰、端正。4.用印监督印章使用过程中，印章管理员应在场监督，防止违规用印行为发生。用印完毕后，及时将印章收回妥善保管。（四）办公用品采购流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品名称、规格、数量、需求时间等信息，经部门负责人签字后交办公室。2.需求审核办公室对各部门的办公用品需求申请表进行审核，结合库存情况，合理确定采购数量和规格。对于大额办公用品采购，应进行市场调研，选择性价比高的产品。3.采购计划制定根据审核后的办公用品需求申请表，办公室制定办公用品采购计划，明确采购项目、数量、预算等信息。将采购计划报院长审批，经院长批准后组织采购。4.采购实施按照采购计划，办公室选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。5.验收入库办公用品到货后，办公室组织相关人员进行验收。验收内容包括产品规格、数量、质量等，确保与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，将办公用品存入仓库，并登记入账。（五）车辆使用流程1.用车申请各部门需要使用车辆时，应填写用车申请表，注明用车事由、用车时间、地点、人数等信息，经部门负责人签字后交办公室。2.用车审批办公室对用车申请表进行审核，根据车辆使用情况和工作需要，合理安排车辆。用车申请表报院长审批，院长根据实际情况签署同意或不同意用车的意见。3.车辆调度经院长审批同意后，办公室通知驾驶员做好出车准备，并安排好车辆调度。驾驶员接到出车通知后，应按时到达指定地点，做好出车前的检查工作，确保车辆安全性能良好。4.车辆使用驾驶员按照用车申请表上的时间、地点、任务等要求，安全驾驶车辆，完成出车任务。在车辆使用过程中，驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。5.车辆归还出车任务完成后，驾驶员应及时将车辆归还至指定地点，并做好车辆清洁和检查工作。办公室对车辆使用情况进行登记，统计车辆行驶里程、油耗等信息。（六）安全保卫工作流程1.人员出入管理安全保卫员在卫生院大门值班，对进出人员进行登记检查。要求外来人员出示有效证件，询问来访事由，经被访人员同意后，进行登记并发放临时出入证。对本院职工，检查工作证件，核实身份后予以放行。2.车辆出入管理对进出卫生院的车辆进行检查，询问车辆事由，查看车辆行驶证等相关证件。对送货车辆、急救车辆等特殊车辆，经核实后予以放行；对无关车辆，禁止进入卫生院。3.巡逻检查安全保卫员按照规定的巡逻路线和时间间隔，对卫生院进行巡逻检查。重点检查消防设施、电器设备、门窗等安全情况，查看是否有异常情况。发现安全隐患及时报告，并采取相应措施进行处理。4.突发事件应急处置发生突发事件时，安全保卫员应立即赶到现场，保护现场，维护秩序。及时报告相关领导和部门，协助有关部门进行应急处置工作。配合做好调查取证工作，提供相关情况和线索。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守卫生院的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.请假应提前填写请假申请表，按照规定的审批权限进行审批。请假期间应安排好工作交接，确保工作不受影响。3.办公室负责对工作人员的考勤情况进行统计和公示，对违反考勤制度的行为进行处理。（二）工作纪律1.严格遵守国家法律法规和卫生院的各项规章制度，认真履行工作职责，不得擅自离岗、脱岗。2.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如上网聊天、玩游戏、炒股等。3.对待工作要认真负责，严谨细致，不得敷衍塞责、推诿扯皮。4.保守卫生院的机密信息，不得泄露卫生院的商业秘密、技术秘密、患者隐私等信息。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.不得接受供应商、患者及其家属的贿赂、宴请等不正当利益。3.在工作中要坚持公正、公平、公开的原则，不得徇私舞弊、弄虚作假。五、保密制度（一）保密范围1.卫生院的医疗技术资料、患者病历、医疗统计数据等。2.卫生院的财务信息、人事档案、物资采购计划等。3.卫生院的商业秘密、技术秘密、经营策略等。4.其他需要保密的信息。（二）